Исправление ошибок ввода реквизитов полученного счета-фактуры (журнал "БУХ.1С", N 5, май 2016 г.)

Исправление ошибок ввода реквизитов полученного счета-фактуры

Эксперты 1С

Журнал "БУХ.1С", N 5, май 2016 г.

Регистрируя в программе счета-фактуры поставщиков, особенно если их много, в учетную систему может быть внесена ошибочная дата, номер документа. Обнаружить несоответствие в реквизитах может сам налогоплательщик, а может и налоговый инспектор, проверяя декларацию по НДС. В любом случае нужно внести исправления в счет-фактуру и изменения в книгу покупок. В этой статье эксперты 1С на примере "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 рассказывают, как исправить техническую ошибку в реквизитах полученного счета-фактуры.

Нормативное правовое регулирование

Зачастую при переносе сведений из счетов-фактур, поступивших от продавцов, в учетную систему покупатели допускают технические погрешности, например, неправильно вводят номер и (или) дату счета-фактуры. Как следствие, появляются ошибки в регистрационных записях книги покупок, которые приводят к отражению недостоверных сведений в разделе 8 налоговой декларации по НДС.

Допущенные при регистрации счетов-фактур ошибки может обнаружить сам налогоплательщик, а может выявить налоговый орган при проведении камерального контроля (п. 3 ст. 88 НК РФ).

В первом случае налогоплательщику придется представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию с корректными сведениями. Несмотря на то, что обязанность по внесению необходимых изменений в налоговую декларацию возникает у налогоплательщика только при обнаружении в представленной им налоговой декларации ошибок, приводящих к занижению подлежащей уплате суммы налога (п. 1 ст. 81 НК РФ), иного способа исправления допущенной технической ошибки в настоящее время нормативно не предусмотрено.

Во втором случае налогоплательщик получит от налогового органа сообщение с требованием представления пояснений (п. 2.7 Рекомендаций по проведению камеральных налоговых проверок, направленных письмом ФНС России от 16.07.2013 N АС-4-2/12705 (в ред. письма ФНС России от 07.04.2015 N ЕД-4-15/5752), в ответ на которое должен направить в налоговый орган пояснение с указанием корректных данных. При этом необходимость в последующем представлении уточненной декларации у налогоплательщика отсутствует, хотя ФНС России рекомендует это сделать (письмо ФНС России от 06.11.2015 N ЕД-4-15/19395).

Очевидно, что в обоих случаях налогоплательщику придется уточнять данные, ошибочно введенные в учетную систему, и вносить исправления в книгу покупок.

Согласно пункту 4 и абзацу 2 пункта 9 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137), при необходимости аннулирования записи в книге покупок после окончания текущего налогового периода используются дополнительные листы книги покупок за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура. Несмотря на то, что данная норма Постановления N 1137 соотносит порядок исправления книги покупок только с внесением исправлений в счет-фактуру, возможность аннулирования ошибочных регистрационных записей и внесения новых регистрационных записей по другим основаниям подтверждается в разъяснениях ФНС России (письма от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@, от 30.04.2015 N БС-18-6/499@).

Данные таких дополнительных листов используются для внесения изменений в налоговую декларацию по НДС (п. 6 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок, утв. Постановлением N 1137).

Исправление реквизитов полученного счета-фактуры в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0)

Рассмотрим на примере, как в программе "1С:Бухгалтерия 8" редакции 3.0 внести исправление в реквизиты полученного счета-фактуры, книгу покупок и сформировать уточненную декларацию по НДС.

Пример

Организация ООО "Торговый дом", применяющая общую систему налогообложения, 27 января 2016 года обнаружила, что в результате допущенной ошибки при вводе реквизитов счета-фактуры продавца отразила недостоверную информацию в разделе 8 "Сведения из книги покупок об операциях, отражаемых за истекший налоговый период" налоговой декларации по НДС за IV квартал 2015 года.

Организация решила внести исправление в книгу покупок, а также представить уточненную налоговую декларацию по НДС за IV квартал 2015 года. Последовательность операций приведена в таблице 1.

1. Отражение в учете приобретенных товаров

Отражение в учете стоимости приобретенных товаров (операции: 1.1 "Принятие к учету приобретенных товаров"; 1.2 "Учет входного НДС по товарам") в программе регистрируется в программе с помощью документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Товары (накладная) (Покупки -> Покупки -> Поступление (акты, накладные)).

После проведения документа в регистр бухгалтерии вводятся следующие записи:

Дебет 41.01 Кредит 60.01

- на стоимость приобретенных товаров;

Дебет 19.03 Кредит 60.01

- на сумму предъявленного входного НДС.

В регистр накопления НДС Предъявленный вводится запись с видом движения Приход.

Для регистрации полученного от поставщика счета-фактуры (операции: 1.3 "Регистрация счета-фактуры поставщика"; 1.4 "Предъявление к налоговому вычету входного НДС") в поля Счет-фактура N и от документа Поступление (акт, накладная) вводятся соответственно номер и дата входящего счета-фактуры и нажимается кнопка Зарегистрировать. При этом автоматически создается документ Счет-фактура полученный, а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В документе Счет-фактура полученный (раздел - Покупки, подраздел - Покупки, гиперссылка - Счета-фактуры полученные), который можно открыть по гиперссылке, все поля заполняются автоматически на основании данных документа Поступление (акт, накладная).

С 01.01.2015 налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени, (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, поэтому в документе Счет-фактура полученный в строке Сумма: указано, что суммы для регистрации в журнале учета ("из них в журнале:") равны нулю.

Поскольку налогоплательщик планирует предъявить к вычету входной НДС, то в форме счета-фактуры проставляется флаг в строке Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, и тем самым в IV квартале 2015 года заявляется к налоговому вычету сумма входного НДС, предъявленная поставщиком.

В результате проведения документа Счет-фактура полученный вносится запись в регистр бухгалтерии информационной базы:

Дебет 68.02 Кредит 19.03

- на сумму входного НДС, предъявленную поставщиком по приобретенным товарам.

Одновременно вносится запись в регистр сведений Журнал учета счетов-фактур. Записи регистра Журнал учета счетов-фактур используются для хранения необходимой информации о полученном счете-фактуре.

Для регистрации документа Счет-фактура полученный в книге покупок вводится запись в регистр накопления НДС Покупки.

Одновременно производится запись с видом движения Расход в регистре НДС предъявленный.

Таким образом, в книге покупок за IV квартал 2015 года отражается регистрационная запись по полученному от поставщика счету-фактуре (раздел - Покупки, подраздел - Отчеты по НДС, гиперссылка - Книга покупок).

Вычет входного НДС по приобретенным товарам отражается по строке 120 раздела 3 налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость за IV квартал 2015 года (утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 N ММВ-7-3/558@) (операция 1.5 "Формирование декларации по НДС за IV квартал 2015 г.").

Сведения из книги покупок за IV квартал 2015 года переносятся в раздел 8 налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость.

2. Исправление реквизитов полученного счета-фактуры

После представления налоговой отчетности за IV квартал 2015 года налогоплательщик обнаружил, что при переносе реквизитов поступившего от поставщика счета-фактуры в документ учетной системы Поступление (акт, накладная) была допущена техническая ошибка: вместо номера "869" был введен номер "896". В результате этих действий документ Счет-фактура полученный был зарегистрирован в книге покупок за IV квартал 2015 года с ошибкой и, следовательно, в разделе 8 налоговой декларации по НДС за IV квартал 2015 года была отражена недостоверная информация.

Для того чтобы устранить допущенную ошибку, необходимо внести исправления в документы учетной системы и в книгу покупок.

Несмотря на то, что согласно пункту 1 статьи 81 НК РФ обязанность по представлению уточненной налоговой декларации возникает только в том случае, если допущенные ошибки привели к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, исправление сведений, ранее представленных в разделе 8 налоговой декларации, возможно только путем представления уточненной налоговой декларации.

Согласно пункту 4 и абзацу 2 пункта 9 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением N 1137, при необходимости аннулирования записи в книге покупок после окончания текущего налогового периода используются дополнительные листы книги покупок за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура. Несмотря на то, что данная норма Постановления N 1137 соотносит порядок исправления книги покупок только с внесением исправлений в счет-фактуру, возможность аннулирования ошибочных регистрационных записей и внесения новых регистрационных записей подтверждается в разъяснениях ФНС России (письма от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@, от 30.04.2015 N БС-18-6/499@). Данные таких дополнительных листов используются для внесения изменений в налоговую декларацию по НДС (п. 6 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок, утв. Постановлением N 1137).

Исправление в учетной системе номера полученного счета-фактуры, а также аннулирование в дополнительном листе книге покупок за IV квартал 2015 года регистрационной записи, содержащей ошибки, и внесение повторной регистрационной записи с правильными реквизитами (операции: 2.1 "Исправление реквизитов счета-фактуры"; 2.2 "Аннулирование записи, содержащей ошибки, и внесение регистрационной записи с исправленными реквизитами") производится с помощью документа Корректировка поступления (раздел - Покупки, подраздел - Покупки, гиперссылка - Корректировка поступления), который создается на основании документа Поступление (акт, накладная) по кнопке Создать на основании.

В новом документе Корректировка поступления на закладке Главное в поле Вид операции выбирается значение Исправление собственной ошибки (рис. 1).

Поля: Основание; Организация; Контрагент; Договор заполняются автоматически на основании документа Поступление (акт, накладная).

В поле Отражать корректировку целесообразно установить значение Только в учете НДС, поскольку исправление технических ошибок ввода реквизитов счета-фактуры не влияет на отражение операций на счетах бухгалтерского учета и не требует внесения записей в регистр бухгалтерии.

Обратите внимание, установка в поле Отражать корректировку значения Во всех разделах учета необходимо в том случае, когда устраняются ошибки ввода количественно-суммовых показателей, например, технические ошибки, возникающие при переносе в документы учетной системы информации из первичных документов о цене приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав), о ставке и сумме предъявленного налога на добавленную стоимость и т.д.

Исправление таких технических ошибок производится на закладке Товары.

В блоке Исправление ошибок в реквизитах счета-фактуры:

в строке Что исправляем автоматически проставляется гиперссылка на исправляемый документ Счет-фактура полученный;

для показателей: Входящий номер; Дата; ИНН контрагента; КПП контрагента; Код вида операции формируются две колонки с показателями Старое значение и Новое значение, в которые изначально автоматически переносятся соответствующие сведения из документа Счет-фактура полученный.

Для исправления реквизита, содержащего ошибки, соответствующий показатель в колонке Новое значение заменяется на правильный. В данном случае ошибочный номер счета-фактуры "896" заменяется на правильный "869" (рис. 1).

В результате проведения документа Корректировка поступления с видом операции Исправление собственной ошибки в программе в регистр НДС Покупки для отражения в дополнительном листе книги покупок за IV квартал 2015 года вносятся две записи с событием Предъявлен НДС к вычету:

сторнировочная - для аннулирования записи по счету-фактуре, содержащей ошибочные реквизиты;

регистрационная - для регистрации в книге покупок полученного счета-фактуры с исправленными реквизитами (рис. 2).

Также две записи вводятся в регистр НДС предъявленный: одна - с видом движения Приход, вторая - с видом движения Расход.

После проведения документа Корректировка поступления в строке Счет-фактура внизу документа вместо кнопки Зарегистрировать появляется гиперссылка на новый автоматически созданный документ Счет-фактура полученный (операция 2.3 "Создание "технического дубликата" счета-фактуры продавца").

Этот новый документ Счет-фактура полученный, в который можно перейти по гиперссылке, является, по сути, "техническим дубликатом" ранее введенного документа Счет-фактура полученный по операции приобретения товаров.

Он необходим для сохранения и первоначальных, ошибочно введенных данных, и исправленных.

Все поля нового проведенного "технического" документа Счет-фактура полученный будут заполнены автоматически на основании сведений, указанных в документе Корректировка поступления (рис. 3).

На основании "технического" документа Счет-фактура полученный в информационную базу программы будут внесены записи в регистр Журнал учета счетов-фактур для хранения уточненной информации о поступившем счете-фактуре.

Кроме того, будет внесена запись в регистр сведений Ошибочные реквизиты контрагентов. Сведения из этого регистра используются в том случае, когда производится исправление ошибочно введенных данных об ИНН и КПП контрагента, и в процессе осуществления дальнейших операций возможно обращение к исправленным данным полученного счета-фактуры (например, при проведении операции восстановления на основании полученного счета-фактуры, при последующей регистрации исправленных или корректировочных счетов-фактур к данному счету-фактуре и т.д.).

В дополнительном листе книги покупок N 1 за IV квартал 2015 года (раздел - Отчеты, подраздел - Отчеты по НДС или раздел - Покупки, подраздел - Отчеты по НДС) будут отражены две записи: аннулирование записи по полученному счету-фактуре, содержащей ошибки в реквизитах, и регистрационная запись по тому же самому счету-фактуре с исправленными реквизитами.

В дополнительном листе книги покупок N 1 будут указаны:

в строке "Итого" - сумма налоговых вычетов из строки "Всего" книги покупок за IV квартал 2015 года, составляющая 21 600,00 руб.);

в строке "Всего" - сумма налоговых вычетов, являющаяся результатом вычитания показателя аннулированной записи из показателя строки "Итого" и прибавления показателя регистрационной записи к показателю строки "Итого". Поскольку исправление технической ошибки ввода номера счета-фактуры не влияет на размер заявленного ранее налогового вычета, то показатель строки "Всего" остается неизменным.

При формировании уточненной налоговой декларации по НДС за IV квартал 2015 года (операция 2.4 "Формирование уточненной декларации по НДС за IV квартал 2015 г.") в состав такой уточненной декларации будут входить те же самые разделы, что и в состав первичной декларации (п. 2 Порядка заполнения налоговой декларации по НДС, утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 N ММВ-7-3/558@).

При этом на титульном листе декларации будет указан номер корректировки "1", и дата подписи "27.01.2016". Следует обратить внимание, что дата подписи декларации должна быть указана не ранее даты проведения документа Корректировка поступления.

Все стоимостные показатели разделов 1-7 уточненной налоговой декларации по НДС будут совпадать с показателями первичной налоговой декларации за IV квартал 2015 года.

Кроме того, в уточненной декларации появится дополнительно приложение 1 к разделу 8, в котором будут отражены сведения из дополнительного листа книги покупок (рис. 4).

Поскольку в первичной декларации сведения из дополнительного листа отсутствовали, то в строке Ранее представленные сведения будет проставлена отметка Неактуальны, что соответствует признаку актуальности "0" и означает, что в ранее представленной декларации эти сведения по разделу 8 не представлялись (п. 46.2 Порядка заполнения налоговой декларации по НДС, утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 N ММВ-7-3/558@).

Так как в саму книгу покупок изменения не вносились, то в налоговую инспекцию сведения из раздела 8 можно повторно не выгружать, для чего достаточно установить в строке Ранее представленные сведения отметку в поле Актуальны, что соответствует признаку актуальности "1" и означает, что сведения, представленные налогоплательщиком ранее в налоговый орган, актуальны, достоверны, изменению не подлежат и повторно в налоговый орган не представляются (п. 45.2 Порядка заполнения налоговой декларации по НДС, утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 N ММВ-7-3/558@).

Сформированную уточненную декларацию по налогу на добавленную стоимость можно отправить в налоговый орган с помощью сервиса 1С-Отчетность непосредственно из программы.