Вопрос: Как работодателю принять произведенные работником расходы на проезд и проживание в случае потери подтверждающих документов? Будет ли достаточно в качестве подтверждающего документа на оплату получить выписку с банковской карты работника, заверенную кредитным учреждением, и на ее основании возместить работнику расходы? (журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 3, май-июнь 2016 г.)

Как работодателю принять произведенные работником расходы на проезд и проживание в случае потери подтверждающих документов? Будет ли достаточно в качестве подтверждающего документа на оплату получить выписку с банковской карты работника, заверенную кредитным учреждением, и на ее основании возместить работнику расходы?

И.И. Шкловец,

заместитель руководителя Роструда

Журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 3, май-июнь 2016 г., с. 46-48.

На основании п. 12 Положения N 749 расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы принимаются при наличии подтверждающих документов (билетов). Таким документами считаются: проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция или чек ККТ на оплату пользования легковым такси.

Примечание. Компенсация командировочных расходов осуществляется работодателем в размере фактических затрат при наличии подтверждающих документов.

В общем случае расходы на проживание в гостинице подтверждаются бланком строгой отчетности или чеком ККТ (п. 11, 14 Положения N 749, п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг*(1)).

Например, Минфин в Письме от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106 указывает, что в целях налогообложения прибыли документальным подтверждением командировочных расходов будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Следовательно, выпиской банка, в котором работнику открыт счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, подтверждается сам факт проведенной операции по оплате расходов лицом, направленным в командировку.

Примечание. К оправдательным документам, подтверждающим расходы на проезд и проживание, нельзя отнести выписку с банковской карты об оплате проездных документов и гостиничных услуг.

Поэтому в случае потери посадочного талона расходы на проезд можно подтвердить справкой, выданной авиаперевозчиком, с информацией о том, что работник использовал авиабилет (см. Письмо Минфина РФ от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296).

Таким образом, в качестве оправдательного документа для обоснования расходов на наем жилого помещения во время командировки может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения проживания информацию, выданная гостиницей.

1 мая 2016 г.

*(1) Постановление Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".