Вопрос: Утрачены несколько приказов о приеме на работу от 2000 года. Копий нет. Есть только записи в трудовой книжке. Служебная записка написана, комиссия создана, причины утраты выявлены, акт составлен. Как теперь фактически восстановить сам приказ? Как сегодняшним числом восстановить документ многолетней давности? Какие формулировки он должен содержать? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.)

Утрачены несколько приказов о приеме на работу от 2000 года. Копий нет. Есть только записи в трудовой книжке. Служебная записка написана, комиссия создана, причины утраты выявлены, акт составлен. Как теперь фактически восстановить сам приказ? Как сегодняшним числом восстановить документ многолетней давности? Какие формулировки он должен содержать?

По нашему мнению, в данном случае работодателю необходимо оформить дубликаты потерянных приказов о приеме на работу.

Для изготовления дубликата используется соответствующий бланк или чистый лист, воспроизводящий все реквизиты ранее утерянного документа. В дубликате должны быть указаны: дата и номер подлинного документа; фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего подлинный документ; дата подписания дубликата; фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего дубликат. В верхнем правом углу проставляется отметка "дубликат". Дубликат удостоверяется печатью организации.

Правовое обоснование:

Согласно п. 2.1 28 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.