Вопрос: Работник в майские праздники дежурил в офисе. В это время он вынужден был потратить личные деньги в связи с непредвиденными расходами организации. В частности, он рассчитался с поставщиком за доставку товара, оплатил стоимость офисной бумаги и экстренного ремонта ксерокса. Должен ли он сейчас заполнять и сдавать авансовый отчет? (журнал "ЭЖ Вопрос-Ответ", N 6, июнь 2016 г.)

Работник в майские праздники дежурил в офисе. В это время он вынужден был потратить личные деньги в связи с непредвиденными расходами организации. В частности, он рассчитался с поставщиком за доставку товара, оплатил стоимость офисной бумаги и экстренного ремонта ксерокса. Должен ли он сейчас заполнять и сдавать авансовый отчет?

И. Коротков,

консультант по налогообложению

Журнал "ЭЖ Вопрос-Ответ", N 6, июнь 2016 г., с. 50-51.

Из Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, следует, что авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами Таким образом, унифицированную форму авансового отчета (или аналогичную форму, самостоятельно разработанную и утвержденную организацией) не обязаны оформлять работники, которые не получали от организации деньги под отчет.

Если работник потратил на нужды организации собственные средства, их ему можно возместить на основании заявления работника в свободной форме. В заявлении должны быть перечислены произведенные расходы, купленные материальные ценности со ссылкой на прилагаемые накладные, товарные и кассовые чеки. Желательно также, чтобы в заявлении была ссылка на документы организации, подтверждающие производственную необходимость данных расходов (например, приказы и распоряжения по организации, заявления руководителей отделов о поломках офисной техники, необходимости покупки канцтоваров и т.д.). Это поможет доказать проверяющим экономическую обоснованность расходов в целях их принятия при налогообложении (ст. 252 НК РФ).

1 июня 2016 г.