Вопрос: За какой срок обязан работодатель предоставить кадровую документацию при плановой проверке? Готовимся к проверке, документы 5-летней давности хранятся по предыдущему адресу. Нужно ли их привозить? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

За какой срок обязан работодатель предоставить кадровую документацию при плановой проверке? Готовимся к проверке, документы 5-летней давности хранятся по предыдущему адресу. Нужно ли их привозить?

Да, обязаны, если такая документация соответствует целям, задачам и предмету проверки. Законодательство РФ не ограничивает период деятельности организации, за который у работодателя при плановой проверке может быть затребована кадровая документация.

Правовое обоснование:

В силу ч. 11 ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" плановая проверка проводится в форме документарной проверки и (или) выездной проверки в порядке, установленном соответственно ст.ст. 11, 12 настоящего Федерального закона.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ предметом документарной проверки являются сведения, содержащиеся в документах юридического лица, индивидуального предпринимателя, устанавливающих их организационно-правовую форму, права и обязанности, документы, используемые при осуществлении их деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, исполнением предписаний и постановлений органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля (ч. 1 указанной статьи).

В течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны направить в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля указанные в запросе документы (ч. 5 указанной статьи).

Указанные в запросе документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и соответственно подписью индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, руководителя, иного должностного лица юридического лица. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе представить указанные в запросе документы в форме электронных документов в порядке, определяемом Правительством РФ (ч. 6 указанной статьи).

При проведении документарной проверки орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля не вправе требовать у юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки, а также сведения и документы, которые могут быть получены этим органом от иных органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля (ч. 11 указанной статьи).

Проверка проводится на основании распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля. В указанном распоряжении (приказе) указываются, в том числе, цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения, а также перечень документов, представление которых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем необходимо для достижения целей и задач проведения проверки (ст. 14 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ).

Согласно ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ предметом выездной проверки являются содержащиеся в документах юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения, а также соответствие их работников, состояние используемых указанными лицами при осуществлении деятельности территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, подобных объектов, транспортных средств, производимые и реализуемые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем товары (выполняемая работа, предоставляемые услуги) и принимаемые ими меры по исполнению обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами.

Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель, его уполномоченный представитель обязаны предоставить должностным лицам органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных лиц и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями оборудованию, подобным объектам, транспортным средствам и перевозимым ими грузам (ч. 5 ст. 12 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ).

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.