6-НДФЛ: примеры заполнения новой формы (Е. Титова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2016 г.)

6-НДФЛ: примеры заполнения новой формы

Е. Титова,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

член Палаты налоговых консультантов

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2016 г., с. 46-50.

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (далее - 6-НДФЛ, Расчет)*(1). Рассмотрим порядок ее заполнения в конкретных ситуациях.

От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента*(2).

К сожалению, порядок заполнения Расчета*(3) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при его составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах *(4), "белые пятна" еще остаются.

Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении нового Расчета и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Новый Расчет, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета*(5).

На взгляд автора, если позволяет программное обеспечение, 6-НДФЛ может формироваться автоматически из регистров, используемых налоговым агентом для заполнения 2-НДФЛ.

Можно разработать и специальный регистр (см. образец на с. 49), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу на с. 96).

Образец заполнения регистра налогового учета

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Регистр налогового учета
(учета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом)

Общество с ограниченной ответственностью "Актив"

ИНН/КПП: 7706150151/770601001

Код ОКТМО: 61701000

Код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете: 7706

Период	Кол-во физлиц, получивших доходы (чел.)	Дата фактического получения дохода	Дата удержания НДФЛ	Срок перечисления НДФЛ	Вид дохода	Сумма начисленного дохода (руб.)			Сумма налоговых вычетов (руб.)			Сумма удержанного НДФЛ (руб.)
						облагаемого по ставке 13%		облагаемого по ставке 30%	стандартные	по ст. 217 НК РФ	сумма вычетов (руб.)	13%	30%
Январь	4	31.01.2016	11.02.2016	12.02.2016	Заработная плата	204 000	-		2800	4000	6800	25 636	-
Февраль	4	29.02.2016	11.03.2016	11.03.2016	Заработная плата	200 000	-		2800		2800	25 363	-
Март	5	31.03.2016	11.04.2016	11.04.2016	Заработная плата	200 000	30 000		2800		2800	25 636	9000
Итого за квартал (для Раздела 1)	5	-	-	-	-	604 000	30 000		8400	4000	12 400	76 908	9000

    Бухгалтер      Иванова Т.И.

Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода

Доход	Исчислить налог	Удержать налог	Перечислить налог	Норма
Доход в виде оплаты труда	В последний день месяца, за который начислен заработок	В день выплаты за отработанный месяц	Не позднее следующего дня за днем выплаты дохода в виде оплаты труда	п. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ
Зарплата при увольнении и компенсационные выплаты с отпускных при увольнении	В последний день работы, за который был начислен доход		Не позднее следующего дня за днем выплаты дохода в виде компенсации	подп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ
Отпускные и больничные выплаты (включая пособие по уходу за больным ребенком)	В день выплаты	В день выплаты	Не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные или больничные	подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ
Дивиденды			В ООО - не позднее следующего дня за днем выплаты дивидендов. В АО - не позднее месяца с более ранней даты (окончания налогового периода, выплаты денег)	п. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ
Доход от экономии на процентах	Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства	В день выплаты ближайшего денежного дохода, подлежащего обложению НДФЛ	Не позднее следующего дня за днем выплаты дохода, с которого удержан НДФЛ	подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ
Командировочные, в том числе сверхлимитные суточные и неподтвержденные расходы	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки			подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ
Списание безнадежного долга	В день списания долга с баланса			подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ
Доход в натуральной форме	В день передачи дохода	В день выплаты ближайшего денежного дохода, подлежащего обложению НДФЛ*		подп. 2 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ
Зачет встречных требований	В день зачета встречных однородных требований, то есть когда подписано соглашение о взаимозачете	В день зачета встречных требований за вычетом НДФЛ	Не позднее следующего дня за днем подписания соглашения	подп. 4 п. 1 ст. 223 НК РФ
* Сумма удержания не может превышать 50% от суммы вознаграждения за период.

Важно! Отсутствие налогового регистра по НДФЛ является основанием для привлечения налогового агента к ответственности по статье 120 Налогового кодекса (п. 2 письма ФНС России от 29.12.2012 N АС-4-2/22690).

Заполнение Раздела 1 Расчета

Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.

Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.

По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.

В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу статьи 217 Налогового кодекса.

По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:

Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) - сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)

По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.

Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице*(6).

По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется*(7). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.

Пример

В форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них - из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в Расчете за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 - (2 - 1) + (3 - 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.

По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.

Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.

По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса.

Заполнение Раздела 2 Расчета

В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода*(8).

Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:

- строка 100 заполняется на основании статьи 223 Налогового кодекса (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);

- строка 110 заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Налогового кодекса (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог*(9));

- по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Налогового кодекса, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ*(10). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами - наиболее ранняя из следующих дат:

1) дата окончания соответствующего налогового периода;

2) дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;

3) дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Общая сумма доходов (без вычитания суммы удержанного НДФЛ) отражается по строке 130, а сумма удержанного с этого дохода налога - по строке 140.

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены*(11).

Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в Расчете за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года*(12).

Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.

Пример

1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 Расчета за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом:

- по строке 100 указывается дата 31.03.2016;

- по строке 110 - 05.04.2016;

- по строке 120 - 06.04.2016;

- по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели.

2. Больничный за март был оплачен 5 апреля. Операция в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. будет отражена следующим образом:

- по строке 100 указывается 05.04.2016;

- по строке 110 - 05.04.2016;

- по строке 120 - 30.04.2016;

- по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи*(13), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.

Пример

В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб.

В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб.

В Расчете 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена:

- по строке 020 - 2000 руб.;

- по строке 030 - 2000 руб.

В Расчете 6-НДФЛ за полугодие указанные выплаты будут отражены:

- по строке 020 - 12 000 руб. (2000 + 10 000);

- по строке 030 - 4000 руб.

При вручении подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей, необходимо учитывать следующее.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме*(14).

Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.

Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.

После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо*(15).

Образец заполнения Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

                           /-----------------------\

                       ИНН |7|7|0|6|1|5|0|1|5|1|-|-|

                           \-----------------------/

                           /-----------------\       /-----\

                       КПП |7|7|0|6|0|1|0|0|1|  Стр. |0|0|2|

                           \-----------------/       \-----/

                  Раздел 1. Обобщенные показатели

     Ставка налога, %

    /---\

010 |1|3|

    \---/

     Сумма начисленного дохода                    В том числе сумма начисленного дохода в виде

                                                  дивидендов

    /-----------------------------\ /---\         /-----------------------------\ /---\

020 | | | | | | | | | |6|0|4|0|0|0| |0|0|     025 | | | | | | | | | | | | | | |0| |0|0|

    \-----------------------------/.\---/         \-----------------------------/.\---/

     Сумма налоговых вычетов                       Сумма исчисленного налога

    /-----------------------------\ /---\         /-----------------------------\

030 | | | | | | | | | | |1|2|4|0|0| |0|0|     040 |-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|7|6|9|0|8|

    \-----------------------------/.\---/         \-----------------------------/

     В том числе сумма исчисленного налога         Сумма фиксированного авансового платежа

     на доходы в виде дивидендов

    /-----------------------------\ /---\         /-----------------------------\

045 | | | | | | | | | | | | | | |0| |0|0|     050 | | | | | | | | | | | | | | |0|

    \-----------------------------/ \---/         \-----------------------------/

     Ставка налога, %

    /---\

010 |3|0|

    \---/

     Сумма начисленного дохода                    В том числе сумма начисленного дохода в виде

                                                  дивидендов

    /-----------------------------\ /---\         /-----------------------------\ /---\

020 | | | | | | | | | | |3|0|0|0|0| |0|0|     025 | | | | | | | | | | | | | | |0| |0|0|

    \-----------------------------/.\---/         \-----------------------------/.\---/

     Сумма налоговых вычетов                       Сумма исчисленного налога

    /-----------------------------\ /---\         /-----------------------------\

030 | | | | | | | | | | | | | | |0| |0|0|     040 | | | | | | | | | | | |9|0|0|0|

    \-----------------------------/.\---/         \-----------------------------/

     В том числе сумма исчисленного налога         Сумма фиксированного авансового платежа

     на доходы в виде дивидендов

    /-----------------------------\ /---\         /-----------------------------\

045 | | | | | | | | | | | | | | |0| |0|0|     050 | | | | | | | | | | | | | | |0|

    \-----------------------------/ \---/         \-----------------------------/

Итого по всем ставкам

     Количество физических лиц, получивших         Сумма удержанного налога

     доход

    /-------------\                               /-----------------------------\

060 | | | | | | |5|                           070 | | | | | | | | | | |8|5|9|0|8|

    \-------------/                               \-----------------------------/

     Сумма налога, не удержанная налоговым         Сумма налога, возвращенная налоговым агентом

     агентом

    /-----------------------------\               /-----------------------------\

080 | | | | | | | | | | | | | | |0|           090 | | | | | | | | | | | | | | |0|

    \-----------------------------/               \-----------------------------/

            Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов

               и удержанного налога на доходы физических лиц

     Дата фактического получения дохода/          Сумма фактически полученного дохода/

     Дата удержания налога/                       Сумма удержанного налога

     Срок перечисления налога

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\ /---\

100 |3|1| |0|1| |2|0|1|6|                     130 | | | | | | | | | |2|0|4|0|0|0| |0|0|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/.\---/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\

110 |1|1| |0|2| |2|0|1|6|                     140 | | | | | | | | | | |2|5|6|3|6|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/

    /---\ /---\ /-------\

120 |1|2| |0|2| |2|0|1|6|

    \---/.\---/.\-------/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\ /---\

100 |2|9| |0|2| |2|0|1|6|                     130 | | | | | | | | | |2|0|0|0|0|0| |0|0|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/.\---/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\

110 |1|1| |0|3| |2|0|1|6|                     140 | | | | | | | | | | |2|5|6|3|6|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/

    /---\ /---\ /-------\

120 |1|1| |0|3| |2|0|1|6|

    \---/.\---/.\-------/

*(1) утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@

*(2) абз. 6 п. 1 ст. 80 НК РФ

*(3) приложение N 2 к приказу ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ (далее - Порядок)

*(4) письма ФНС России от 02.03.2016 N БС-4-11/3460@, от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@, от 12.02.2016 N БС-3-11/553@, от 28.12.2015 N БС-4-11/23129@

*(5) п. 1 ст. 230 НК РФ; п. 1.1 Раздела I Порядка

*(6) п. 3.2 Порядка

*(7) п. 3.3 Порядка

*(8) письмо ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@

*(9) письмо ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@

*(10) письмо ФНС России от 20.01.2016 N БС-4-11/546@

*(11) п. 6 ст. 226 НК РФ

*(12) письмо ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@

*(13) п. 28 ст. 217 НК РФ

*(14) п. 4 ст. 226 НК РФ

*(15) п. 5 ст. 226, ст. 228 НК РФ