Вопрос: Может ли учреждение заменить ранее принятый к бухгалтерскому учету первичный документ на новый в случае обнаружения в нем ошибки? (журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г.)

Может ли учреждение заменить ранее принятый к бухгалтерскому учету первичный документ на новый в случае обнаружения в нем ошибки?

Л. Семина,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г., с. 67-68.

Заменить принятый к учету первичный документ, в котором обнаружена ошибка, на новый документ нельзя. При этом действующим законодательством предусмотрена возможность исправления первичных документов. Правила исправления ошибочной первичной документации учреждение может разработать самостоятельно с учетом общих требований, установленных на законодательном уровне. Такие правила необходимо закрепить в учетной политике.

Обоснование. В соответствии с п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете) в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно п. 10 Инструкции N 157н*(1) принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.

Принимая во внимание то, что Закон о бухучете и Инструкция N 157н являются основополагающими документами при организации и ведении бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях, в том числе при оформлении и принятии к учету первичных документов, стоит отметить, что указанными нормативными актами установлена возможность исправления первичных документов, а также определены общие требования к такому исправлению. При этом ни одним из названных нормативных актов не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в первичном учетном документе.

Минфин также считает, что ошибочный документ, принятый к бухгалтерскому учету, заменить нельзя, но его можно исправить (Письмо от 22.01.2016 N 07-01-09/2235).

Учреждение вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом о бухучете и Инструкцией N 157н, а также принимая во внимание особенности документооборота. Кроме того, при разработке методов исправления первичной документации необходимо учитывать положения иных нормативных актов, устанавливающих запрет на исправление отдельных первичных документов (например, кассовых документов), либо особенности такого исправления (например, в отношении счетов-фактур).

1 марта 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.