Вопрос: Работник потерял трудовую книжку и обратился к работодателю за дубликатом. Часть документов, подтверждающих работу, у работодателя отсутствуют. Работник запросил в Пенсионном фонде сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, в форме бумажного документа. Сведения включают период работы, по которому у работодателя нет документов. Может ли работодатель внести записи в дубликат на основании указанных сведений из Пенсионного фонда? Какие реквизиты должны обязательно присутствовать в документе из Пенсионного фонда (печать, подпись, другие?) (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.)

Работник потерял трудовую книжку и обратился к работодателю за дубликатом. Часть документов, подтверждающих работу, у работодателя отсутствуют. Работник запросил в Пенсионном фонде сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, в форме бумажного документа. Сведения включают период работы, по которому у работодателя нет документов. Может ли работодатель внести записи в дубликат на основании указанных сведений из Пенсионного фонда? Какие реквизиты должны обязательно присутствовать в документе из Пенсионного фонда (печать, подпись, другие?)

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся, в том числе сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Трудовое законодательство не содержит четкого перечня документов, которые могут подтвердить стаж работы работника. В связи с этим, такими документами могут быть письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями с предыдущих мест работы, справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей, выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, решение суда об установлении трудового стажа. Одним из доказательств трудового стажа работника могут служить документы Пенсионного Фонда РФ (например, справка о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования по форме СЗВ-К и другие унифицированные формы). Работодатель вправе внести записи в дубликат трудовой книжки сведения о трудовом стаже работника на основании сведений из Пенсионного Фонда РФ. В дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в представленных документах сведения.

При этом, документы Пенсионного Фонда РФ подписываются уполномоченными лицами Пенсионного Фонда РФ и должны содержать печать и другие обязательные реквизиты, предусмотренные утвержденными унифицированными формами.

Правовое обоснование:

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225):

- лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31);

- при оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся, в том числе сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами (п. 32);

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69) работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Одним из доказательств трудового стажа работника могут служить документы Пенсионного фонда РФ. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" были утверждены формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. В частности, справка по форме СЗВ-К содержит сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Однако данные формы не содержат полной информации о трудовой деятельности работника. В связи с этим на основе выписки из Пенсионного фонда невозможно внести все сведения в дубликат трудовой книжки. Вместе с тем законодателем был установлен порядок внесения сведений в дубликат трудовой книжки на тот случай, если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом. В таком случае согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.