Вопрос: При осуществлении деятельности в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ общество оформляет журналы по охране труда (ОТ), которые на бумажном носителе должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью общества и в них ведется сквозная нумерация записей, с проставлением собственноручных подписей работников общества, а именно: Журнал учета первичного/повторного инструктажа по охране труда на рабочем месте (форма указать номер утверждена указать кем и дату). Карточка учета выдачи спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты (СИЗ) (форма указать номер утверждена указать кем и дату). После... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", февраль 2016 г.)

При осуществлении деятельности в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ общество оформляет журналы по охране труда (ОТ), которые на бумажном носителе должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью общества и в них ведется сквозная нумерация записей, с проставлением собственноручных подписей работников общества, а именно: 1. Журнал учета первичного/повторного инструктажа по охране труда на рабочем месте (форма указать номер утверждена указать кем и дату) 2. Карточка учета выдачи спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты (СИЗ) (форма указать номер утверждена указать кем и дату). После государственной регистрации новой редакции устава общества, предусматривающей отсутствие печати общества, а также введения в обществе электронного документооборота и оформления работникам общества электронных подписей (простой электронной подписи или неквалифицированной электронной подписи) просим официально подтвердить, что в указанном выше случае: 1. Журнал учета первичного/повторного инструктажа по охране труда на рабочем месте; 2. Карточка учета выдачи спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты (СИЗ) без круглой печати общества, подписанные работниками Общества простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью в силу ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" будут признаны документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и будут являться документами, оформленными надлежащим образом.

В законодательстве, регламентирующем порядок оформления и ведения журналов учета инструктажей и карточек учета выдачи спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты отсутствуют оговорки касательно возможности применения электронного документооборота при оформлении данных документов. Соответственно, считать журнал и карточку, подписанные простой электронной подписью, в качестве равнозначных письменному документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью, нельзя.

Правовое обоснование:

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Исходя из дальнейших положений указанной нормы помимо работника и работодателя опосредованно в отношения между ними вступает аккредитованный удостоверяющий центр, который выдает сертификат ключа проверки электронной подписи, подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

При использовании в переписке электронной подписи используются два ключа:

- ключ электронной подписи, представляющий собой уникальную последовательность символов, предназначенную для создания электронной подписи;

- ключ проверки электронной подписи, состоящий из уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи.

Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.

Согласно ч. 2 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", февраль 2016 г.