Правила внутреннего трудового распорядка (А. Ибрагимова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2016 г.)

Правила внутреннего трудового распорядка

А. Ибрагимова,

руководитель кадровой службы КСК групп

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2016 г., с. 63-66.

В данной статье рассмотрим, как правильно составить и утвердить правила внутреннего трудового распорядка, как их применять, и разберем ошибки, которые допускают работодатели.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) являются обязательным локальным нормативным актом компании независимо от ее организационно-правовой формы и численности*(1). Это один из тех документов, который трудовая инспекция запрашивает при проведении проверки в первую очередь, причем проверяющие уделяют внимание не только наличию правил, но и их оформлению, содержанию и порядку ознакомления с работниками. Рассмотрим, как их правильно составить, утвердить и применять; разберем ошибки, которые допускают работодатели.

Утверждение и ознакомление

Ошибка 1. Отсутствие ПВТР. Несмотря на то что статья 189 Трудового кодекса носит императивный характер и обязывает всех работодателей принимать ПВТР, одной из распространенных ошибок является отсутствие данного локального акта. Особенно часто данное нарушение встречается в маленьких компаниях, такие работодатели считают, что ПВТР для них не обязательны в силу небольшой численности. Но это мнение является ошибочным, за отсутствие ПВТР работодателя могут привлечь к административной ответственности*(2) независимо от среднесписочной численности сотрудников. Хотелось бы отметить, что, возможно, в ближайшее время с микропредприятий снимут обязанность по оформлению ПВТР: Минтруд России разработал законопроект *(3), в рамках которого юридические лица и индивидуальные предприниматели с численностью до 15 человек*(4) смогут отказаться от утверждения локальных нормативных актов. Но законопроект еще не принят, и воспользоваться им в настоящее время работодатель не может.

Ошибка 2. Утверждение неуполномоченным лицом. Для определения порядка утверждения ПВТР необходимо обратиться к уставу, именно в уставе компании прописано, к чьей компетенции отнесено утверждение локальных актов. Анализируя практику проведения кадрового аудита, можно сделать вывод, что во многих компаниях ПВТР утверждены ненадлежащим образом. Уставом утверждение локальных актов отнесено к компетенции общего собрания участников общества, а по факту на документе стоит подпись генерального директора. Данная ошибка несет риск признания локальных актов недействительными и не подлежащими применению. Поэтому стоит проверить устав. Если в уставе, например, прописано, что к компетенции общего собрания участников общества относится утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества), то ПВТР утверждаться генеральным директором не могут.

Ошибка 3. Отсутствие отметки об учете мнения представительного органа работников. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников*(5). Порядок учета мнения приведен в статье 372 Трудового кодекса, в соответствии с которой ПВТР разрабатываются работодателем, затем проект разработанных правил направляется для согласования представительному органу работников и, если возражений со стороны указанного органа не поступило, утверждаются. Но сейчас редко встретишь компанию, в которой есть представительный орган работников или профсоюз, в таком случае для соблюдения процедуры принятия локального акта*(6) на нем делается отметка "На дату утверждения правил внутреннего трудового распорядка в ООО "Ромашка" нет представительного органа работников".

Ошибка 4. Работники не ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка. Обязанностью работодателя является ознакомление работников с локальными нормативными актами*(7), новый сотрудник знакомится с ПВТР до подписания трудового договора*(8). На практике часто встречаются случаи, когда ПВТР утверждены, размещены в общедоступном месте, но работодатель не может подтвердить факт ознакомления работников с документом, а между тем за неознакомление сотрудников с ПВТР компании грозит такой же штраф, как и за их отсутствие*(9).

Существует несколько способов фиксации факта ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка:

- на самом локальном акте (к ПВТР подшиваются листы ознакомления, и все работники расписываются на данных листах в порядке их приема на работу);

- в журнале ознакомления (работодатель заводит специальные журналы ознакомления, и работники в них расписываются также в порядке приема на работу);

- на отдельных листах ознакомления для каждого работника (в таком листе приводится полный перечень локальных актов, с которыми работник ознакомлен, факт чего он подтверждает подписью напротив каждого);

- в трудовом договоре (в конце трудового договора делается отметка об ознакомлении с ПВТР и иными локальными нормативными актами с приведением их точных названий).

Работодатель может выбрать удобный для себя способ ознакомления. Для подтверждения того, что ознакомление произошло раньше подписания трудового договора, рекомендуем использовать фразу "До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными актами", далее приводится перечень актов.

Трудовой кодекс Российской Федерации

Состав и структура

В соответствии с Трудовым кодексом *(10) правила должны содержать следующие разделы:

- общие положения;

- порядок приема и увольнения работников;

- права и обязанности работника и работодателя;

- ответственность работника и работодателя;

- режим работы, время отдыха;

- порядок оплаты труда (размер, порядок выплаты, сроки и место выплаты);

- применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;

- заключительные положения.

Также в соответствии со спецификой деятельности компании обязательными для включения в ПВТР являются:

- порядок ведения суммированного учета рабочего времени;

- порядок и сроки ознакомления с графиками работы или сменности;

- перечень должностей с ненормированным рабочим днем (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);

- продолжительность дополнительного отпуска;

- случаи, продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для обогрева и отдыха;

- перечень работ, где по условиям труда невозможно предоставление перерывов для отдыха и питания;

- порядок направления работников в командировку, оформления и оплаты расходов, связанных с командировкой (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);

- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, которым установлены разъездной характер работы или работа в пути, а также перечень таких должностей (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт).

Ошибка 5. ПВТР носят формальный характер. Ошибкой многих работодателей является то, что они составляют ПВТР для трудовой инспекции и других контролирующих органов, чтобы избежать штрафов. Но работодатель в первую очередь должен быть сам заинтересован в принятии данного документа, так как это основной инструмент работодателя, призванный поддержать и укрепить трудовую дисциплину, а также закрепить правила, установленные в компании.

Помимо вышеуказанных работодатель имеет право включить в ПВТР и другие разделы. Например, можно предусмотреть следующее.

1. Порядок ведения видеонаблюдения. Если на территории компании установлены видеокамеры, то в ПВТР необходимо обосновать причины их наличия, например, видеокамеры на проходной могут быть установлены с целью контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, возвращения с обеденного перерыва.

2. Порядок предоставления работникам дополнительного медицинского страхования или оплаты сотовой связи. Часто компании предоставляют работникам полисы ДМС или оплачивают им расходы на сотовую связь. Во избежание споров стоит закрепить в ПВТР данный порядок (когда у работника возникает право на ДМС, какой уровень страховки полагается определенной категории работников, каким работникам оплачивают сотовую связь, какие установлены лимиты по сотовой связи и другие вопросы). Также включение данного условия в ПВТР необходимо для признания затрат на ДМС и сотовую связь в расходах по налогу на прибыль.

3. Правила соблюдения дресс-кода. Во многих компаниях данный вопрос актуален. Если включить данное положение в ПВТР, то соблюдение дресс-кода станет обязанностью работника.

4. Другие разделы, регламентирующие требования к работникам и определяющие порядок работы в компании (процедура прохождения испытательного срока, установленный в компании пропускной режим, порядок соблюдения коммерческой тайны и др.).

Пример

При разработке правил внутреннего трудового распорядка для компании от клиента поступил запрос на включение в ПВТР условия о том, что работник несет ответственность за установление на рабочий компьютер нелицензированной программы. Для клиента вопрос был очень актуальным, так как информационная безопасность оставляла желать лучшего. Один из разделов разработанных правил внутреннего трудового распорядка был посвящен порядку работы с персональным компьютером и запрету установления какого-либо программного обеспечения без письменного согласия генерального директора компании, составленного в двух экземплярах для каждой стороны.

Ошибка 6. Установление в ПВТР норм, противоречащих законодательству. Составляя ПВТР, необходимо помнить, что правила не должны противоречить действующему законодательству и ухудшать положение работников по сравнению с Трудовым кодексом.

Распространенные нарушения

При проведении кадрового аудита в обязательном порядке проверяются правила внутреннего трудового распорядка. Приведем перечень нарушений, которые при этом выявляются.

Требование дополнительных документов. Установление в качестве обязательного документа, предоставляемого работником при приеме на работу, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), о браке и т.п. Перечень документов, которые работник должен предоставить при приеме на работу, установлен статьей 65 Трудового кодекса, и требовать от него документы, не включенные в данную статью, запрещено.

Проверка на наличие судимости или административных правонарушений. В соответствии с требованиями законодательства*(11) справку о наличии судимостей предоставляют при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Если такой категории работников в компании нет, то проверять соискателей и сотрудников неправомерно. Также отметим, что сведения о наличии судимостей и административных правонарушениях не являются сведениями открытого характера и работодатель не может получить к ним доступ законным путем.

Отсутствие раздела "Ответственность работника и работодателя". Очень часто ПВТР этого раздела не содержат, что является нарушением, так как Трудовой кодекс устанавливает данное условие в качестве обязательного*(12).

Если работник не прошел обходной лист, то расчет с ним не производится. Закрепление в ПВТР процедуры прохождения обходного листа при увольнении представляется возможным, но ставить в зависимость выдачу окончательного расчета в день увольнения от наличия в обходном листе всех необходимых подписей запрещено*(13).

Установление в ПВТР несуществующих видов дисциплинарных взысканий. Очень часто в локальных актах компаний встречаются такие виды наказания, как строгий выговор или штраф. Трудовым кодексом установлены только три вида дисциплинарных взысканий - замечание, выговор, увольнение*(14), самовольное установление иных видов взысканий является правонарушением.

Установление запрета на работу по совместительству или на ведение бизнеса. Работник имеет право заниматься любым видом деятельности (работать по совместительству или вести собственный бизнес) в свободное от работы время, установить запрет работодатель не вправе.

Также встречаются следующие нарушения:

- не указано время начала и окончания работы, перерывов в работе;

- сроки ознакомления с графиками работы на вахте меньше, чем установлено Трудовым кодексом *(15);

- не прописан порядок ведения суммированного учета рабочего времени;

- установлена обязанность работника делить отпуск на части строго 14, 7 и 7 дней;

- не указана продолжительность дополнительного отпуска или продолжительность основного отпуска установлена меньше 28 календарных дней;

- не указаны даты выплаты заработной платы.

Основной целью работодателя при принятии правил внутреннего трудового распорядка должна быть защита прав как работников, так и компании. При грамотном составлении документа он станет инструментом регулирования трудовой дисциплины работников.

Образец правил внутреннего трудового распорядка см. на сайте www.aktbuh.ru.

*(1) ст. 189, 190 ТК РФ

*(2) ст. 5.27 КоАП РФ

*(3) проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части особенностей регулирования труда лиц, работающих на микропредприятиях)" (подготовлен Минтрудом России 14.09.2015)

*(4) подп. "б" п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ

*(5) ст. 190 ТК РФ

*(6) ст. 8 ТК РФ

*(7) ст. 22 ТК РФ

*(8) ст. 68 ТК РФ

*(9) ст. 5.27 КоАП РФ

*(10) ст. 189 ТК РФ

*(11) ст. 65 ТК РФ

*(12) ст. 189 ТК РФ

*(13) ст. 84.1 ТК РФ

*(14) ст. 192 ТК РФ

*(15) ст. 301 ТК РФ