Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров (Е. Коткова, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2015 г.)

Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров

Е. Коткова,

инспектор отдела кадров ООО "Советникъ"

Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2015 г., с. 41-47.

Конец года, помимо всего прочего, время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел - первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров - не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 года, - Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.

За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и управлений.

Почему так? Очень просто: сотрудники, которые ежедневно имеют дело с документами своего отдела, могут не только описать их быстрее и качественнее, чем делопроизводитель, но и сформировать документы в дела так, как удобно специалистам именно их сферы. Они назначат документам корректные сроки хранения и при необходимости поднимут вопрос об их увеличении. Секретарь или делопроизводитель, проявив должные настойчивость и трудолюбие, тоже смогут это сделать, но времени у них уйдет в разы больше.

Сводная номенклатура дел организации ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается первым руководителем. Это делается в конце года, чтобы к моменту ухода на новогодние каникулы номенклатура на следующий год уже была готова. Структурные подразделения получают свои номенклатуры и начинают формировать дела в соответствии с ними с первого рабочего дня нового года.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях. По правилам *(1), отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй - за содержание. Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.

Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

Фрагмент документа

Приложение N 26

к п. 4.18 Правил

_______________________________________

(наименование организации)

_______________________________________

(наименование структурного подразделения)

Номенклатура дел

На _______________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

______________________________________  _________   ____________________

(наименование должности руководителя    (подпись)   (расшифровка подписи)

      структурного подразделения)

Дата ____________________

Согласовано

Протокол ЭК*(2) структурного подразделения

от ______________ N_______________

Шапка документа

Указание наименований организации и структурного подразделения, к которому относится номенклатура, не должно вызвать трудности у составителя. Следующее поле - год, в течение которого будет действовать составляемая номенклатура: следующий по календарю, то есть 2016 год.

По форме номенклатура представляет собой таблицу из пяти граф.

Строка "Название раздела" актуальна для крупных департаментов по персоналу, в состав которых входят несколько отделов и служб. Если в компании работает только отдел кадров, строка удаляется из таблицы.

Индекс дела

Индекс дела обычно делится на две части. Первая представляет собой порядковый номер структурного подразделения по сводной номенклатуре (его сообщит архивариус). Вторая - порядковый номер дела в номенклатуре.

Пример 1

Отдел кадров получил порядковый номер 03. Тогда у дел в номенклатуре отдела кадров будут индексы 03-01, 03-02, 03-03 и т.д.

Индекс может состоять и из трех, и даже большего количества частей. Обычно так происходит не в отделах, а в управлениях или даже дирекциях по персоналу. В подразделениях со сложной структурой индекс дела может выглядеть, например, так:

03-01-04,

где 03 - порядковый номер подразделения (управления, дирекции), 01 - обозначение входящего в его состав отдела труда и заработной платы, 04 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок дела

Заголовок дела должен "четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела"*(3), например:

- штатное расписание;

- личные карточки работников;

- приказы о внесении изменений в штатное расписание и служебные записки к ним;

- приказы о направлении работников в командировку;

- переписка с Федеральной службой по труду и занятости и т.д.

Для сравнения приведем примеры того, как нельзя формулировать заголовки дел:

- входящие письма;

- приказы;

- разное.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке уменьшения значимости дел. Начать следует с таких фундаментальных документов, как правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, трудовые договоры с работниками, а закончить можно всевозможными копиями и материалами, присланными "для сведения".

Подчеркнем, что в номенклатуру вносятся только реально существующие дела подразделения. Те, что планируется завести в будущем году или те, к наличию которых организация пока еще только стремится, в номенклатуру не попадают. Например, должностные инструкции, которые молодая компания собирается разработать для своих работников. При формировании сводной номенклатуры дел архивариус предусмотрит специально для документов, которые могут появиться в течение года, пустые строки. Как только дело появится в подразделении, оно будет вписано в номенклатуру от руки и получит свой индекс.

Количество томов, частей

Эта графа заполняется в конце года. Здесь указывается фактическое количество созданных за год томов каждого из дел. Сведения передаются в архив или в канцелярию организации.

Срок хранения и номер статьи по перечню

В качестве источника сроков хранения документов отдела кадров в основном выступает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Перечень представляет собой довольно объемный документ. Отдел кадров интересуют в нем в основном разделы 7 и 8. Приведем их содержание:

Раздел 7. Трудовые отношения

7.1. Организация труда и служебной деятельности

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

7.3. Охрана труда

Раздел 8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перевод, увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Повышение квалификации работников

8.4. Награждение

Если дела, которое ведется в отделе кадров, в Перечне нет, на помощь призывается трудовое законодательство: возможно, срок хранения этих документов содержится в нормативных правовых актах. Если и по ним нельзя установить срок, то организация сама вправе назначить его, закрепив в приказе по основной деятельности или протоколе заседания экспертной архивной комиссии (если таковая есть в компании). Заниматься этим должен архивариус, ведь, скорее всего, подобных дел в организации несколько. Задача составителя номенклатуры дел в отделе кадров - информировать канцелярию или архив о наличии дела с неустановленным сроком хранения.

Сроки хранения электронных дел идентичны срокам, установленным для бумажных.

Перечень обязателен для использования всеми организациями, независимо от того, государственные они или нет. Так постановил Высший Арбитражный Суд РФ в своем решении от 21.02.2012 N 14589/11.

Организация вправе увеличить срок хранения дела относительно установленного в Перечне, если считает нужным. Это тоже оформляется приказом по основной деятельности (или протоколом) и также на уровне всей компании, а не одного отдела.

Таким образом, в четвертой графе номенклатуры дел структурного подразделения указывается срок хранения дела в годах и номер статьи Перечня, в котором этот срок установлен.

Примечание

В графе "Примечание" указываются сведения, важные для хранения каждого конкретного дела. Это может быть:

- информация о том, что документ электронный;

- информация о том, где находится оригинальный экземпляр документа, если в деле подразделения представлена копия;

- пометка экспертной архивной комиссии (ЭАК), означающая, что перед тем, как уничтожить дело, его необходимо просмотреть ЭАК (организации или государственного архива) и, возможно, продлить срок его хранения и т.п.

Составленная номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения. В нашем случае - начальником отдела кадров.

Если структурное подразделение настолько велико, что в нем действует собственная архивная комиссия, то дополнительно заполняется виза согласования с ней готовой номенклатуры дел подразделения.

Прежде чем подписывать составленную номенклатуру дел, нужно показать ее архивариусу или делопроизводителю, ответственному за архив. Только когда будут устранены все неточности в формулировках и оформлении (ответственный архивариус еще и перепроверит все сроки хранения), номенклатуру можно подписывать и передавать в канцелярию.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел отдела кадров негосударственной организации.

Пример 2

Общество с ограниченной ответственностью
"Виктория"

Управление по персоналу

Номенклатура дел
На 2016 год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
03-01	Правила внутреннего трудового распорядка		1 год после замены новыми, ст. 773
03-02	Штатное расписание		Постоянно, п. "а" ст. 71
03-03	Приказы о внесении изменений в штатное расписание и основания к ним		Постоянно, п. "а" ст. 71
03-04	Трудовые договоры с работниками		75 лет, ст. 657	ЭК
03-05	Приказы о приеме работников		75 лет, п. "б" ст. 19	ЭК
03-06	Приказы об увольнении работников		75 лет, п "б" ст. 19	ЭК
<...>
03-32	Журнал регистрации запросов о выдаче копий документов, связанных с работой			Электронный
03-33	Приказы по основной деятельности. Копии			Оригиналы в деле 01-12
03-34	Номенклатура дел управления по персоналу		До замены новой и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел, ст. 200(1)	ЭК

Начальник управления по персоналу          Головлев         П.А. Головлев

Где взять дополнительную информацию?

Дополнительную информацию по составлению номенклатуры дел можно почерпнуть в уже упомянутых в статье Основных правилах работы архивов. Номенклатуре посвящен раздел 3.4. Этот документ никем не отменен, а информации содержит намного больше, чем пришедшие ему на смену всего пару месяцев назад Правила.

В заключение подытожим. Составить номенклатуру дел несложно. Только в первый раз это занимает довольно продолжительное время, потому что ответственному работнику приходится впервые составить перечень всех дел подразделения, найти и установить сроки их хранения, заполнить форму, показать ее архивариусу и устранить неточности. В зависимости от размеров отдела кадров лучше отвести под составление первой номенклатуры дел от недели до одного месяца. В последующие годы уточнение номенклатуры будет занимать всего несколько часов.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Пункт 1.3.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), далее - Основные правила работы архивов.

*(2) Экспертная комиссия.

*(3) Пункт 3.4.9 Основных правил работы архивов.