Вопрос: Какие документы или письма мне необходимо запросить у работодателя при отправке ему копии трудовой книжки? Можно ли отправить копию трудовой книжки по электронной почте или необходимо отправлять ее в печатном виде письмом с уведомлением? В какой срок работодатель должен восстановить трудовую книжку? На новом месте необходимо заводить новую трудовую книжку или ждать пока восстановят старую? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Какие документы или письма мне необходимо запросить у работодателя при отправке ему копии трудовой книжки? Можно ли отправить копию трудовой книжки по электронной почте или необходимо отправлять ее в печатном виде письмом с уведомлением? В какой срок работодатель должен восстановить трудовую книжку? На новом месте необходимо заводить новую трудовую книжку или ждать пока восстановят старую?

1. Вам необходимо обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата).

2. Для получения дубликата трудовой книжки Вы можете предоставить копию трудовой книжки, заверенную работодателем, или документы, подтверждающие ваш стаж работы до поступления на последнее место работы. Такими документами могут быть заверенные копии приказов о приеме/увольнении. Копию трудовой книжки, заверенную работодателем, Вы не можете отправить по электронной почте, так как документы для заполнения дубликата трудовой книжки должны быть представлены в оригинальном виде работодателю.

3. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

4. На новом месте работы заводить новую книжку не надо, необходимо, оформить дубликат трудовой книжки по последнему месту работы.

Правовое обоснование:

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утверждены Постановлением Правительством РФ от 16.04.2003 г. N 225.

Пункт 31 Правил предписывает лицу, утратившему трудовую книжку немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Правила (п. 32) закрепляют следующий порядок восстановления трудовой книжки: при оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.