Вопрос: Какие документы необходимо предоставить для оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно на теплоходе по речному круизу? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Какие документы необходимо предоставить для оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно на теплоходе по речному круизу?

В случае если Вы работаете в федеральном государственном органе, учреждении или внебюджетном фонде Российской Федерации для оплаты проезда Вам необходимо представить работодателю письменное заявление о компенсации расходов.

По выходу на работу Вы обязаны представить работодателю отчёт о расходах.

К указанному отчёту Вам необходимо приложить проездные и перевозочные документы, а именно: билеты, багажные квитанции и иные имеющиеся у Вас транспортные документы.

В случае если проездные и багажные документы у Вас отсутствуют, Вы вправе подтвердить понесённые расходы представив работодателю документы, подтверждающие пребывание в месте отдыха, и справку транспортной организации о минимальной стоимости проезда по кратчайшему пути следования к месту отдыха.

В случае если Вы работаете в органе или учреждении, финансируемом из бюджета субъекта Российской Федерации или муниципального бюджета, перечень документов должен быть установлен нормативно-правовым актом соответствующего субъекта или органа местного самоуправления.

В случае если Вы работаете у других работодателей, перечень документов должен быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Более точный ответ на Ваш вопрос дать затруднительно, поскольку Вы не уточнили, у какого работодателя Вы работаете.

Правовое обоснование:

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, и членов их семей устанавливается нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации (ч. 5 ст. 325 ТК РФ).

Согласно пп. "а" п. 5 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утверждённых Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. N 455 (далее - "Правила") фактически понесённые расходы на проезд подтверждаются проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей).

В соответствии с п. 7 Правил при отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника организации и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда.

Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником организации заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск.

Для окончательного расчета работник организации обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи (п. 12 Правил).

Согласно п. 11 Правил письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником организации не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;

в) место использования отпуска работника и членов его семьи;

г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

д) маршрут следования;

е) примерная стоимость проезда.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.