Вопрос: Какими документами можно подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае его проезда к месту командирования на автотранспорте сторонней организации на основании договора перевозки? (журнал "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 3, март 2016 г.)

Какими документами можно подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае его проезда к месту командирования на автотранспорте сторонней организации на основании договора перевозки?

А. Гусев,

к.п.н., редактор журнала "Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных) учреждений"

Журнал "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 3, март 2016 г., с. 57-61.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. При направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, отраженного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.

Обоснование. В силу ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не считаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, лицам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. В свою очередь, порядок и размеры возмещения данных расходов лицам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений предусматриваются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Согласно п. 4 Положения N 749*(1) срок командировки утверждается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Пунктом 7 Положения N 749 предусмотрены варианты подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в зависимости от способа проезда в командировку и обратно.

Так, фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Напомним, что в силу п. 12 Положения N 749 расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают в себя траты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, и оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Абзацем 2 п. 7 Положения N 749 также предусмотрен способ подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности). При таком способе проезда фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которую работник представляет работодателю по возвращении из командировки с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).

Кроме того, в Положении N 749 учтены ситуации, когда у налогоплательщика по каким-либо причинам отсутствуют проездные документы, на основании которых он пользовался услугами транспортной компании. Например, в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Такими документами могут являться:

- при проживании в служебной командировке в гостинице - счет (иной документ), выданный гостиницей, который должен содержать реквизиты, поименованные в п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359, и п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085, либо указанный документ может содержать реквизиты, обозначенные в данном п. 20, и плюс к нему будет выдан кассовый чек либо БСО, содержащий реквизиты, названные в поименованном п. 3. Требовать предоставления письменного договора в данном случае не нужно;

- когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) - договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание. Указанные документы должны быть оформлены в простом письменном виде (ст. 674 ГК РФ). Если же договор аренды заключен с участием риэлтерской фирмы, в подтверждение произведенных расходов работник должен представить в бухгалтерию организации договор с риэлтерским агентством, расписку наймодателя о получении платы, квитанцию к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Напомним: п. 26 Положения N 749 установлено, что работник по возвращении обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Между тем Положение N 749, регулирующее способ подтверждения срока нахождения работника в командировке, охватывает не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, обозначенным положением прямо не установлен способ определения фактического срока пребывания работника в месте командирования при направлении его в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги, на основании соответствующего договора, при которой не оформляются проездные документы (билеты).

Однако, поскольку определение срока нахождения работника в командировке в случаях, когда проезд осуществляется способом, не предусматривающим оформление проездных документов, регулируется только абз. 2 п. 7 Положения N 749, данный абзац может быть применим к любым иным ситуациям (помимо случаев проезда работника в место командировки и обратно на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности)), при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов.

Согласно п. 3 Положения N 749 работники направляются в командировки на определенный срок на основании письменного решения работодателя.

Таким образом, при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги в силу соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, отраженного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.

1 марта 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.