Вопрос: Работнику казенного учреждения ежемесячно выдаются денежные средства под отчет на покупку почтовых марок и немаркированных конвертов. Этот же работник осуществляет отправку почтовой корреспонденции. Как правильно организовать учет в такой ситуации? (журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2016 г.)

Работнику казенного учреждения ежемесячно выдаются денежные средства под отчет на покупку почтовых марок и немаркированных конвертов. Этот же работник осуществляет отправку почтовой корреспонденции. Как правильно организовать учет в такой ситуации?

Ю. Ершов,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2016 г., с. 15-18.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н, расходы казенного учреждения на приобретение почтовых марок и немаркированных конвертов отражаются по виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд" и относятся:

- на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ, в части расходов на приобретение почтовых марок;

- на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ - на приобретение немаркированных конвертов.

При этом марки следует учитывать в составе денежных документов на счете 1 201 35 000 "Денежные документы", а немаркированные конверты - в составе материальных запасов на счете 1 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" (п. 118, 169 Инструкции N 157н*(1), п. 21, 50 Инструкции N 162н*(2)).

Выдачу из кассы учреждения денежных средств под отчет работнику на приобретение почтовых марок и немаркированных конвертов следует отражать в бюджетном учете так:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражена выдача денежных средств под отчет:
- на покупку почтовых марок	1 208 21 560	1 201 34 610
- на приобретение немаркированных конвертов	1 208 34 560

На основании представленного работником и утвержденного руководителем учреждения авансового отчета с приложением подтверждающих покупку документов принятие к бюджетному учету почтовых марок и немаркированных конвентов будет отражаться следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступили в кассу почтовые марки	1 201 35 510	1 208 21 660
Поступили немаркированные конверты	1 105 36 340	1 208 34 660

При выдаче почтовых марок подотчетному лицу в бюджетном учете учреждения формируется следующая запись:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выданы почтовые марки подотчетному лицу	1 208 21 560	1 201 35 610

Списание использованных марок производится согласно представленному работником и утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету с приложением оправдательных документов (например, реестра отправки почтовой корреспонденции) и отражается в бюджетном учете следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражено списание использованных почтовых марок	1 401 20 221 1 109 х 0 221	1 208 21 660

Немаркированные конверты, в свою очередь, списываются на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), что отражается в учете следующей бухгалтерской записью:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражено списание использованных немаркированных конвертов	1 401 20 272 1 109 х0 272	1 105 36 440

Пример

Работнику казенного учреждения выданы наличные денежные средства под отчет для приобретения:

- почтовых марок - 300 руб.;

- немаркированных конвертов - 500 руб.

Денежные средства израсходованы полностью, марки и конверты приняты к учету (согласно авансовому отчету). В последующем этому же работнику выданы из кассы учреждения под отчет почтовые марки на сумму 200 руб., а также со склада - немаркированные конверты на сумму 350 руб. Указанные марки и конверты использованы полностью для отправки почтовой корреспонденции.

В бюджетном учете данные операции следует отразить следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Отражена выдача денежных средств под отчет:
- на покупку почтовых марок	1 208 21 560	1 201 34 610	300	Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
- на приобретение немаркированных конвертов	1 208 34 560		500
Поступили в кассу почтовые марки	1 201 35 510	1 208 21 660	300	Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), авансовый отчет (ф. 0504505)
Поступили немаркированные конверты	1 105 36 340	1 208 34 660	500	Авансовый отчет (ф. 0504505)
Выданы почтовые марки подотчетному лицу	1 208 21 560	1 201 35 610	200	расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
Выданы работнику со склада немаркированные конверты	1 105 36 340	1 105 36 340	350	Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102)
Отражено списание использованных:
- почтовых марок	1 401 20 221	1 208 21 660	200	Авансовый отчет (ф. 0504505)
- немаркированных конвертов	1 401 20 272	1 105 36 440	350	Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

1 июня 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.