Дубликат трудовой книжки (И. Богатый, журнал "Практический бухгалтерский учет", N 2, 3, февраль, март 2016 г.)

Дубликат трудовой книжки

И. Богатый,

аудитор

Журнал "Практический бухгалтерский учет", N 2, 3, февраль, март 2016 г., с. 64-69, с. 65-70.

Трудовая книжка установленного образца в настоящее время в силу части 1 статьи 66 ТК РФ является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Напомним, что в Российской Федерации действуют следующие формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой:

- трудовая книжка образца 1939 года (утв. постановлением Совнаркома СССР от 20.12.38 N 1320);

- трудовая книжка образца 1974 года (утв. постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.73 N 656);

- трудовая книжка образца 2004 года (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 N 225).

Имеющиеся у работников трудовые книжки образцов 1939 и 1974 годов действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 упомянутого постановления Правительства РФ N 225). При устройстве же лица, не имеющего трудовой книжки, ему следует оформить рассматриваемый документ по форме, действующей с 2004 года.

Работодателю вменена обязанность ведения трудовой книжки каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для него основной. В трудовую книжку при этом вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и о его увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).

Внесение работодателем одной из таких записей может поспособствовать возникновению необходимости оформления дубликата трудовой книжки. Случается это тогда, когда (ч. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 N 225 (далее - правила)):

- в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и

- работник обратился с письменным заявлением о выдаче ему дубликата книжки.

Дубликат трудовой книжки оформляется также:

- при утере трудовой книжке (п. 31 правил);

- если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) (ч. 3 п. 33 правил).

Дубликат - второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдаётся при утере оригинала документа той же организацией (индивидуальным предпринимателем), которой (которым) был создан оригинал. Записи же в трудовую книжку в большинстве случаев производят несколько работодателей, в связи с чем оформление её дубликата осуществляется несколько иначе.

Утеря трудовой книжки может произойти, когда она находится у работника на руках либо хранится у работодателя.

При утере трудовой книжки работником пункт 31 правил предлагает ему обратиться с письменным заявлением о её потере и выдаче дубликата книжки к работодателю по последнему месту работы.

Утрата книжки работодателем

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них законодатель возложил на работодателя. Им же назначается приказом либо распоряжением специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного правилами порядка ведения, учёта, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ (п. 45 правил).

За нарушение установленного порядка хранения трудовых книжек, в том числе их утрату, работодатель (должностные лица работодателя) несёт ответственность, установленную статьёй 5.27 КоАП РФ.

Нарушение в том числе нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 статьи 5.27 и статьёй 5.27.1 КоАП РФ, влечёт:

- предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

- наложение административного штрафа в размере:

от 1000 до 5000 руб. - на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;

от 30 000 до 50 000 руб. - на юридических лиц.

Фиксация факта

Действия работодателя в случае утраты трудовой книжки по его вине нормативными правовыми актами не регламентируются. В таком случае работодатель в кратчайшее время должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в неё записи в порядке, предусмотренном пунктом 32 правил.

Оформить в кратчайшее время дубликат трудовой книжки работодателю удастся, только если для сотрудника работа у него является первой по счёту. Тогда для оформления рассматриваемого документа понадобится лишь заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки. На оформление же дубликата работодателю даётся 15 календарных дней (п. 31 правил).

В остальных же случаях для оформления трудового документа помимо упомянутого заявления сотрудником должны быть представлены документы, подтверждающие факты трудовой деятельности у других работодателей. Если у работника таких документов не окажется, работодатель обязан помочь ему в их получении. Такая помощь обычно выражается в направлении запросов прежним работодателям (абз. 7 п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 N 69, далее - инструкция).

Как видим, в случае утраты трудовой книжки по вине работодателя ему необходимо:

- создать комиссию для установления причин утери трудовой книжки;

- назначить работника, в обязанности которого войдёт составление и отправка запросов бывшим работодателям сотрудника, чья трудовая книжка потерялась, а также запросов в ПФР;

- подготовить бланк заявления от имени работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки. Содержание заявления может быть следующим: "В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки".

Создание комиссии необходимо в том числе для установления лица, по чьей вине пропала трудовая книжка. При определении такового к нему может быть применено одно из дисциплинарных взысканий, установленных частью 1 статьи 192 ТК РФ.

Для выполнения приведённых выше организационных мероприятий обычно издаётся приказ работодателя. В преамбуле приказа приводится причина его издания - утеря трудовой книжки работника, в приказной же части излагаются положения:

- по созданию комиссии по расследованию факта утраты трудовой книжки;

- проведению ею служебного расследования указанного факта в установленный приказом срок;

- получению документов, подтверждающих стаж работы сотрудника, чья трудовая книжка утеряна, в связи с чем назначается ответственный за направление запросов по предыдущим местам работы сотрудника.

По результатам же работы комиссии оформляется акт о результатах расследования факта утраты трудовой книжки, содержащий выводы о том, кто, когда и при каких обстоятельствах потерял трудовую книжку. При этом в силу статьи 193 ТК РФ запрашиваются письменные объяснения причин утери трудовой книжки у сотрудника, признанного виновным в таком нарушении.

Если пропали две и более трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций, то это считается массовой утерей. Процедура изготовления их дубликатов установлена пунктом 34 правил. Так, при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Порядок восстановления трудовых книжек, утраченных в результате стихийных бедствий, разъяснён в письме Минздравсоцразвития России от 06.08.10 N 12-3/10/2-6752. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учётная карточка члена профсоюза, расчётная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдаёт работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтверждён в судебном порядке.

Сбор необходимых документов

Сведения о прежних местах работы сотрудника можно получить лишь у него, их следует запросить у работника. И желательно осуществить такой запрос письменно, указав в нём срок представления. Вариант такого запроса представлен в образце 1.

Образец 1

                       Запрос сведений о стаже работы

             до поступления на работу в ___________________________

                                           (название организации)

                  Уважаемый _______________________

                               (имя, отчество)

     В  связи  с  необходимостью  изготовления  дубликата вашей утерянной

трудовой книжки прошу Вас в срок до ____________ включительно представить

в отдел кадров сведения о Ваших   местах   работы  до того, как Вы пришли

работать в ________________________________________

                     (название организации)

Для удобства действий работника можно предложить ему заполнить таблицу, приведённую в образце 2, которая может быть приложением к запросу, направляемому работнику.

Образец 2

N п.п.	Место работы	Период работы	Должность
1
2
...

Если работник не пожелает давать такую информацию, то факт нежелания фиксируется на бланке запроса с подписями не менее двух свидетелей.

Такой документ:

подтвердит действия работодателя в оказании помощи работнику в получении документов, подтверждающих стаж его предшествующей работы;

позволит объяснить при проверке трудовой инспекцией:

- затягивание срока выдачи дубликата трудовой книжки либо

- выдачу дубликата трудовой книжки с указанием только последнего места работы сотрудника.

Получив от сотрудника информацию о местах его прежней работы, назначенное приказом ответственное лицо подготавливает запросы от имени работника в адрес прежних работодателей. При этом согласно статье 88 ТК РФ необходимо взять согласие работника на предоставление нынешнему работодателю бывшим работодателем персональных данных работника.

Пример такого запроса представлен в образце 3.

Образец 3

                                           Генеральному директору

                                           ООО "..."

                                           от ___________________________

                                              (Ф.И.О., паспортные данные)

                                  Запрос

В связи с утратой моей трудовой книжки прошу подтвердить справкой, что  я

_________________________________________________________________________

                                 (Ф.И.О.)

работал в ООО "...".

В справке следует указать период работы, должность, по которой я работал,

сведения о переводах, реквизиты приказов о приёме  на  работу, переводах,

увольнении.

Справку прошу направить моему нынешнему работодателю ____________________

                                        (название нынешнего работодателя)

расположенному по адресу: _______________________________.

                          (адрес нынешнего работодателя)

Своё согласие на передачу моих персональных данных ООО "..." ____________

_________________________________ подтверждаю.

(название нынешнего работодателя)

                   ______________________   ______________________

                          (подпись)               (Ф.И.О.)

                   ______________________

                           (дата)

Документами, подтверждающими трудовой стаж работника, помимо справки от бывшего работодателя могут быть:

- экземпляры трудовых договоров, полученные от работника;

- копии трудовых договоров, выписки из приказов о приёме на работу (увольнении) или их копии, оформленные прежними работодателями;

- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы (если работодатель ликвидирован).

Дубликат трудовой книжки, оформленный на основании копии или выписки из трудовой книжки, а также присланных работодателю предыдущими работодателями документов индивидуального персонифицированного учёта, подтверждающих пенсионный страховой стаж работника, с вероятностью, близкой к единице, будет признан недействительным, поскольку записи в рассматриваемом дубликате могут осуществляться лишь на основании надлежаще оформленных подтверждающих документов.

Работодатель, который снял копии с трудовых книжек работников и хранит их, как видим, поступает мудро. Хотя такие копии не являются документом, подтверждающим стаж данного работника, но их наличие позволяет работодателю без дополнительных усилий узнать, где до поступления к нему работал тот или иной сотрудник.

Если же работник не выдал сведений о своих бывших работодателях или от них не пришли ответы на запрос, то остаётся направить соответствующий запрос от имени работника в территориальный орган ПФР. Для этого используется форма СЗВ-2б "Запрос застрахованного лица о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счёта застрахованного лица" (утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.06 N 192П). При отправке такого запроса необходимо приложить копии паспорта и страхового свидетельства сотрудника.

Пенсионщикам надлежит дать ответ в течение 10 календарных дней (ч. 1 ст. 14, ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования").

Желательно отправлять запросы одновременно и бывшим работодателям сотрудника, и в территориальный орган ПФР, поскольку время на оформление дубликата остаётся прежним. И оно, как было сказано выше, всё то же - 15 календарных дней.

При проверке трудовой инспекцией направления указанных запросов позволят работодателю подтвердить содействие работнику в получении документов, необходимых для подтверждения его работы у прежних работодателей, и объяснить задержку в оформлении дубликата трудовой книжки (в отведённый срок) работнику, который продолжает трудиться у работодателя.

Если же сотрудник увольняется, то дубликат трудовой книжки ему необходимо выдать не позднее 15 календарных дней с даты подачи заявления. В дубликате при этом осуществляются записи (запись):

- по его прежним местам работы - на основании поступивших документов;

- только о работе у работодателя - при отсутствии запрашиваемых документов.

Задержка в выдаче дубликата трудовой книжки, скорее всего, не позволит бывшему сотруднику устроиться на работу. При обращении его в суд арбитры с большой вероятностью обяжут работодателя выплатить ему (ст. 139, 234, п. 35 правил):

- средний заработок со дня увольнения до дня выдачи дубликата книжки;

- компенсацию морального вреда.

Заполнение дубликата

На первой странице (титульном листе) рассматриваемого документа в верхнем правом углу указывается "Дубликат" (п. 1.2 инструкции). После чего на этом листе заносится информация о работнике, актуальная на момент его оформления, поскольку в трудовой книжке:

- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;

- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год), - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 инструкции). Так, если на день заполнения дубликата работница сменила фамилию, то следует указать изменённую фамилию.

В разделе "Сведения о работе" вначале вписывается суммарный общий стаж работы до поступления к работодателю на работу по документам, которые имеются в наличии (п. 7.2 инструкции). Для подсчёта такого стажа логично использовать методику, приведённую в пункте 21 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.07 N 91). Исчисление периодов работы (службы, деятельности) производится в календарном порядке из расчёта полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней указанных периодов переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные годы.

Примечание. После записи общего стажа работы предлагается его расписать по отдельным периодам работы на основании подтверждённых надлежаще оформленных документов.

Полностью отработанный календарный месяц или календарный год при этом принимается за полный месяц или год. Необходимость же перевода каждых 30 дней в полные месяцы действует только для не полностью отработанных застрахованным лицом месяцев. Правильность такого подсчёта подтверждена ФСС России в письме от 30.10.12 N 15-03-09/12-3065П.

В упомянутом письме Минздравсоцразвития России от 06.08.10 N 12-3/10/2-6752 давались разъяснения по оформлению дубликатов трудовых книжек, утраченных в результате стихийных бедствий. Предлагаемым в письме вариантом заполнения раздела "Сведения о работе" дубликата трудовой книжки может воспользоваться и работодатель, оформляющий рассматриваемый документ в связи с иными случаями.

Поступившие по запросам документы копируются, их копии заверяются (на копии должна быть надпись "Копия верна" с указанием должности и Ф.И.О. лица, заверившего копию, с его личной подписью и датой заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003)) и остаются у работодателя, оригиналы же возвращаются работнику (ч. 7 п. 7.2 инструкции).

Информация из поступивших документов переносится в соответствующие графы рассматриваемого раздела:

- в графе 2 "Дата, число, месяц, год" указывается дата приёма на работу;

- в графу 3 "Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении" заносится наименование организации (работодателя), где работал сотрудник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Наименование организации (работодателя) записывается в графе 3 по той же строке, в которой в графе 2 приведена дата приёма на работу, а не до этой записи, как принято при оформлении подлинника трудовой книжки.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющаяся в документах информация.

В графе 4 "Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись" указываются названные в наименовании графы показатели, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Инструкция при записи в трудовую книжку сведений о работе предписывает в графе 1 "N записи" проставить порядковый номер вносимой записи (п. 3.1 инструкции), в части же оформления дубликата такого уточнения нет. Отсутствует оно и в упомянутом письме Минздравсоцразвития России N 12-3/10/2-6752. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ему заполнять графу 1 в дубликате трудовой книжки. Отсчёт можно начать как с первой записи, относящейся к первому предыдущему работодателю, так и с записи о приёме на работу, производимой самим работодателем.

Если в представленных документах о предыдущей работе содержится неполная информация (к примеру, в документе не указано основание увольнения), то при заполнении дубликата трудовой книжки эта информация со слов работника не дополняется (п. 32 правил, п. 7.2 инструкции).

При переносе данных в дубликат трудовой книжки о периоде работы из поступивших от предыдущих работодателей справок их реквизиты указываются один раз напротив записи об увольнении. При представлении же заверенных копий приказов о приёме и увольнении реквизиты каждого из них заносятся в графу 4.

Заверение каждой записи о предыдущих работодателях в дубликате трудовой книжки не производится.

Сведения же о работе у работодателя вносятся на основании информации из личной карточки работника после записей о предыдущих местах работы.

Примечание. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Вариант заполнения дубликата трудовой книжки приведён в образце 4.

Образец 4

N записи	Дата			Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общий трудовой стаж составляет 12 (двенадцать)
				лет, 8 (восемь) месяцев и 5 (пять) дней
	08	02	1999	Принят в Общество с ограниченной
				ответственностью "Фиксчерс" (ООО "Фиксчерс")
				на должность специалиста в отдел обслуживания
				техники
	25	04	2003	Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1	Справка ООО "Фиксчерс"
				статьи 77 Трудового кодекса	19.01.2016 N 2
				Российской Федерации
	19	05	2003	Принят в Общество с ограниченной	Копия приказа от
				ответственностью "Фаст" (ООО "Фаст") на	19.05.2003 N 38-к
				должность старшего специалиста в
				технологический отдел
	02	09	2005	Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1	Копия приказа от
				статьи 77 Трудового кодекса Российской	02.09.2005 N 98-к
				Федерации
	"..."	"..."	"..."	"и т.д. заносятся данные из всех поступивших по	"..."
				запросам документов"
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Фиорд" (ООО "Фиорд")
1	17	08	2015	Принят на должность ведущего технолога	Приказ от 17.08.2015
					N 107-к

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы у предыдущих работодателей, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и затем производятся записи о приёме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы. Такие записи заносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров.

Если дубликат оформляется по заявлению уволившегося сотрудника, то все произведённые записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя, если в его учредительных документах предусмотрено её наличие.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки в ситуации, когда с увольнения сотрудника прошло определённое время, за которое организация по какой-то причине сменила название, будет несколько отличаться от общего случая.

После указания на титульном листе сведений о работнике лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает указанный лист и проставляет печать организации (при упоминании о её наличии в учредительных документах). На титульном листе проставляется оттиск новой печати организации, так как упомянутая организация изменила своё наименование, соответственно, поменялась её печать.

Примечание. Дубликат трудовой книжки оформляется на основании соответствующих документов. Поэтому если у работодателя имеется копия утраченной трудовой книжки и её данные не совпадают с информацией из подтверждающих документов, то в дубликат следует вносить сведения именно из документов.

В сведениях о работе (графа 3) сначала указывается то наименование организации, которое существовало в момент приёма сотрудника на работу, - до переименования (полное и, при наличии, сокращённое наименование). Далее вносятся все необходимые записи о приёме, переводах и увольнении. И только после осуществления записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определённом порядке:

- в графе 1 - следующий порядковый номер;

- графа 2 - не заполняется;

- в графе 3 указывается следующая запись: "(старое наименование организации - полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации - полностью)". В качестве основания указываются документы о переименовании - протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведённые записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации.

Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

Примечание. После оформления дубликата трудовой книжки сведения о нём необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. При выдаче работнику дубликата трудовой книжки в графе 12 книги указывается дата его выдачи, в графе 13 увольняющийся работник расписывается.

Учёт стоимости используемого бланка

При оформлении дубликата используется бланк трудовой книжки, ранее приобретённый работодателем. По общему правилу при выдаче трудовой книжки работодатель взимает с работника плату в размере затрат на приобретение соответствующего бланка (п. 47 правил). Ситуации, когда указанная плата не взимается, приведены в пунктах 34 и 48 правил. И одна из них - случай порчи трудовой книжки не по вине работника. Следовательно, рассматриваемая плата:

- не взимается, если дубликат оформляется в связи с утерей книжки работодателем, и

- взимается последним работодателем при выдаче дубликата, оформленного им в связи с поступившим заявлением бывшего сотрудника, потерявшего трудовую книжку.

Используемый при оформлении дубликата бланк трудовой книжки в бухгалтерском учёте учтён в качестве материально-производственных запасов, которые предназначены для использования в управленческих нуждах организации, на счёт 10 "Материалы":

Дебет 10 Кредит 60

- отражена задолженность за бланки трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 60

- выделена сумма НДС, выставленная продавцом книжек.

Пункт 42 правил о трудовых книжках предписывает хранить бланки трудовых книжек и вкладышей в них как документы строгой отчётности и выдать их лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Данные о движении указанных бланков согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) учитываются на забалансовом счёте 006 "Бланки строгой отчётности":

Дебет 91-2 Кредит 10

- учтены затраты на приобретение бланков трудовых книжек у распространителей;

Дебет 006

- бланки трудовых книжек приняты на забалансовый учёт;

Кредит 006

- бланк трудовой книжки использован для оформления дубликата трудовой книжки.

Плату же, взимаемую работодателем с бывшего работника при выдаче ему дубликата трудовой книжки, упомянутые рекомендации предлагали учитывать в прочих доходах:

Дебет 76 Кредит 91-1

- начислена задолженность работника за оформленный бланк трудовой книжки.

При передаче работнику трудовой книжки, по мнению чиновников (письма Минфина России от 16.08.13 N 03-03-05/33508, от 06.08.09 N 03-07-11/199, ФНС России от 23.06.15 N ГД-4-3/10833), возникает объект обложения по НДС:

- реализацией товаров (работ, услуг) в силу пункта 1 статьи 39 НК РФ признаётся передача права собственности на товары (работы, услуги);

- владельцем трудовой книжки и вкладышей в неё является работник.

Это, в свою очередь:

- обязывает организацию начислить на её стоимость сумму налога и

- предоставляет ей право принять к вычету предъявленную продавцом книжек сумму НДС.

В бухгалтерском учёте в этом случае осуществляются следующие проводки:

- в момент оприходования трудовых книжек:

Дебет 68 субсчёт "Расчёты по НДС" Кредит 19

- принята к вычету сумма НДС, выставленная продавцом книжек;

- при передаче дубликата трудовой книжки бывшему работнику:

Дебет 76 Кредит 68 субсчёт "Расчёты по НДС"

- начислена сумма НДС со стоимости передаваемого бланка трудовой книжки;

Дебет 50 Кредит 76

- бывшим работником внесена в кассу организации стоимость использованного бланка трудовой книжки.

Оплата, взимаемая работодателем при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в неё, подлежит учёту при определении облагаемой базы по налогу на прибыль организаций. Финансисты настоятельно рекомендовали учитывать такие доходы при определении облагаемой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями статьи 250 НК РФ (письмо Минфина России от 26.09.07 N 07-05-06/242).

Примечание. Рекомендациями аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчётности организаций за 2007 год (доведены письмом Минфина России от 29.01.08 N 07-05-06/18) предлагалось организациям относить расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в неё на прочие расходы.

Полученные доходы налогоплательщик уменьшает на произведённые расходы. Таковыми в соответствии с требованиями статьи 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Затраты по приобретению указанных бланков, по мнению фискалов, являются обоснованными и подлежат учёту при определении облагаемой базы по налогу на прибыль организаций. Если же доходы в виде сумм платы, взимаемой работодателем с бывшего сотрудника в оплату выдаваемого дубликата трудовой книжки, не превышают расходы на приобретение указанных бланков, то у налогоплательщика налогооблагаемой прибыли не возникает (упомянутое письмо ФНС России от 23.06.15 N ГД-4-3/10833).

При выдаче дубликатов трудовых книжек взамен утраченных работодателем без взимания платы с сотрудников осуществляется безвозмездная передача имущества, которая является в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ объектом обложения НДС.

Согласно статьям 38 и 39 НК РФ при реализации собственником имущества на возмездной или безвозмездной основе требуется его волеизъявление на такое отчуждение. Выдача трудовых книжек взамен утраченных предусмотрена законодательством РФ и происходит не в связи с волеизъявлением работодателя. В связи с этим обязанность по начислению НДС с переданных сотрудникам трудовых книжек отсутствует.

В то же время НДС по приобретённым взамен утраченных трудовым книжкам в этом случае включается в их стоимость на основании пункта 2 статьи 170 НК РФ. Но поскольку стоимость бланков при их оприходовании была отнесена на прочие расходы, то и её увеличение на сумму предъявленного НДС также включается в прочие расходы:

Дебет 91-2 Кредит 19

- учтено увеличение стоимости трудовой книжки на сумму НДС, выставленную её продавцом.

При выдаче дубликата трудовой книжки, которая была утеряна в связи с чрезвычайными обстоятельствами, их стоимость при исчислении налога на прибыль включается во внереализационные расходы согласно подпункту 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ как убытки, полученные организацией-налогоплательщиком в отчётном (налоговом) периоде в виде потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций.

Если же работодателем оформляется дубликат трудовой книжки, утеря которой произошла по его вине, то стоимость использованного бланка в целях налога на прибыль не учитывается. Это, в свою очередь, приводит к возникновению разницы в учитываемых величинах расходов при определении бухгалтерской прибыли и облагаемой базы по налогу на прибыль. Данная разница признаётся постоянной, что обязывает организацию начислить постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учёту "Учёт расчётов по налогу на прибыль организаций" (ПБУ 18/02) (утв. приказом Минфина России от 19.11.02 N 114н)):

Дебет 99 субсчёт "Постоянные налоговые обязательства (активы)" Кредит 68 "Расчёты по налогу на прибыль"

- начислено постоянное налоговое обязательство.