Формирование и ведение личных дел военнослужащих (Л.Д. Шаповалова, журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2016 г.)

Формирование и ведение личных дел военнослужащих

Л.Д. Шаповалова,

к.и.н., доц. РГГУ

Журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2016 г., с. 60-62.

- Состав личного дела военнослужащего.

- Порядок ведения личных дел.

В последнее десятилетие значительно возросло количество судебных споров, связанных с защитой прав военнослужащих, что объясняется, во-первых, достаточно большим количеством нарушений прав военных со стороны командования, а во-вторых, неквалифицированной работой сотрудников кадровых служб. Военнослужащие, несмотря на большую, чем гражданские служащие, зависимость от собственного руководства, все чаще оспаривают в судебном порядке действия кадровых органов из-за неправильно составленных документов, что приводит к нарушению прав и законных интересов военнослужащих.

Личное дело военнослужащего - это основной документ персонального учета, который ведется как на граждан, призываемых на срочную службу, так и на военнослужащих, проходящих военную службу по контракту.

В соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" сведения о военнослужащих вносятся в их личные дела и документы воинского учета, ведение и хранение которых осуществляются в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации*(1).

Федеральный закон устанавливает следующий перечень сведений, которые должны содержать личные дела военнослужащих:

- фамилия, имя и отчество;

- дата рождения;

- место жительства и место пребывания;

- семейное положение;

- образование;

- место работы;

годность к военной службе по состоянию здоровья;

профессиональная пригодность к подготовке по военно-учетным специальностям и к военной службе на воинских должностях;

- основные антропометрические данные;

- прохождение военной службы или альтернативной гражданской службы;

- прохождение военных сборов;

- владение иностранными языками;

- наличие военно-учетных и гражданских специальностей;

- наличие спортивного разряда кандидата в мастера спорта, первого спортивного разряда или спортивного звания;

- возбуждение или прекращение в отношении гражданина уголовного дела;

- наличие судимости;

- бронирование гражданина, пребывающего в запасе, за органом государственной власти, органом местного самоуправления или организацией на период мобилизации и в военное время*(2).

Порядок формирования и ведения личного дела призывника определен в "Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе" (2007 г.)*(3)

Личное дело заводится на гражданина, подлежащего призыву на военную службу, при первоначальной постановке его на воинский учет. Дела формируются на бумажном носителе и в электронном виде и хранятся как база данных персонального учета призывников.

Личные дела размещаются в картотеке и в архиве военного комиссариата. Доступ к личным делам или базе данных строго ограничен.

Выдача личных дел на руки призывникам или их родственникам, высылка их в лечебные учреждения и в другие организации не допускается. При необходимости и наличии соответствующего запроса организации могут быть высланы заверенные военным комиссаром дубликаты личных дел или выписки из них. Хранение личных дел вне картотеки или архива не допускается. Для работы в течение рабочего дня личные дела выдаются исполнителям под расписку.

Личные дела призывников ведутся определенными должностными лицами с соблюдением требований Федерального закона "О персональных данных"*(4).

Дела заполняются чернилами или шариковой ручкой. Записи, определяющие адрес места жительства призывника или его родственников, производятся с указанием почтового индекса. Записи в личном деле уточняются и при необходимости исправляются при каждом прибытии призывника в военный комиссариат. По изменениям в учетной карте призывника вносятся изменения в базу данных персонального учета.

Картотека личных дел формируется после сверки соответствия наличия личных дел призывников данным учетно-алфавитных книг перед составлением годового отчета о призыве граждан на военную службу. В каждом разделе картотеки в соответствии с его структурой составляется опись личных дел призывников, в которой карандашом проставляется их количество. В графе 9 учетно-алфавитной книги карандашом производится запись о нахождении личного дела в том или ином разделе картотеки, а также указывается ожидаемый срок вызова гражданина на призывную комиссию. В данной графе после передачи гражданина в запас или снятия его с воинского учета по различным основаниям запись производится чернилами или шариковой ручкой.

Личные дела каждой категории лиц в соответствующем разделе картотеки распределяются по годам рождения, а в них - по алфавиту, и хранятся в оборудованных шкафах, обеспечивающих сохранность документов.

Состав документов и ведение личных дел военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, устанавливается несколькими нормативными правовыми актами.

В соответствии с "Положением о порядке прохождения военной службы" первый экземпляр контракта о прохождении военной службы после вступления его в силу приобщается к личному делу военнослужащего, заключившего контракт, а второй выдается военнослужащему на руки*(5).

Порядок ведения личных дел военнослужащих-контрактников осуществляется в соответствии с требованиями "Наставления по учету личного состава Вооруженных Сил РФ", утвержденного приказом Министра обороны РФ от 19 декабря 2005 г. N 085*(6). В соответствии с ним, кроме контракта, в личное дело помещаются следующие документы:

- приказ соответствующего воинского должностного лица о назначении на должность;

- послужной список;

- автобиография;

- фотографии;

- аттестационные и дополнительные материалы;

- карточка о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;

- документы, характеризующие военнослужащего (анкета, копии документов об образовании);

- документы о прохождении переподготовки, повышении квалификации, стаже военной службы и т.д.

Изменение перечня аттестационных и дополнительных материалов личного дела определяется указаниями Главного управления кадров Министерства обороны РФ.

Личные дела офицеров впервые составляются в военно-учебных заведениях в двух экземплярах одновременно с подготовкой представлений к присвоению первого офицерского звания курсантам.

Личные дела прапорщиков составляются в одном экземпляре.

Если зачисление в прапорщики (мичманы) происходит из числа сержантов и солдат, проходящих военную службу, то личное дело заводится в воинской части. На кандидатов, поступающих на военную службу по контракту на воинские должности прапорщиков из числа военнообязанных, - в военном комиссариате.

При присвоении прапорщикам первых офицерских званий их личные дела не пересоставляются и ведутся по месту их службы. Для кадрового органа назначающей инстанции составляется второй экземпляр личного дела.

Личные дела ведут должностные лица кадровых подразделений органов военного управления, воинских частей и организаций, военных комиссариатов, на которых возложена работа по ведению учетных документов. Они несут персональную ответственность за правильность сведений, записываемых в личные дела.

Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца по разделам. Послужной список, являющийся основным документом личного дела, и автобиографии подшиваются в начале личного дела во все экземпляры.

Листы документов, подшитых в личное дело, не нумеруются. В каждом разделе личного дела ведутся внутренние описи, в которые записываются наименования всех подшитых или приобщенных к делу документов, даты их составления и количество листов. Ранее составленные описи документов пересоставлению не подлежат и при пересылке не заверяются.

Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения командира воинской части или начальника кадрового органа. Об изъятых документах во внутренней описи соответствующего раздела делается запись о том, когда документ изъят, куда и под каким исходящим номером он отправлен или куда подшит после изъятия. Если изъятый документ уничтожен, указывается номер и дата акта об уничтожении. Запись об изъятии документов заверяется подписью начальника штаба воинской части или начальника кадрового органа и гербовой печатью.

Документы, подшитые в личное дело, и их копии на руки военнослужащим не выдаются. Составленные послужные списки ведутся на протяжении всей службы военнослужащих.

Для взаимной проверки полноты и правильности учетных данных производится сверка личных дел, ведущихся в воинских частях по месту службы офицеров, с личными делами кадровых органов. Сроки и порядок проведения сверки личных дел устанавливаются начальниками соответствующих кадровых органов по мере необходимости, но не реже одного раза в два года.

Личное дело по официальному запросу может быть направлено в другой орган военного управления, воинскую часть или организацию для ознакомления с его материалами при решении вопросов о переводе военнослужащего на новое место службы. При принятии решения о переводе военнослужащего его личное дело пересылается в соответствующий кадровый орган.

На военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, переведенных из Вооруженных сил РФ в другие федеральные органы исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, и, наоборот, вновь составляются личные дела, которым по заполнении присваивается гриф "секретно". Старые послужные списки, которые велись на этих военнослужащих в других федеральных органах исполнительной власти, подшиваются в раздел "Дополнительные материалы" первого экземпляра личного дела.

Подводя итоги, можно констатировать наличие особого порядка формирования и ведения личных дел военнослужащих Вооруженных сил РФ, который устанавливается военным законодательством и нормативными правовыми актами военного ведомства.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (в редакции от 08 декабря 2011 г. N 424-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7366.

*(2) Федеральный закон от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (в редакции от 08 декабря 2011 г. N 424-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7366.

*(3) Приказ Министра обороны РФ от 2 октября 2007 г. N 400 "О мерах по реализации постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2006 г. N 663" (с изм. от 19 января 2011 г.; 29 июня 2012 г.) // Российская газета. 2007. N 284.

*(4) Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" // СЗ РФ. 2006. N 31. Ч. 1. Ст. 3451.

*(5) "Положение о порядке прохождения военной службы": Утв. Указом Президента РФ от 16 сентября 1999 г. N 1237 "Вопросы прохождения военной службы" (в ред. Указа Президента РФ от 12 июля 2012 г. N 980) // СЗ РФ. 2012. N 29. Ст. 4075.

*(6) Справочник по кадровой работе в военных организациях: Практическое издание / Астахов А.А. - Серия "Право в Вооруженных Силах - консультант". - М.: "За права военнослужащих, 2009. - Вып. 98. - С. 180.