Вопрос: Подотчетное лицо перечислило наличные денежные средства на номер рабочего сотового телефона через терминал оплаты, но чека терминал не предоставил. Работник оформил авансовый отчет без приложения подтверждающих документов. Правомерно ли учесть такие затраты при исчислении налога на прибыль? (журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2016 г.)

Подотчетное лицо перечислило наличные денежные средства на номер рабочего сотового телефона через терминал оплаты, но чека терминал не предоставил. Работник оформил авансовый отчет без приложения подтверждающих документов. Правомерно ли учесть такие затраты при исчислении налога на прибыль?

Г.Г. Лалаев,

советник государственной гражданской службы РФ

1-го класса, доцент Финансового университета

при Правительстве РФ

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2016 г., с. 11-12.

Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Под расходами понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В целях налогообложения прибыли расходы на оплату услуг связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (п. 2 ст. 253, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для осуществления расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода.

То есть расходы на услуги оператора связи принимаются к учету не на основании авансовых отчетов работников, а на основании выставленных счетов (актов) оператора связи. При этом конкретный перечень документов, подтверждающих обоснованность расходов на оплату услуг связи, налоговое законодательство не содержит.

Однако для признания соответствующих затрат на оплату услуг связи необходимо обеспечить наличие документов, подтверждающих осуществление и экономическую обоснованность расходов. Данный вывод сделан, в частности, в Письме Минфина РФ от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348.

Для признания расходов на оплату услуг связи налогоплательщику необходим договор с оператором связи на оказание услуг. Кроме того, желательно наличие приказа руководителя, определяющего правила пользования корпоративной связью и перечень должностей работников, которые используют мобильные телефоны в служебных целях, наличие детализированных счетов оператора сотовой связи.

Для подтверждения расходов на оплату услуг связи, произведенных работником в служебных целях, подлежащих компенсации работодателем, также необходимы подтверждающие документы (авансовый отчет или соответствующее заявление с прикреплением квитанции об оплате или чека платежного терминала).

Таким образом, если налогоплательщик не может документально подтвердить произведенные расходы на оплату услуг связи, а также экономическую обоснованность этих расходов, они не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

1 апреля 2016 г.