Оформление расчетных листков (Н.В. Герасимова, журнал "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г.)

Оформление расчетных листков

Н.В. Герасимова,

эксперт журнала

"Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 61-69.

Как известно, трудовое законодательство содержит требование о необходимости выдачи работодателями своим работникам при выплате им заработной платы расчетных листков. Выясним, в какой конкретно момент должен быть выдан расчетный листок, каким образом он должен выглядеть, как доказать факт исполнения обязанности по выдаче расчетных листков и надо ли экземпляр расчетного листка (уже выданного работнику) хранить на предприятии.

Нормы трудового законодательства

Согласно ст. 136 ТК РФ (в редакции Федерального закона от 23.04.2012 N 35-ФЗ, действующего с 24.04.2012) при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Данная информация доводится до сведения работника путем выдачи ему расчетного листка. Форма такого листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Таким образом, на предприятии общепита должен быть локальный нормативный акт (например, приказ руководителя), утверждающий форму расчетного листка, разработанную с учетом мнения представительного органа работников.

Как подчеркнул Магаданский областной суд в Апелляционном определении от 02.09.2015 N 33-922/2015 по делу N 2-2695/2015, возложение законодателем на работодателя вышеуказанной обязанности связано с обеспечением права работника на получение достоверной информации о своей заработной плате с целью осуществления контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда.

Когда должен выдаваться расчетный листок?

На основании норм Трудового кодекса расчетный листок должен выдаваться при выплате заработной платы. В свою очередь, в той же ст. 136 сказано: заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Означает ли это, что расчетный листок также должен выдаваться два раза в месяц? Одна из сумм, выплачиваемых в течение месяца работнику, - это аванс в счет заработной платы за первую половину месяца (Постановление Совмина СССР от 23.05.1957 N 566), поэтому расчетный листок можно выдавать один раз в месяц - при выплате второй части зарплаты за месяц. А вот при оплате отпуска (производится не позднее чем за три дня до его начала) расчетный листок выдавать не нужно. Как указал Роструд в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1, исходя из определения "заработная плата", приведенного в ст. 129 ТК РФ, оплата отпуска выплатой заработной платы не является. Поэтому нет оснований утверждать, что работодатель должен специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм. Главный же вывод чиновников таков: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем должны быть выданы расчетные листки, в том числе работнику, ушедшему в отпуск, содержащие информацию об общей денежной сумме, подлежащей выплате (уже выплаченной).

В случае увольнения работника расчетный листок выдается в день увольнения (по аналогии со сроками проведения расчета при увольнении - ст. 140 ТК РФ). Согласно абз. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. При этом по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Считаем, что расчетный листок должен быть выдан работнику в день увольнения вне зависимости от наличия письменного заявления последнего. Исключение касается только ситуации, когда сотрудник в день увольнения не работал. Тогда соответствующие суммы выплачиваются (следовательно, расчетный листок выдается) не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Как должен выглядеть расчетный листок?

Действующим законодательством не предусмотрена ни обязательная, ни рекомендуемая форма расчетного листка, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ. Кстати, до того как ч. 1 ст. 136 ТК РФ была скорректирована Федеральным законом N 35-ФЗ, она звучала следующим образом.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Означает ли это, что формы расчетных листков, утвержденные организациями до 24.04.2012, подлежат пересмотру? Ответ: не подлежат, если они отвечают обновленным требованиям. Так, Липецкий областной суд выяснил, что общество использует свой бланк расчетного листка, утвержденный приказом работодателя в 2008 году. При этом имеющийся в листке список граф не является исчерпывающим и определяется в каждом конкретном случае в соответствии с табелем учета рабочего времени работника, а также наличием дополнительных выплат, пособий, льгот, удержаний и пр. В итоге судебная коллегия пришла к выводу, что данная форма расчетного листка не противоречит положениям ст. 136 ТК РФ, в том числе в редакции Федерального закона N 35-ФЗ. В расчетных листках конкретного работника, предъявленных на проверку инспектору труда, отражены все существующие у работодателя выплаты, которые ему причитались. Тот факт, что в них не имелось указаний о денежной компенсации за каждый день просрочки выплаты заработка, предусмотренной ст. 236 ТК РФ, не может свидетельствовать о нарушении норм трудового законодательства, поскольку на тот момент данная компенсация работнику не начислялась (Апелляционное определение от 08.12.2014 по делу N 33-3312/2014).

Пример того, как может выглядеть форма расчетного листка, приведен на стр. 65.

Организация _____________________________________________________________

Структурное подразделение _______________________________________________

Работник ________________________________________________________________

                          (Фамилия, имя, отчество)

Должность ______________________________ Табельный номер ________________

             Расчетный листок за __________ 20 __ г. (месяц)

1. Долг на начало месяца:

                /-------------\                    /------------\

за организацией |             |      за работником |            |

                \-------------/                    \------------/

                    /-------------\

2. Всего начислено: |             |

                    \-------------/

в том числе (по видам выплат)	Период	Дни	Часы	Сумма

                   /-------------\

3. Всего удержано: |             |

                   \-------------/

в том числе (по видам удержаний):	Период	Сумма

                    /-------------\

3. Всего выплачено: |             |

                    \-------------/

по расчетной ведомости от __________ N _______
в натуральной форме

4. Долг на конец месяца:

                /-------------\                    /------------\

за организацией |             |      за работником |            |

                \-------------/                    \------------/

5. Справочно:

Доход работника с начала года
Вычеты по НДФЛ с начала года
Страховые взносы в ПФР

Кстати, в числе удержанных сумм могут среди прочего оказаться дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии (это индивидуально возмездный платеж, уплачиваемый за счет собственных средств застрахованного лица (он же самостоятельно определяет его размер), который может исчисляться, удерживаться и перечисляться работодателем или уплачиваться самим застрахованным лицом - на выбор последнего). Порядок исчисления и удержания дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию работодателем прописан в ст. 7 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений". Также следует учитывать требования п. 35 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах*(1). Здесь сказано, что страхователь одновременно с представлением в соответствии с трудовым законодательством РФ расчетного листка передает застрахованному лицу информацию об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованного лица (в случае их уплаты). Данную информацию можно включить в расчетный листок (в раздел "Справочно").

Как зафиксировать факт выдачи расчетного листка?

Как подчеркнул Роструд в Письме от 18.03.2010 N 739-6-1, порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не предусмотрен. Поэтому данный порядок может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка. Установление способа доведения до работника сведений в расчетном листке является прерогативой работодателя (Апелляционное определение Магаданского областного суда от 02.09.2015 N 33-922/2015 по делу N 2-2695/2015). Предприятие общепита может использовать такие формулировки.

Бухгалтерии выдавать расчетные листки каждому сотруднику под подпись в день выплаты заработной платы (ее перечисления на банковскую карту).

Кассиру при выплате заработной платы представлять расчетный листок каждому работнику под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.

Из дела N 33-10166/2015, рассмотренного Свердловским областным судом, следует, что расчетные листки направлялись работнику на электронную почту. Суд же со своей стороны добавил: в случае технических неполадок работник не лишен возможности обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему расчетные листки иным способом (Апелляционное определение от 14.07.2015). Считаем, что такой способ передачи расчетного листка (по электронной почте) возможен исключительно по желанию работника, работодатель инициатором этого быть не может. Отдельные эксперты настаивают на том, что обмен электронными документами, включая передачу расчетного листка, допустим исключительно между работодателем и дистанционным работником, поскольку такая альтернатива прямо предусмотрена ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ.

Дабы избежать претензий со стороны проверяющих и разногласий с сотрудниками, обязательно нужны доказательства того, что расчетные листки выданы (получены работником). В качестве таковых могут выступать данные журнала учета выдачи расчетных листков, содержащего удостоверяющие подписи работников, получивших расчетные листки. Если заработная плата выдается из кассы предприятия наличными деньгами, за получение расчетных листков работники могут расписываться непосредственно в платежной ведомости (в специально предусмотренной для этих целей графе "Расчетный листок получен").

Должны ли у работодателя оставаться расчетные листки?

Прямо об этом нигде не сказано. Однако из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения*(2) следует, что сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат должны храниться:

- при условии проведения проверки (ревизии) - 5 лет;

- при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.

Срок хранения документов не зависит от того, на каком носителе (бумажном или электронном) они содержатся. При этом исчисление срока производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Кстати, лицевой счет - это одна из форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Предприятия общепита могут разработать форму лицевого счета самостоятельно либо применять формы N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (СВТ)", утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Лицевые счета используются для ежемесячного отражения работником бухгалтерии сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

А вот форма N Т-54а актуальна при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (СВТ) с использованием специальных программ. Она содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. И особое внимание обратите: экземпляр распечатки расчетного листка с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Кроме того, опираясь на положения ст. 62 ТК РФ, судьи, как правило, удовлетворяют требования работников, в том числе бывших, о выдаче им расчетных листков по заработной плате (см., например, апелляционные определения Московского городского суда от 28.10.2014 по делу N 33-38031/2014, Пермского краевого суда от 12.05.2014 по делу N 33-3997, Волгоградского областного суда от 13.03.2015 по делу N 33-2955/2015). Согласно указанной статье по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:

- трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) сотрудника;

- копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии этих документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Таким образом, по смыслу ч. 1 ст. 62 ТК РФ гражданин вправе получить у работодателя любые необходимые документы, связанные с его работой, в том числе после увольнения, которые должны быть предоставлены в течение трехдневного срока со дня получения соответствующего заявления.

В то же время есть и такая позиция: истребуемые истцом документы в виде расчета отпуска, компенсации при увольнении, расчетных листов не относятся к перечню документов, перечисленных в ст. 62 ТК РФ и подлежащих обязательной выдаче работодателем работнику по письменному его требованию (Апелляционное определение Московского городского суда от 04.03.2014 по делу N 33-6574). Однако такой подход не отменяет необходимости хранения документов, включая расчетные листки, поэтому ответ на поставленный вопрос: у работодателя должны оставаться расчетные листки, причем они могут храниться и на электронном носителе.

Какова ответственность за невыдачу расчетных листков?

Нарушение требований трудового законодательства - административно наказуемое деяние, ответственность за совершение которого установлена ст. 5.27 КоАП РФ. В связи с этим за невыдачу работникам расчетных листков должностные лица предприятия общепита и индивидуальные предприниматели могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 руб., юридические лица - от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 указанной статьи). Обратите внимание: таким же образом карается использование формы расчетного листка, не утвержденной работодателем (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3), либо отражение в расчетных листках не всех необходимых сведений (Решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 по делу N 7-271-2013-21-185-2014).

Штрафные санкции увеличиваются, если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение. Должностных лиц и ИП ожидает штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб., юридических лиц - от 50 000 до 70 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения, считается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения года со дня окончания его (постановления) исполнения (ст. 4.6 КоАП РФ).

* * *

При выплате второй части заработной платы за месяц работодателю необходимо выдать работнику расчетный листок по форме, утвержденной локальным нормативным актом. При разработке формы данного документа и его заполнении обязательно нужно учитывать требования ст. 136 ТК РФ. Также следует предусмотреть "место", где работники будут расписываться за получение расчетных листков: это может быть, например, специальный журнал или отдельная графа в платежной ведомости. Один экземпляр расчетного листка работодателю надо оставить себе, так как вместе с расчетными (расчетно-платежными) ведомостями эти листы нужно хранить как минимум 5 лет. Следует помнить о том, что нарушение требований трудового законодательства в части, касающейся оформления и выдачи работникам расчетных листков, является административно наказуемым деянием.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н.

*(2) Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.