Вопрос: Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете организации приобретение и использование по назначению бланков трудовой книжки для работников? Плата за трудовую книжку взимается с работника путем удержания денежных средств из заработной платы на основании предоставленного им заявления? (журнал "Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", N 6, июнь 2016 г.)

Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете организации приобретение и использование по назначению бланков трудовой книжки для работников? Плата за трудовую книжку взимается с работника путем удержания денежных средств из заработной платы на основании предоставленного им заявления?

Ю.М. Лермонтов,

государственный советник

Российской Федерации 3 класса

Журнал "Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", N 6, июнь 2016 г., с. 61-63.

Трудовые правоотношения

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 (Далее - Правила), бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

В силу п. 44 Правил работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

На основании п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Бухгалтерский учет

Как разъяснено в Письме Минфина России от 29.01.2008 г. N 07-05-06/18 "Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год", в соответствии с Постановлением N 225 с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведутся: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него оплату.

Исходя из Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 г. N 33н, и Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 г. N 32н, расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. N 94н, данные о движении бланков трудовой книжки учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Стоимость бланков (за вычетом НДС) отражается записью по дебету счета 91 "Прочие расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы", и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Доход в виде платы, получаемой от работника при выдаче ему трудовой книжки, признается на дату использования по назначению бланков трудовой книжки. Сумма платы отражается записью по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 91, субсчет 91-1 "Прочие доходы". При удержании указанной суммы из заработной платы работника производятся записи по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 73 (Инструкция по применению Плана счетов).

Налоговый учет

Вопрос о налогообложении налогом на прибыль организаций и применении налога на добавленную стоимость при выдаче работодателем работникам бланков трудовых книжек и взимании с работников сумм их стоимости разъяснен в Письме ФНС России от 23.06.2015 г. N ГД-4-3/10833@.

В связи с обращениями территориальных органов Федерального казначейства и финансовых органов субъектов Российской Федерации Минфин России в п. 6 Письма от 16.08.2013 г. N 03-03-5/33508 разъяснил, что операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость.

Таким образом, при выдаче организацией своим сотрудникам трудовых книжек и вкладышей в них налог на добавленную стоимость применяется в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Аналогичная позиция по данному вопросу выражена в Письме Минфина России от 06.08.2009 г. N 03-07-11/199.

Учитывая изложенное, по вопросу о применении налога на добавленную стоимость при выдаче работникам трудовых книжек налоговые органы рекомендуют руководствоваться указанными письмами Минфина России.

Относительно налогообложения налогом на прибыль организаций сумм, взимаемых работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, ФНС России указала на необходимость учитывать следующее.

Поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом федерального органа власти, затраты работодателя по приобретению указанных бланков являются обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ) и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Доходы, не учитываемые в целях налогообложения прибыли, определены в ст. 251 НК РФ. Данный перечень является исчерпывающим. При этом такой вид доходов, как суммы, взимаемые работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, данный перечень не содержит.

Следовательно, оплата, взимаемая работодателем при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее, подлежит учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (п. 1 ст. 250 НК РФ).

Таким образом, если доходы в виде сумм платы, взимаемой работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, не превышают расходы на приобретение указанных бланков, то у организации налогооблагаемой прибыли не возникает.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Первичный документ
Отражено приобретение бланков трудовых книжек	91-2	60	Отгрузочные документы поставщика
Отражен НДС, предъявленный продавцом бланков	19	60	Счет-фактура
Предъявленный НДС принят к вычету	68	19	Счет-фактура
Оплачены приобретенные бланки	60	51	Выписка банка по расчетному счету
Оприходованы приобретенные бланки	006		Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Списана стоимость бланков, использованных по назначению		006	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Начислен НДС при использовании по назначению бланков трудовых книжек	91-2	68	Счет-фактура
Признан доход в виде платы за бланк работником	73	91-1	Бухгалтерская справка-расчет
Удержана плата за выдачу трудовой книжки из заработной платы	70	73	Заявление работника, Расчетно-платежная ведомость

Заключение

Отражать в бухгалтерском и налоговом учете организации приобретение и использование по назначению бланков трудовой книжки для работников необходимо в соответствии с указанными выше рекомендациями.

1 июня 2016 г.