Работа с кассовыми машинами: настоящее и будущее (Е.И. Горбачева, журнал "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г.)

Работа с кассовыми машинами: настоящее и будущее

Е.И. Горбачева,

эксперт журнала

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г., с. 40-45.

Весь 2015 год обсуждались предстоящие изменения закона о применении ККМ при осуществлении денежных расчетов в связи с законопроектом, размещенным на сайте Минфина. В настоящее время этот законопроект одобрен Комиссией по законопроектной деятельности и поступил на рассмотрение Правительства РФ. Что же планируется изменить в сфере применения кассовой техники и какие нормативы и правила действуют сегодня?

При использовании ККТ для наличных расчетов нужно руководствоваться следующими основными документами:

1. Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (в редакции от 08.03.2015).

2. Положение о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 (далее - Положение о регистрации).

3. Приказ Минфина РФ от 29.06.2012 N 94н "Об утверждении административного регламента предоставления ФНС государственной услуги по регистрации ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации".

4. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Минфином РФ 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила).

Названные акты регламентируют процесс использования кассовой машины от ее приобретения до снятия с учета и прекращения эксплуатации.

Первый этап этого процесса - покупка ККМ. Нужно иметь в виду, что разрешается эксплуатация только внесенных в государственный реестр типов и моделей ККМ (п. 1 Типовых правил). Обязанность ведения Госреестра возложена на ФНС.

Обратите внимание! Положением о регистрации не установлены сроки регистрации ККТ в налоговом органе после ее покупки. Она должна быть зарегистрирована перед началом использования.

Прежде чем начинать применение кассовой машины, нужно заключить договор с центром технического обслуживания (ЦТО), который будет осуществлять техническую поддержку, производить при необходимости ремонт и замену электронной контрольной ленты (ЭКЛЗ). Этот договор прилагается к заявлению о регистрации вместе с паспортом и учетным талоном ККМ, а также журналом кассира-операциониста по форме КМ-4, скрепленным печатью и подписанным руководителем организации.

После осмотра ККМ и проверки данных пробного чека и фискального отчета специалисты ИФНС выдают карточку регистрации и делают отметку в паспорте кассовой машины, а также заверяют подписью журнал кассира-операциониста. В карточке регистрации будет записан адрес, по которому установлена ККМ, указанный в заявлении на регистрацию. На этот момент нужно обратить особое внимание.

Согласно п. 15 Положения о регистрации в случае использования кассовой машины обособленным подразделением она должна быть зарегистрирована по месту нахождения подразделения. Передавать ККМ из одного подразделения в другое без уведомления налоговой инспекции ККМ нельзя. Такие действия приравниваются к использованию незарегистрированной ККМ. На случай поломки или плановой замены ЭКЛЗ полезно иметь резервную машину, которую можно зарегистрировать на юридический адрес организации, с указанием в карточке "резерв".

После завершения процедуры регистрации ККМ можно использовать в работе. Напомним, какие первичные документы должны сопровождать те или иные операции, выполняемые кассиром-операционистом. Они приведены в альбоме унифицированных форм, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132:

1. Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4. Это основной документ для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств, заполняемый ежедневно в конце дня; данные о выручке и показатели счетчиков заверяются подписями кассира и администратора, назначенного руководителем.

2. Справка-отчет кассира-операциониста по форме КМ-6. Это ежедневно составляемый за подписью кассира документ, сопровождающий передачу выручки старшему кассиру или руководителю.

3. Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам по форме КМ-3. Он оформляется при возврате денежных сумм покупателям, в том числе при ошибочно пробитых чеках. На сумму, отраженную в данном акте, уменьшается при подсчете выручка кассы перед занесением в журнал кассира-операциониста. Каждый акт должен быть подписан ответственными лицами комиссии.

4. Акт о переводе показателей суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины по форме КМ-1. Это самый первый документ ККМ, составляемый при вводе ее в эксплуатацию в присутствии представителя налоговой инспекции. Контрольный экземпляр данного акта в обязательном порядке передается для хранения в обслуживающую организацию, с которой заключен договор.

5. Акт о проверке наличных денежных средств кассы по форме КМ-9. Он применяется для оформления результатов внезапных проверок наличных денежных средств в кассе как при внутренних проверках, так и при проверках налогового органа.

6. Журнал учета вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8. Он ведется специалистом технического центра при выполнении работ по вызову работников организации. Зачастую налоговые инспекции проверяют наличие этого журнала уже на этапе регистрации ККМ.

В процессе эксплуатации кассовой техники может понадобиться перерегистрировать ее в случаях:

- замены ЭКЛЗ;

- смены адреса установки;

- изменения реквизитов организации;

- смены центра технического обслуживания.

После окончания использования в случае окончания срока эксплуатации или продажи кассовый аппарат должен быть снят с регистрации. Отдельно отметим, что исключение ККТ из Госреестра само по себе не означает необходимость немедленно прекратить эксплуатацию такой техники. Федеральный закон N 54-ФЗ предоставляет возможность применять названную технику до окончания срока полезного использования, правда, если остаточный срок не превышает десяти лет.

После краткого обзора процесса работы с ККМ перечислим условия, при которых некоторые категории хозяйствующих субъектов могут не применять кассовые машины. Упомянутые условия приведены в ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ. Это организации и индивидуальные предприниматели, которые являются плательщиками ЕНВД или находятся на патентной системе налогообложения. Они могут не применять ККМ при условии выдачи клиенту по требованию товарного чека или другого документа, подтверждающего прием денежных средств. Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению, также могут отказаться от использования кассовой техники при условии выдачи бланков строгой отчетности.

Обратите внимание! Розничная продажа алкогольной продукции без применения ККМ запрещена.

Пунктом 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ разрешено не применять ККТ организациям, которым трудно организовать этот процесс в силу специфики своей деятельности. Можно не использовать ККТ при продаже газет и журналов, лотерейных билетов, торговле на рынках, приеме от населения стеклопосуды и т.п. Это разрешение распространяется в том числе на аптечные организации, расположенные в сельских населенных пунктах при амбулаториях, центрах семейной практики при отсутствии в данной местности других аптечных организаций.

Итак, сегодняшний порядок работы с кассовой техникой понятен. Что же нас ожидает в будущем?

Анализируемый законопроект, вносящий изменения в Федеральный закон N 54-ФЗ, размещен на сайте Правительства РФ. Он предполагает переход на новые правила работы с ККМ с 01.01.2017 для вновь регистрирующихся с этого момента кассовых машин, а с 01.07.2017 - для введенных в эксплуатацию ранее. Главное, чего хотят законодатели - чтобы информация обо всех расчетах с использованием наличных денежных средств или платежных карт поступала в налоговые органы в онлайн-режиме. Предполагается, что это повысит уровень прозрачности расчетов в сфере услуг и торговли. В новом режиме эксплуатации ККТ бумажный чек может распечатываться только по требованию клиента, а с 2018 года будет отменен совсем. Электронный чек с помощью Интернета будет передаваться в ИФНС, в связи с чем планируется отменить проверки использования ККМ с выходом на места их установки.

Еще одно новшество - отмена Государственного реестра ККТ. Вместо этого вводится обязанность производителей кассовой техники и фискальных накопителей представлять в налоговую службу сведения о каждом изготовленном экземпляре ККТ и фискального накопителя.

Законопроект призван внести изменения не только в Федеральный закон N 54-ФЗ, но и в Федеральный закон от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами", в Федеральный закон от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе" и в КоАП РФ. Предполагается повышение ответственности за неприменение ККТ: будет установлен штраф в размере, кратном сумме денежных средств, полученных в период неприменения, введена административная ответственность за нарушение порядка направления информации о наличных расчетах в адрес ФНС.

В настоящее время в соответствии со ст. 7 Федерального закона N 54-ФЗ налоговые органы осуществляют контроль за применением контрольно-кассовой техники в форме проверок полноты учета выручки, проверки документов, проверки выдачи кассовых чеков, применения штрафных санкций за нарушения требований данного закона. В некоторых случаях налоговые органы при осуществлении контрольных мероприятий могут взаимодействовать с органами внутренних дел. Приведем примеры часто встречающихся нарушений в работе ККМ, которых следует избегать.

1. Чек пробит не в режиме реального времени, а заранее, что является нарушением п. 3 Положения о регистрации. Такие действия влекут за собой штраф, возлагаемый на должностное лицо в размере от 3 000 до 4 000 руб. или на организацию - в размере от 30 000 до 40 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

2. Чек пробит на большую сумму, чем составляет сумма продажи, что ведет к расхождению между итогом по кассовой ленте и фактически принятой в кассу наличной выручкой. За это нарушение должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Избежать применения санкций в этом случае можно, составив и надлежащим образом оформив акт о возврате денежных средств по форме КМ-3. В акт нужно вписать номер ошибочного чека и при заполнении журнала кассира-операциониста скорректировать сумму выручки.

3. Осуществлена продажа без применения ККМ. Деяние также штрафуется по ст. 14.5 КоАП РФ как нарушение законодательства о регистрации и применении ККМ.

В целом при проверке правильности применения ККТ налоговые органы уделяют внимание полноте учета выручки на основании сравнения данных кассовой книги, книги кассира-операциониста, приходных кассовых ордеров и контрольной кассовой ленты.

* * *

В скором будущем всем продавцам нужно будет применять новую контрольно-кассовую технику, которая позволяет передавать фискальные данные в налоговую службу в онлайн-режиме. Продавец должен будет по просьбе покупателя передавать на его электронную почту электронные чеки. Возможно, в данной ситуации проще будет тем, кто осуществляет торговлю с помощью Интернета. Изменятся технологии работы и технологии проверки этой работы. Постараемся подготовиться к новым условиям за оставшееся небольшое время.