Вопрос: Из организации, в результате взлома сейфов, произошла кража всех трудовых книжек работников. Хотим получить ответ из ГИТ по нашим дальнейшим шагам по восстановлению трудовых и стажа работников. В какую комиссию по установлению стажа нужно обращаться в г. Москва? Какой документ выдавать работнику, если он просит предоставить копию трудовой книжки? Трудовые утеряны и еще не восстановлены. Является ли выписка о состоянии лицевого счета застрахованного из ПФ РФ документом, подтверждающим стаж работы? Каким образом вносить записи в трудовую, если есть выписка из ПФ РФ? Какие записи правомерно заносить в дубликат трудовой книжки работнику при... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Из организации, в результате взлома сейфов, произошла кража всех трудовых книжек работников. Хотим получить ответ из ГИТ по нашим дальнейшим шагам по восстановлению трудовых и стажа работников. 1. В какую комиссию по установлению стажа нужно обращаться в г. Москва? 2. Какой документ выдавать работнику, если он просит предоставить копию трудовой книжки? Трудовые утеряны и еще не восстановлены. 3. Является ли выписка о состоянии лицевого счета застрахованного из ПФ РФ документом, подтверждающим стаж работы? 4. Каким образом вносить записи в трудовую, если есть выписка из ПФ РФ? 5. Какие записи правомерно заносить в дубликат трудовой книжки работнику при увольнении, если никаких документов не предоставлено? 6. Какие санкции применяются к работодателю при массовой утере трудовых?

1. Необходимо обратиться в комиссию по установлению стажа, создаваемую органами исполнительной власти по г. Москве.

2. До момента составления комиссией по восстановлению трудового стажа Акта, на основании которого могут быть внесены записи в дубликат трудовой книжки, Вы можете выдать работнику справку с места работы, содержащую сведения о работе в Вашей организации, а также копию приказа о приеме на работу - по запросу работника.

3. Да, является.

4. В разделе дубликата трудовой книжки "Сведения о работе", в графу 3, необходимо внести общий стаж работы суммарно, т.е. сколько лет, месяцев, дней работник работал на прошлых местах работы (например, "Общий стаж работы 5 лет 4 месяца 23 дня").

Обратите внимание на то, что оформление дубликата отличается от заполнения раздела трудовой книжки "Сведения о работе": наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела.

Записи после указания суммарного стажа работы вносятся на основании надлежаще оформленных документов в следующем порядке:

1) графа 2 - дата приема к предыдущему работодателю на работу;

2) графа 3 - наименование работодателя, структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации;

3) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу;

4) графа 2 - дата перевода на другую постоянную работу (в случае если такие переводы были);

5) графа 3 - подразделение, должность или специальность, на которую был переведен работник;

6) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о переводе на другую постоянную работу;

7) графа 2 - дата увольнения;

8) графа 3 - основание увольнения;

9) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись об увольнении.

Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки.

5. При отсутствии документов, записи в дубликат трудовой книжки делаются после установление комиссией факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. При этом, если работник до поступления к работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

6. За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно указанной статье Нарушение законодательства о труде и об охране труда -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Правовое обоснование:

В соответствии с п. 34. Правил при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если работник до поступления к работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В соответствии с абз. 2 п. 8 раздела II "Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам" (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91) при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Согласно п. 32 настоящих Правил при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Согласно п. 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

В соответствии с п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.