Суммированный учет рабочего времени (Т.Ю. Комиссарова, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 5, май 2016 г.)

Суммированный учет рабочего времени

Т.Ю. Комиссарова,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 5, май 2016 г., с. 30-39.

Не всегда учреждениям удобна пятидневная рабочая неделя: иногда рабочий процесс требует круглосуточного труда (например, у медицинских работников отдельных категорий) или, как говорится, с утра и до позднего вечера. В таком случае, как ни крути, соблюсти нормальную ежедневную продолжительность рабочего времени практически невозможно. Выручает суммированный учет рабочего времени. Когда удобен такой режим работы? Как его установить? Может ли при суммированном учете возникнуть переработка? Нужно ли оплачивать сверхурочную работу? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Продолжительность рабочего времени

Трудовым кодексом определено, что рабочим является время, в течение которого работник согласно правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые в соответствии с нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Однако для некоторых категорий работников нормальной является иная продолжительность рабочего времени. Например, медицинские работники должны работать не более 39 часов, педагогические работники и занятые во вредных или опасных условиях труда - не более 36.

Если по условиям производства (работы) в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории сотрудников (включая занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Это делается для того, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормальное число рабочих часов.

К сведению. Чаще всего суммированный учет применяется при сменной работе или гибком графике работы. А вот при вахтовом методе работы суммированный учет обязателен (ст. 300 ТК РФ).

Учетный период не может превышать 1 год, а для учета рабочего времени работающих во вредных и (или) опасных условиях труда - 3 месяца. Отметим, что в некоторых случаях для отдельных категорий работающих в таких условиях по причинам сезонного и (или) технологического характера учетный период может быть увеличен, но не более чем до 1 года и лишь отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором.

Определяем норму рабочего времени

Повторим, что при суммированном учете продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормальное число рабочих часов. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н.

То есть работодателю необходимо организовать работу так, чтобы норма рабочего времени была отработана сотрудниками за установленный учетный период. При этом естественно, что продолжительность работы может меняться как в каждом из дней, так и в каждой неделе учетного периода. Увеличение времени работы в какой-либо день или неделю компенсируется уменьшением рабочего времени в другие дни или недели учетного периода. Например, при учетном периоде 1 месяц сотрудник в апреле 2016 года должен отработать 168 часов при нормальной продолжительности рабочего времени. При суммированном учете неважно, отработал он в определенную неделю 40 часов или нет.

Вопрос: Как рассчитать норму рабочего времени на месяц?

Норма рабочего времени на определенные календарные периоды времени исчисляется по расчетному графику 5-дневной рабочей недели с 2 выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены):

- при 40-часовой рабочей неделе - 8 часов;

- при продолжительности рабочей недели менее 40 часов - количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на 5 дней.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.

Таким образом, норма рабочего времени конкретного месяца рассчитывается следующим образом: продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней.

Например, норма рабочего времени на май 2016 года при нормальной продолжительности рабочей недели составит (40 ч / 5 дн. х 19 раб. дн.) 152 часа.

Отметим, что аналогичным образом рассчитывается норма рабочего времени на иной учетный период, например, квартал или год.

А как рассчитать нормальное количество рабочих часов для сотрудников, выполняющих свои обязанности неполное рабочее время? В таком случае нормальное число рабочих часов за учетный период уменьшается.

Пример 1

Работнику по его просьбе установили неполное рабочее время - 30 часов в неделю.

При учетном периоде 1 месяц работник в мае 2016 года должен отработать 114 часов (30 ч / 5 раб. дн. в неделе х 19 раб. дн. в месяце).

При подсчете нормы рабочих часов за учетный период из него исключается время, в течение которого работник освобождается от исполнения трудовых обязанностей с сохранением места работы, - ежегодный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, учебный отпуск и т.д. В таких случаях норма рабочего времени уменьшается на количество часов отсутствия. На это обращал внимание и Минтруд в Письме от 25.12.2013 N 14-2-337. Причем ведомство указывало, что время пребывания работника в командировке тоже должно быть исключено из нормы рабочего времени, поскольку оно в силу функционального назначения хотя и приравнивается к рабочему времени, но не является таковым.

Пример 2

В соответствии с производственным календарем норма рабочего времени при 40-часовой неделе за II квартал 2016 года составляет 488 часов. С 6 по 19 июня у работника был ежегодный отпуск.

Первым делом узнаем, сколько часов работы пропустит сотрудник за время отпуска: 40 ч / 5 раб. дн. в неделе х 10 раб. дн., пришедшихся на период отпуска. Получается 80 часов. Теперь можно посчитать и норму рабочего времени за учетный период - квартал. 488 - 80 = 408 часов отпуска - норма рабочего времени во II квартале для этого работника. Соответственно, если у него получится больше рабочих часов, они будут считаться сверхурочными.

Как ввести суммированный учет рабочего времени?

Частью 4 ст. 104 ТК РФ определено, что порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Напомним, что это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ст. 190 ТК РФ).

Примечание. В правилах следует указать продолжительность учетного периода, а также перечень должностей работников, в отношении которых возможно введение суммированного учета времени.

Если суммированный учет не был предусмотрен правилами внутреннего трудового распорядка, необходимо скорректировать этот локальный акт в порядке, установленном для их принятия, то есть с учетом мнения представительного органа работников (при наличии).

Если суммированный учет вводится только в отношении отдельных работников, необходимо скорректировать положения не только локального нормативного акта, но и трудовых договоров с этими работниками, поскольку в силу ст. 57 ТК РФ условие о режиме труда, отличающегося от общепринятого в учреждении, подлежит включению в трудовой договор. Помните, что о смене режима работник должен быть уведомлен не менее чем за 2 месяца. Таково требование ст. 74 ТК РФ.

Закрепить порядок суммированного учета рабочего времени в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо и в случае, когда имеется нормативный акт в отношении той или иной категории работников, определяющий такой порядок. Например, в силу п. 8 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей*(1) при невозможности соблюдения нормы ежедневной (еженедельной) продолжительности рабочего времени водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 1 месяц. А для работников организаций, осуществляющих добычу драгоценных металлов и камней*(2), должен быть установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 1 год.

Отметим, что при суммированном учете рабочего времени обязателен график работы: сотрудник должен заранее знать, как он будет работать - может быть, по сменам, а может, по скользящему графику в режиме гибкого рабочего времени. В графике следует определить время начала и окончания работы, продолжительность смен и время междусменного отдыха.

В любом случае график работы должен быть составлен и введен в действие приказом руководителя. Трудовое законодательство не содержит норм, определяющих срок и форму ознакомления с такими графиками. Однако если суммированный учет рабочего времени ведется при сменном графике, то необходимо учитывать положения ст. 103 ТК РФ. В частности, эта статья обязывает ознакомить работников с графиком сменности за месяц до его введения.

К сведению. При составлении графиков сменности работодатель должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии). Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору.

При отказе работника ознакомиться с графиком работы работодателю нужно зафиксировать это актом.

Заполняем табель учета рабочего времени

Мы с вами помним, что работодатель обязан вести точный учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для этого законодательством предусмотрены унифицированные формы:

- Т-12 (Т-13), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1;

- 0504421, утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н.

Последняя форма применяется органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, а первая - всеми остальными организациями.

Вне зависимости от режима рабочего времени и формы табеля учет рабочего времени может осуществляться двумя способами:

- сплошной регистрации явок и неявок на работу;

- регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и пр.).

Полагаем, что при суммированном учете рабочего времени табель удобнее заполнять методом сплошной регистрации, ведь количество отработанных часов в различные дни или смены может отличаться от нормы. Кроме этого, именно при таком методе ведения табеля по окончании учетного периода легче выявить сверхурочную работу и скорректировать привлечение сотрудника к работе в пределах установленной для него нормы рабочего времени.

Вопросы оплаты труда

Больше всего вопросов вызывает оплата труда при суммированном учете рабочего времени. Во-первых, сложности вызывает система оплаты - какую выбрать: повременную, сдельную или иную. Во-вторых, проблемы возникают при оплате работы в праздник, сверхурочной работы.

Давайте разбираться.

Система оплаты труда. Заработная плата сотрудникам, в отношении которых введен суммированный учет рабочего времени, может быть установлена как в виде часовой ставки, так и в виде оклада. Если выбрана окладная система, то сотрудник, отработав предусмотренную работодателем норму, за каждый месяц получит свой оклад, даже имея переработку или недоработку (см. таблицу).

Месяц	Норма по производственному календарю, ч/мес.	Норма по графику работодателя, ч/мес.	Оплата труда, руб.
Январь	120	135	25 000
Февраль	159	150	25 000
Март	168	162	25 000

Казалось бы, это достаточно удобная система. Однако есть нюанс: в те месяцы, когда норма по графику была меньше, чем по производственному календарю, у работников вопросов не возникает, а вот когда норма больше, по их мнению, возникают переработки, которые должны компенсироваться сверх оклада. Приходится долго объяснять сотрудникам, что такая переработка будет оплачена лишь в том случае, если она не будет перекрыта в иные месяцы в течение учетного периода.

Необходимости объясняться можно избежать, установив сдельную или повременную систему оплаты, но на основании часовой тарифной ставки. Такая ставка может рассчитываться исходя:

- из нормы рабочего времени за учетный период;

- из месячной нормы рабочего времени;

- из нормы рабочего времени за год.

Приведем пример расчета ставки часа исходя из месячной нормы.

Пример 3

Воспользуемся цифрами из таблицы. Учетный период - квартал.

Зарплата за каждый месяц учетного периода составит:

- за январь - 28 125 руб. (25 000 руб. / 120 ч x 135 ч);

- за февраль - 23 584,9 руб. (25 000 руб. / 159 ч x 150 ч);

- за март - 24 107,14 руб. (25 000 руб. / 168 ч x 162 ч).

Однако это не единственный способ расчета часовой ставки: можно ее рассчитать, исходя из среднемесячного количества рабочих часов за год.

Пример 4

Воспользуемся цифрами из таблицы. Норма рабочих часов за 2016 год по производственному календарю при 40-часовой рабочей неделе - 1 974 часа.

Размер часовой тарифной ставки будет таким: 25 000 руб. / (1974 ч / 12 мес.) = 152 руб./ч. Зарплата работника за каждый месяц учетного периода составит:

- за январь - 20 520 руб. (152 руб./ч x 135 ч);

- за февраль - 22 800 руб. (152 руб./ч x 150 ч);

- за март - 24 624 руб. (152 руб./ч x 162 ч).

Как видим, при часовых тарифных ставках работники получают меньше, чем при окладной системе оплаты труда. Однако это не ущемляет их права. Главное закрепить метод расчета часовой тарифной ставки в локальном нормативном акте - положении об оплате труда.

Оплата сверхурочных работ. Сверхурочной считается работа, выполняемая по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени - ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ).

Согласно ст. 152 ТК РФ первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие часы - не менее чем в двойном размере.

Казалось бы, все просто и понятно. Но, поскольку подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода, получается, что из, например, 30 часов переработки первые 2 будут оплачены в полуторном размере, а остальные 28 - в двойном. Такой порядок оплаты сверхурочных работ при суммированном режиме рабочего времени Решением ВС РФ от 15.10.2012 N АКПИ12-1068 признан неправильным: по мнению суда, работодателям необходимо руководствоваться Рекомендациями по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства*(3), утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР N 162, ВЦСПС N 12-55 от 30.05.1985.

В соответствии с п. 5.5 названных рекомендаций при выполнении сверхурочных работ лицами, переведенными на режим гибкого рабочего времени, почасовой учет этих работ ведется суммарно по отношению к установленному учетному периоду (неделя, месяц), то есть сверхурочными считаются только часы, отработанные сверх установленной для этого периода нормы рабочего времени. Их оплата производится в соответствии с действующим законодательством - в полуторном размере за первые 2 часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, в двойном - за остальные часы сверхурочной работы.

Таким образом, если сотрудник, например, отработал сверхурочно 30 часов за 19 рабочих дней учетного периода, все часы ему буду оплачены в полуторном размере, а часов, подлежащих оплате в двойном размере, не будет. Если бы за такое же количество дней он сверхурочно отработал 40 часов, то 38 часов было бы оплачено в полуторном размере (19 дн. х 2), а 2 часа - в двойном.

По желанию работника плату за привлечение к сверхурочной работе можно заменить на предоставление дополнительного времени отдыха. Время отдыха не может быть меньше по продолжительности, чем время, отработанное сверхурочно. Таким образом, если работник отработал сверхурочно 4 часа, то дополнительное время отдыха, предоставляемое ему в качестве компенсации, должно составлять не менее 4 часов.

Оплата работы в праздничный день. На основании ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. При этом стоит учитывать, что если сотрудник работает в свои смены согласно графику, то оплата работы в выходные дни производится в одинарном размере. Если же ему пришлось заменить другого работника в свой выходной по графику день, труд должен быть оплачен в двойном размере.

А вот работа в праздничный день в любом случае оплачивается в двойном размере.

Вместо повышенной оплаты работнику может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда по правилу ч. 3 ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. И здесь есть еще нюанс: зарплата за месяц, в котором работник использовал день отдыха, должна быть выплачена в полном размере (разд. 5 Рекомендаций Роструда по вопросам соблюдения норм трудового законодательства, регулирующих порядок предоставления работникам нерабочих праздничных дней, утвержденных Протоколом N 1 от 02.06.2014).

Оплата ночного труда. Смена или ее часть может приходиться на ночное время. В такой ситуации в силу ст. 154 ТК РФ каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях. Напомним, что минимальный размер повышения оплаты составляет 20% часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время (Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 "О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время").

Если ночная смена или ее часть приходится на праздничный день, часы работы оплачиваются в повышенном размере за ночное время и в двойном размере за праздничный день.

* * *

Итак, мы с вами выяснили, что суммированный учет рабочего времени удобен там, где не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Такой учет рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Как и при любом другом режиме работы, при суммированном учете может возникнуть переработка, часы которой считаются по окончании учетного периода. Максимальный учетный период - год. И рекомендуем работодателям, составляя графики работы, стараться как можно точнее соблюдать норму рабочего времени по производственному календарю, потому что если количество часов за учетный период будет меньше нормы, у работника есть шанс взыскать с работодателя доплату за недоработку (ст. 155 ТК РФ).

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Приказом Минтранса РФ от 20.08.2004 N 15.

*(2) Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников организаций, осуществляющих добычу драгоценных металлов и драгоценных камней из россыпных и рудных месторождений, утв. Приказом Минфина РФ от 02.04.2003 N 29н.

*(3) Действуют в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ).