Сведения о среднесписочной численности: отчет не для всех (В. Цветаева, журнал "Арсенал предпринимателя", N 1, январь 2016 г.)

Сведения о среднесписочной численности: отчет не для всех

В. Цветаева,

юрист, консультант по налоговому учету

консалтинговой компании "Советникъ"

Журнал "Арсенал предпринимателя", N 1, январь 2016 г., с. 32-37.

Первый месяц нового года является по-настоящему "жарким" для представления отчетности в контролирующие органы. Одной из форм отчетности, которую должны представить некоторые из бизнесменов, являются сведения о среднесписочной численности сотрудников. Поговорим о том, в каких случаях предприниматели должны представлять в налоговые органы соответствующие сведения и как это правильно делать.

Важно знать

Сведения о среднесписочной численности сотрудников (далее - Сведения) представляют в территориальное отделение ФНС России не позднее 20 января года, следующего за отчетным. То есть подать указанную информацию за 2015 г. бизнесмен должен не позднее 20 января 2016 г. Представлять такие Сведения должны только коммерсанты, у которых в предшествующем году были наемные сотрудники (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ). Наличие сотрудников у бизнесмена является главным и единственным критерием для представления Сведений.

Списочная численность работников включает в себя только наемных сотрудников, работавших в 2015 г. по трудовому договору и выполнявших постоянную, временную или сезонную работу один день и более (п. 79 приказа Росстата от 28.10.2013 N 428 "Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", N П-5(м) "Основные сведения о деятельности организации" (далее - Указания)). Поэтому даже если у коммерсанта в 2015 г. по трудовому договору работал всего лишь один сотрудник, Сведения представить все равно нужно.

Вне зависимости от того, где коммерсант фактически осуществляет свою деятельность, Сведения он должен представить в территориальное отделение ФНС России по месту регистрации (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 83 НК РФ для индивидуальных предпринимателей местом их регистрации является налоговый орган по месту жительства. Поэтому отчет нужно представить именно туда.

Если бизнесмен зарегистрирован в качестве ИП в середине года, представить сведения он должен все равно не позднее 20 января следующего года.

К сведению. Налоговым контролерам Сведения необходимы для определения способа сдачи отчетности. Если численность работников коммерсанта превысит 100 человек, то ему нельзя сдавать налоговую отчетность по почте или лично. Отчитываться можно только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (абз. 2 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Заполнение Сведений не должно вызвать сложностей, главное, правильно определить среднесписочную численность сотрудников.

Как сосчитать?

Рассчитывая среднесписочную численность за год, нужно помнить, что учитывают как фактически работающих сотрудников, так и отсутствующих по каким-либо причинам. В частности, в среднесписочную численность целыми единицами включаются работники (п. 79 Указаний):

- находящиеся в служебных командировках;

- не явившиеся на работу по болезни;

- надомники;

- находящиеся в ежегодных и дополнительных отпусках;

- имевшие выходной день согласно графику работы, а также за переработку при суммированном учете рабочего времени;

- получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;

- находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы по уважительным причинам;

- совершившие прогулы и т.д.

В то же время не включаются в среднесписочную численность следующие сотрудники (п. 80 Указаний):

- внешние совместители;

- выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;

- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением ребенка, а также в отпуске по уходу за ребенком.

Стоит отметить, что по некоторым категориям работников среднесписочную численность следует определять с учетом установленных особенностей. К примеру, работника, получающего у коммерсанта две, полторы или менее одной ставки или оформленного в качестве внутреннего совместителя, следует учитывать в списочной численности как одного человека (примечание к п. 80 Указаний).

Зная, каких сотрудников включать в расчет среднесписочной численности, можно перейти к самой формуле, по которой ее считают.

Полный рабочий день

Итак, среднесписочная численность работников за отчетный год рассчитывается по следующей формуле:

Среднесписочная численность = Сумма среднесписочной численности за каждый месяц : 12

Особенно стоит отметить, что, если бизнесмен работал отчетный год не полностью, делить нужно все равно на 12 месяцев. При этом полученный результат необходимо округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).

Саму же сумму среднесписочной численности работников за каждый месяц отчетного года рассчитывают так:

Среднесписочная численность за месяц = Сумма среднесписочной численности работников за каждый календарный день месяца : Количество дней в месяце

Здесь, так же как и в первой формуле, нужно учитывать, что, если коммерсант работал не полный месяц, делить необходимо все равно на полное количество дней этого месяца. При этом полученный результат не округляют.

Неполный день

Во многих случаях бизнесмены переводят своих сотрудников на неполный рабочий день. Например, для того, чтобы не потерять право применять ПСН (численность сотрудников не должна превышать 15 человек) или уплачивать ЕНВД (здесь лимит существенно выше - 100 человек). В этой ситуации среднесписочную численность таких сотрудников учитывают пропорционально отработанному времени. Для этого расчета нужно знать общее количество человеко-дней, отработанных такими сотрудниками.

Рассчитать человеко-дни можно по формуле:

Количество человеко-дней = Количество отработанных сотрудником часов : Продолжительность рабочего дня

Определяя этот показатель, следует помнить, что продолжительность рабочего дня считают исходя из продолжительности рабочей недели, которая установлена у ИП. Например, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе этот показатель будет равен 8 часам (40 часов : 5 дней). То есть человеко-часы нужно делить на 8. При 36-часовой неделе - на 7,2 часа (36 часов : 5 дней), а при 24-часовой неделе - на 4,8 часа (24 часа : 5 дней). Зная показатель человеко-дни, можно легко посчитать среднесписочную численность при неполном рабочем дне. Для этого человеко-дни нужно разделить на количество рабочих дней месяца.

Среднесписочная численность сотрудников = Общее количество человеко-дней по всем работникам : Количество рабочих дней месяца

Полученный результат нужно округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).

Рассмотрим на примере, как посчитать среднесписочную численность сотрудников бизнесмена.

Пример 1

ИП А.А. Кочетов применяет ПСН, в его деятельности установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя. С января по ноябрь 2015 г. у бизнесмена по трудовым договорам работало 13 человек. В декабре количество работников сократилось до 12 человек. В августе и сентябре коммерсант привлек четырех сотрудников на неполный рабочий день (4 часа). Рассчитаем, какую среднесписочную численность сотрудников должен указать коммерсант за 2015 г.

С работниками, которые трудились полный день, все просто: за январь - ноябрь их численность составляет 13 человек, а за декабрь - 12.

Теперь посчитаем численность тех, кто трудился неполный рабочий день.

В августе 2015 г. 21 рабочий день, поэтому количество человеко-дней будет равно 10,5 (84 часа : 8 часов). Далее человеко-дни нужно разделить на количество рабочих дней месяца, в нашем случае - 21. Поэтому получим 0,5. Так как у коммерсанта неполный рабочий день трудилось 4 человека, среднесписочная численность работников в августе будет равна 2 (0,5 х 4).

Теперь рассчитаем среднесписочную численность за сентябрь 2015 г., в нем 22 рабочих дня, поэтому количество человеко-дней составит 11 (88 часов : 8 часов). Далее человеко-дни нужно разделить на количество рабочих дней месяца, в нашем случае - 22, и получим среднесписочную численность за сентябрь тоже 2 (11 : 22 х 4).

Для удобства представим расчет среднесписочной численности в таблице:

Месяц	Среднесписочная численность
Январь	13
Февраль	13
Март	13
Апрель	13
Май	13
Июнь	13
Июль	13
Август	15 (13 + 2)
Сентябрь	15 (13 + 2)
Октябрь	13
Ноябрь	13
Декабрь	12
Итого	159

Таким образом, представляя сведения о среднесписочной численности сотрудников за 2015 г., ИП А.А. Кочетов должен указать 13 (159 человек : 12 месяцев).

Представляем Сведения

Форма, по которой предприниматель должен передать Сведения за предыдущий календарный год, утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@ "Об утверждении формы сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год". Рекомендации по ее заполнению приведены в письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@.

При заполнении показателей отчета следует учитывать следующее:

- в строке "Представляется в" отражают полное наименование налогового органа, в который представляются Сведения, и код налогового органа;

- в строке "Организация (индивидуальный предприниматель)" указывают фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;

- в строке "ИНН/КПП" отражают ИНН коммерсанта;

- в строке "Среднесписочная численность по состоянию на" отражают среднесписочную численность работников бизнесмена по состоянию на 1 января текущего года за предшествующий календарный год (в нашем случае - на 01.01.2016);

- в строке "Достоверность и полноту представленных сведений подтверждаю" ставится подпись коммерсанта и дата подписания Сведений.

Пример 2

Используя исходные данные предыдущего примера, покажем, как ИП А.А. Кочетов должен заполнить сведения о среднесписочной численности сотрудников за 2015 год.

Приложение

к Приказу ФНС РФ

от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@

/--\           /--\      /-----------------------------------\

|  | Штрих-код |  |  ИНН |7 |7 |1 |8 |3 |4 |0 |0 |7 |7 |7 |7 |

\--/ 1110 0188 \--/      \-----------------------------------/

                         /--------------------------\      /--------\

                     КПП |  |  |  |  |  |  |  |  |  | Стр. |0 |0 |1 |

                         \--------------------------/      \--------/

                                                                                Форма по КНД 1110018

                                                  Сведения

                              о среднесписочной численности работников за

                                     предшествующий календарный год

                                                                                              /-----------\

Представляется в      ИФНС России N 18 по г. Москве                                       Код |7 |7 |1 |8 |

                 ------------------------------------------------------------------------     \-----------/

                                   (наименование налогового органа)

                                     Александр Андреевич Кочетов

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

        (полное наименование организации / фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя)

___________________________________________________________________________________________________________

                                            /-----\ /-----\ /-----------\

Среднесписочная численность по состоянию на |0 |1 |=|0 |1 |=|2 |0 |1 |6 |

                                            \-----/ \-----/ \-----------/

                                                (число, месяц, год)*

           /-----------------\

составляет |- |- |- |- |1 |3 | человек

           \-----------------/

     * В  случае  представления  сведений  о  среднесписочной  численности  работников   за  предшествующий

календарный год  отражается дата - 1 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации

отражается первое число месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).

___________________________________________________________________________________________________________

 Достоверность и полноту представленных сведений  |Заполняется работником налогового органа

 подтверждаю:                                     |

 Для организации                                  |                           /-----\ /-----\ /-----------\

 Руководитель ___________________________________ |Дата представления         |  |  |=|  |  |=|  |  |  |  |

              (Фамилия, Имя, Отчество (полностью))|                           \-----/ \-----/ \-----------/

                     /-----\ /-----\ /-----------\|                      /--------------------------------\

 Подпись _____ Дата  |  |  |=|  |  |=|  |  |  |  ||Зарегистрирована за N |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |

                     \-----/ \-----/ \-----------/|                      \--------------------------------/

          М.П.                                    |

                                                  |_____________________  ________________

 Для индивидуального предпринимателя              |    (Фамилия, И.О.)        (Подпись)

                     /-----\ /-----\ /-----------\|

 Подпись Кочетов Дата|1 |2 |=|0 |1 |=|2 |0 |1 |6 ||

         -------     \-----/ \-----/ \-----------/|

                                                  |

 Представитель                                    |

 ________________________________________________ |

 (полное наименование организации/(фамилия, имя,  |

                                       отчество)) |

                     /-----\ /-----\ /-----------\|

 Подпись _____ Дата  |  |  |=|  |  |=|  |  |  |  ||

                     \-----/ \-----/ \-----------/|

          М.П.                                    |

------------------------------------------------- |

   (наименование документа, подтверждающего       |

 полномочия представителя, копия прилагается)     |

/--\                                                                                                   /--\

|  |                                                                                                   |  |

\--/                                                                                                   \--/