Компенсация расходов на проживание (О. Лунина, журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2016 г.)

Компенсация расходов на проживание

О. Лунина,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2016 г., с. 48-57.

Кроме возмещения командировочных расходов на проезд, работодатель обязан компенсировать сотрудникам при необходимости и расходы на наем жилого помещения (расходы на проживание). Как, на основании каких документов и в каком размере возмещаются (оплачиваются) данные расходы, рассмотрим в статье.

Плата за проживание при командировке на территории РФ

Основными нормативными документами, которые обязывают работодателя компенсировать расходы на командировки, являются Трудовой кодекс (гл. 24) и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

Как правило, работник перед командировкой получает денежный аванс на оплату расходов на наем жилого помещения либо ему возмещаются такие расходы по возвращении.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ. В ней указано:

- для работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ;

- для работников государственных и муниципальных учреждений порядок и размеры командировочных расходов определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Стоит отметить, что специальные нормы установлены только для сотрудников ОВД, ГПС, УИС, ФСКН и таможенных органов (Постановление Правительства РФ от 12.10.2013 N 916), а также преподавателей юридических дисциплин образовательных организаций высшего образования и научных работников, имеющих ученую степень по юридической специальности, представителей общероссийских общественных объединений юристов за участие в работе Высшей экзаменационной комиссии по приему квалификационного экзамена на должность судьи и экзаменационных комиссий субъектов РФ по приему квалификационного экзамена на должность судьи (Постановление Правительства РФ от 04.03.2013 N 180).

Для других федеральных государственных учреждений отдельных нормативных документов не разработано, поэтому им при определении размеров возмещения расходов, связанных с командировками на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" (далее - Постановление N 729).

Данным документом установлено, что возмещение расходов на наем жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки (пп. "а" п. 1 Постановления N 729).

Согласно п. 3 Постановления N 729 расходы на проживание, превышающие установленные размеры, возмещаются федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами РФ и федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов РФ, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.

Расходы на проживание при наличии подтверждающих документов также могут быть возмещены работнику в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения N 749).

Если работнику при направлении в командировку предоставляется бесплатное жилье, то расходы на бронирование и наем жилого помещения ему не возмещаются.

Как и на прочие командировочные расходы, деньги на проживание могут выдаваться сотруднику учреждения наличными через кассу либо путем перечисления на банковскую карту, в том числе "зарплатную". Об израсходованных денежных средствах необходимо отчитаться, составив авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением подтверждающих документов. На основании утвержденного руководителем авансового отчета расходы отражаются на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 216 Инструкции N 157н*(1)).

Согласно Указаниям N 65н*(2) расходы на проживание в командировке отражаются по следующим кодам КОСГУ и видам расходов:

- при их возмещении работникам (сотрудникам) учреждения отражаются по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ и виду расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда";

- при оплате в рамках заключенного договора с организацией по предоставлению услуг по проживанию - по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ и виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд".

Типовые операции по отражению в учете командировочных расходов на проживание, в зависимости от типа учреждения, будут выглядеть следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция N 162н*)		Бюджетное учреждение (Инструкция N 174н**)		Автономное учреждение (Инструкция N 183н***)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Выдача под отчет денежных средств из кассы учреждения
1 208 12 560	1 201 34 610	0 208 12 560	0 201 34 610	0 208 12 000	0 201 34 000
Перечисление под отчет денежных средств на банковскую карту
1 210 03 560	1 304 05 212	0 210 03 560	0 201 11 610	0 210 03 000	0 201 11 000
Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с карты, выданной Казначейством РФ
1 208 12 560	1 210 03 660	0 208 12 560	0 210 03 660	0 208 12 000	0 210 03 000
Принятие к учету расходов на проживание, произведенных подотчетным лицом
1 109 хх 212 1 401 20 212	1 208 12 660	0 109 хх 212 0 401 20 212	0 208 12 660	0 109 хх 212 0 401 20 212	0 208 12 000
Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу учреждения
1 201 34 510	1 208 12 660	0 201 34 510	0 208 12 660	0 201 34 000	0 208 12 000
Возврат неиспользованных подотчетных сумм на карту через банкомат
1 201 23 510	1 208 12 660	0 201 23 510	0 208 12 660	0 201 23 000	0 208 12 000
Поступление на лицевой счет возвратов задолженности с применением расчетных (дебетовых) карт
1 304 05 212	1 201 23 610	0 201 11 510	0 201 23 610	0 201 11 000	0 201 23 000
Перечисление аванса по договорам об оказании услуг проживания
1 206 26 560	1 304 05 226	0 206 26 560	0 201 11 610	0 206 26 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Принятие к учету расходов на оплату услуг проживания
1 109 хх 226 1 401 20 226	1 302 26 730	0 109 хх 226 0 401 20 226	0 302 26 730	0 109 хх 226 0 401 20 226	0 302 26 000
Зачет аванса на основании акта выполненных работ (оказанных услуг)
1 302 26 830	1 206 26 660	0 302 26 830	0 206 26 660	0 302 26 000	0 206 26 000
* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н. ** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. *** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

Пример 1

Автономное учреждение культуры при направлении своего работника в командировку заключило договор с гостиницей об оказании услуг проживания командированному сотруднику на сумму 1 500 руб. и осуществило предоплату по нему в размере 30% от суммы договора.

По возвращении из командировки работник представил акт оказанных услуг, на основании которого расходы на проживание приняты к учету и отнесены на общехозяйственные расходы. Оплата производилась с лицевого счета учреждения за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Данные операции в соответствии с Инструкцией N 183н будут отражены в учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Произведена предварительная оплата стоимости проживания в гостинице (30% x 1500 руб.)	2 206 26 000	2 201 11 000	450
Приняты к учету расходы на проживание на основании акта оказанных услуг	2 109 80 226	2 302 26 000	1500
Зачтен ранее перечисленный аванс	2 302 26 000	2 206 26 000	450
Произведен окончательный расчет с гостиницей (1 500 - 450) руб.	2 302 26 000	2 201 11 000	1050

Плата за проживание при командировке за рубеж

Предоставление аванса на оплату (возмещение) расходов на проживание в иностранной валюте при командировании работников федеральных государственных учреждений в служебную командировку на территорию иностранных государств осуществляется с учетом предельных норм возмещения, установленных Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н. Согласно данному документу размер возмещения расходов на проживание зависит от страны, в которую командирован работник учреждения.

Расходы на наем жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств также должны быть подтверждены соответствующими документами (п. 21 Положения N 749).

Как и при командировках по России, при направлении за границу аванс работнику может быть выдан наличными через кассу или перечислен на карточку.

Принятие к учету расходов на загранкомандировку осуществляется также на основании авансового отчета, утвержденного руководителем учреждения, посредством счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами". Денежные средства на командировку должны выдаваться работодателем заранее. Перерасход по командировке возмещается в случае его документального подтверждения.

Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам ведется согласно п. 215 Инструкции N 157н одновременно в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Переоценка расчетов по выданным авансам в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).

При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается ЦБ РФ.

Для проведения операций с иностранной валютой учреждению необходимо открыть в банке валютный счет. На это также указано в Письме Минфина РФ от 10.12.2013 N 02-06-007/54200. Выдача учреждением аванса работникам, выезжающим в командировку за рубеж, производится в иностранной валюте через кассу учреждения путем снятия валюты с валютного счета или покупки учреждением валюты в банке. При этом покупка валюты через банк также предполагает наличие у бюджетного учреждения валютного счета.

Обратите внимание! Осуществление незаконных валютных операций, то есть валютных операций, запрещенных валютным законодательством РФ или произведенных с его нарушением, включая куплю-продажу иностранной валюты и чеков, номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, минуя уполномоченные банки, либо осуществление валютных операций, расчеты по которым произведены, минуя счета в уполномоченных банках, в случаях, не предусмотренных валютным законодательством РФ, влечет административную ответственность (п. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).

Следует также отметить, что в соответствии с п. 13 Инструкции N 157н бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Объекты учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, принимаются к бухгалтерскому учету в рублевом эквиваленте, исчисленном на дату совершения операции (в отдельных случаях - на отчетную дату) путем пересчета суммы в иностранной валюте по официальному курсу ЦБ РФ соответствующих иностранных валют по отношению к рублю, при отсутствии официального курса - по курсу, рассчитанному по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках, или по устанавливаемым центральными (национальными) банками соответствующих государств курсам, к любой третьей валюте, официальный курс которой по отношению к рублю устанавливается ЦБ РФ.

Документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляется на русском языке.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Порядок перевода указанных документов на русский язык устанавливается субъектом учета в рамках формирования его учетной политики. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

При возврате сотрудником неизрасходованных подотчетных сумм в иностранной валюте они отражаются в бухгалтерском учете в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату внесения денежных средств в кассу (п. 154 Инструкции N 157н).

При оплате расходов на проживание в иностранной валюте в случае зарубежных командировок будут задействованы те же статьи расходов КОСГУ, что и при оплате расходов в рублях при командировках в пределах РФ.

При отражении в учете операций по приобретению (продаже) иностранной валюты, кроме инструкций N 162н, 174н и 183н, следует руководствоваться Письмом Минфина РФ от 10.04.2015 N 02-07-07/20475.

Кассовые операции в учреждениях в иностранной валюте, в том числе выдача валюты на командировку, отражаются в кассовой книге. При этом поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте отражаются на отдельных листах кассовой книги по видам иностранных валют (п. 167 Инструкции N 157н).

В целях обеспечения работника иностранной валютой для оплаты командировочных расходов учреждению необходимо произвести перечисление средств на конвертацию валюты РФ в иностранную валюту. После конвертации валюта поступает на валютный счет учреждения. При конвертации валюты могут возникнуть дополнительные расходы, которые оплачиваются по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Возникшие при конвертации валюты курсовые разницы относятся на финансовый результат деятельности учреждения.

С валютного счета деньги снимаются в кассу учреждения, а затем выдаются выезжающему за рубеж сотруднику.

Данные операции в учете различных типов учреждений отражаются следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция N 162н)		Бюджетное учреждение (Инструкция N 174н)		Автономное учреждение (Инструкция N 183н)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Перечисление денежных средств с расчетного (лицевого) счета для покупки валюты
1 201 23 510	1 201 21 610	0 201 23 510	0 201 11 610	0 201 23 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Зачисление денежных средств на валютный счет
1 201 27 510	1 201 23 610	0 201 27 510	0 201 23 610	0 201 27 000	0 201 23 000
Оплата услуг кредитной организации по конвертации валюты
1 302 26 830	1 201 27 610	0 302 26 830	0 201 27 610	0 302 26 000	0 201 27 000
Начисление расходов на оплату услуг кредитной организации по конвертации валюты
1 401 20 226 1 109 00 226	1 302 26 730	0 401 20 226 0 109 00 226	0 302 26 730	0 401 20 226 0 109 00 226	0 302 26 000
Отражение положительной курсовой разницы при конвертации
1 201 27 510	1 401 10 171	0 201 27 510	0 401 10 171	0 201 27 000	0 401 10 171
Отражение отрицательной курсовой разницы при конвертации
1 401 10 171	1 201 27 610	0 401 10 171	0 201 27 610	0 401 10 171	0 201 27 000
Поступление иностранной валюты в кассу учреждения
1 201 34 510	1 201 27 610	0 201 34 510	0 201 27 610	0 201 34 000	0 201 27 000
Выдача валюты из кассы под отчет на проживание
1 208 12 560	1 201 34 610	0 208 12 560	0 201 34 610	0 208 12 000	0 201 34 000
Перечисление валюты подотчетным лицам на проживание
1 208 12 560	1 201 27 610	0 208 12 560	0 201 27 610	0 208 12 000	0 201 27 000
Принятие к учету расходов на проживание на основании авансового отчета
1 401 20 212 1 109 00 212	1 208 12 660	0 401 20 212 0 109 00 212	0 208 12 660	0 401 20 212 0 109 00 212	0 208 12 000

Пример 2

Сотрудник бюджетного учреждения культуры направляется в командировку в Грецию на пять суток. Ему выданы командировочные на проживание за счет средств от приносящей доход деятельности в размере 400 долл. США (100 долл. США х 4 суток).

20.04.2016 учреждение для покупки валюты перечислило 26 260 руб. (для покупки 400 долл. США по курсу 65,65 руб./долл. США). Оплата услуг банка составила 262,60 руб. (1% от операции в рублевом эквиваленте). В этот же день она поступила на валютный счет.

21.04.2016 курс доллара США составил 66,04 руб. В этот же день валюта была снята со счета в кассу учреждения и выдана под отчет сотруднику.

Данные операции в учете бюджетного учреждения будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
			долл. США	руб.
20.04.2016
Перечислены денежные средства для конвертации	2 201 23 510	2 201 11 610		26 260
Начислены расходы на оплату услуг банка	2 401 20 226	2 302 26 730		262,60
Оплачены услуги банка по конвертации	2 302 26 830	2 201 27 610		262,60
Валюта поступила на валютный счет (400 долл. США x 65,65 долл. США)	2 201 27 510	2 201 23 610	400	26 260
21.04.2016
Отражена положительная курсовая разница при конвертации (66,04 - 65,65) x 400 долл. США	2 201 23 000	2 401 10 171		156
Валюта снята в кассу учреждения	2 201 34 510	2 201 27 610	400	26 416
Выданы из кассы командировочные на проживание	2 208 12 560	2 201 34 610	400	26 416
Приняты к учету командировочные расходы на основании авансового отчета	2 109 60 212	2 208 12 660	400	26 416

* * *

Сотрудники учреждений могут направляться в командировки в пределах нашего государства и за границу. При этом расходы на командировки могут осуществляться в российских рублях и иностранной валюте. Денежные средства для оплаты расходов на проживание могут быть выданы командируемым работникам наличными либо перечислены им на банковские карты. При заключении договора с организацией, предоставляющей услуги проживания, оплата производится в безналичном виде непосредственно поставщику услуг. Для того чтобы вести операции в валюте, у учреждения должен быть открыт специальный валютный счет. Учет задолженности командированных сотрудников по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет. Возмещение расходов на проживание следует осуществлять с соблюдением установленных законодательством норм.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н.