Технология аутсорсинга в архивном деле. Проблемы и решения (С.В. Веретехина, журнал "Делопроизводство", N 1, январь-март 2016 г.)

Технология аутсорсинга в архивном деле. Проблемы и решения

С.В. Веретехина,

the senior lecturer Russian State Social University, Russia

Журнал "Делопроизводство", N 1, январь-март 2016 г., с. 19-27.

- Преимущества аутсорсинга.

- Аутсорсинг печати документов.

- Аутсорсинг в автоматизированном делопроизводстве (СЭД).

- Программы для автоматизации ведомственных архивов.

- Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом.

- Иностранные стандарты по оцифровке документов.

- Порядок нанесения архивных шифров на мастер-копии документов.

Аутсорсинг*(1) в бизнесе - это инструмент повышения эффективности деятельности предприятий за счет сокращения затрат. Главным источником экономии затрат технологии аутсорсинга является повышение эффективности деятельности предприятия за счет высвобождения организационных, финансовых, человеческих ресурсов, предназначенных для решения основных бизнес-задач. Основным достоинством применения на предприятиях технологии аутсорсинга является обеспечение возможности сосредоточиться на основных видах деятельности. Своевременное решение стратегически важных задач позволяет предприятию выйти на новый уровень конкурентоспособности по основным видам деятельности [1].

Распространенными формами аутсорсинга являются:

- аутсорсинг в сфере информационных технологий;

- аутсорсинг в финансовой сфере;

- аутсорсинг в управлении персоналом;

- аутсорсинг в области маркетинговых коммуникаций;

- аутсорсинг в области офисной печати;

- логистический аутсорсинг.

Постановка задачи.

В вышеперечисленных сферах деятельности технология аутсорсинга получила широкое распространение. Но остаются следующие нерешенные вопросы:

1. Можно ли аутсорсить все остальные существующие сферы деятельности?

2. Существует ли наработанная практика аутсорсинга в архивном деле?

Вопрос ставится от общего к частному - в какие сферы еще целесообразно внедрять аутсорсинг и как его внедрить в архивное дело?

Чтобы ответить на эти вопросы требуется провести анализ состояния бизнеса в индустриальную и постиндустриальную эпохи.

В индустриальную эпоху предприятие является самодостаточным только тогда, когда все бизнес-процессы осуществляются самой организацией.

В постиндустриальную эпоху современным можно считать только то предприятие, которое концентрируется на основных доходных видах деятельности, отдавая "обременение"*(2) на аутсорсинг.

Еще 20 лет назад аутсорсинга в сфере ИТ-технологий не существовало. Связано это с тем, что сознание человечества не пришло к единому мнению по вопросам стратегии и тактики работ аутсорсеров. В пример можно привести такую ситуацию: теоретических математиков могут понять только 10 человек на планете, с ними они могут говорить на равных и на понятном для них языке. Для включения других групп людей в разговор по теоретической математике требуется посредник, обладающий навыками дипломата, ИТ-специалиста, экономиста по инструментальным и математическим методам, советника, который бы позволил группе заинтересованных людей найти оптимальное решение. По аналогии: технология аутсорсинга требует наличия специалиста по аутсорсингу, который бы владел понятиями в сфере ИТ-технологий и мог бы просчитать суммарный экономический эффект, получаемый аутсорсером, а также бизнесом, который решился на использование технологии аутсорсинга.

ИТ-технологии должны приносить доход в различных сферах бизнеса и решать следующие задачи:

- как влиять на эффективность;

- как регулировать время;

- как получать результат более эффективными методами.

Традиционный подход предприятий России по сопровождению неосновных видов деятельности сводится к следующим традиционным методам:

- закупка программного обеспечения;

- осуществление технической поддержки приобретенного программного обеспечения;

- проведение аттестации рабочих мест;

- проведение обучения сотрудников и т.д.

Традиционный подход с традиционными методами является достаточно высоким по стоимости, т.к. стоимость программного обеспечения, техническая поддержка, проведение аттестации рабочих мест и обучение персонала в сумме составляют несколько миллионов рублей. Поэтому целесообразно поставить вопрос - существуют ли альтернативные решения? Зачем покупать, может, можно не покупать?

В современном мире предлагаются следующие альтернативы:

- не покупать, а арендовать;

- не внедрять, а использовать готовые решения.

Если использовать предложенные альтернативы, то возникает следующий вопрос: где найти предложения по аутсорсерам, способным создать ИТ-инфраструктуру?

Единый портал ИТ-услуг http://www.croc.ru/promo/ito/catalog/- предоставляет полный перечень услуг: каталог ИТ-услуг, глоссарий ИТ-услуг, калькулятор ИТ-услуг, портфель сервисов. Преимущества единого каталога складываются из:

- организации технической поддержки (на сервис-доске представлен полный набор технической поддержки, стоимость абонентской платы и т.д.);

- условия получения услуги по удаленной поддержке;

- условия покопийного обслуживания оборудования с рассрочкой платежа за использование картриджей.

Традиционный подход по сопровождению неосновных видов деятельности сводится к приобретению всевозможных принтеров. Возникает вопрос: нужно ли столько принтеров для сопровождения неосновных видов деятельности? Цена вопроса складывается из следующих составляющих:

- Требуется ли один высокопроизводительный принтер вместо бесконечного многообразия копировальной техники?

- Во сколько обходится обслуживание принтера у каждого сотрудника персонально?

- Целесообразно ли предоставлять персональный принтер каждому сотруднику неосновных видов деятельности?

- какова общая стоимость всего парка имеющихся принтеров?

В цивилизованном мире существуют способы экономии печати:

- создать правильный софт;

- определиться с правилами доступа к печати;

- определиться с необходимостью печати;

- определиться с использованием копий документов в электронном виде на предоставленном ресурсе.

Для использования технологии аутсорсинга в печати требуется пройти следующие этапы:

- провести аудит копировальной техники (случается, аутсорсер не заинтересован обслуживать имеющийся парк копировальной техники заказчика, так как парк копировальной техники не обеспечивает надлежащего качества или является морально устаревшим);

- провести оптимизацию процессов (требует принять глобальное решение, которое в будущем даст экономию затрат). Обеспечить оптимизацию работы с документами невозможно только мерами организационного характера*(3), иначе пришлось бы увеличивать численность делопроизводителей, поэтому вступают в силу меры технического и программно-аппаратного характера по совершенствованию документооборота [4];

- внедрить софт (решение непростое, связано с мониторингом и анализом рисков работы каждого устройства);

- определить условия критичности.

Иногда у заказчика возникает необходимость использовать Security Paper and Print - производство защищенных документов на специальной бумаге. К защищенным документам на специальной бумаге относятся все виды валют, идентификационные документы, ваучеры, дорожные чеки, гербовые марки, паспорта предприятий розничной торговли, фирменные сертификаты соответствия и т.д. Поставщики бумаги весьма требовательны к печатному оборудованию компании. Стоимость такого печатного оборудования велика. При выборе оборудования Security Paper and Print требуется провести предварительные работы, позволяющие избежать любой вероятности подделок и работы некомпетентных сотрудников в управлении высококачественным печатным оборудованием. Как оборудование, так и сама специальная бумага имеют высокий уровень защиты, наличие нитей, клейкой ленты, водяных знаков.

Эволюция в аутсорсинге печати дошла до предоставления готовых решений.

Постановка задачи. Нас интересует аутсорсинг в архивном деле. Какие решения можно использовать и как они рождаются.

Архивы (государственные, муниципальные, ведомственные, архивы организаций, коллекционные фонды) ставят своей основной задачей сокращение затрат, связанных с арендой помещений и обустройством помещений архивов, обеспечением средств безопасности архивов и т.д. Решением экономии затрат является создание электронных архивов. Первым шагом к сокращению затрат является перевод бумажных документов в электронный вид. Как правило, насыщение электронных руководств электронных архивов интерактивными ссылками - это прежде всего вопрос баланса между затратами на разработку и получаемым эффектом [2]. Значимый экономический эффект возможен за счет сокращения затрат на различных стадиях, но только в том случае, если правильно определена область рационального применения [3]. Основной проблемой перевода бумажных документов в электронный вид является процесс распознавания текста, извлечение определенного набора структурированных данных для их последующей обработки, построения сводных отчетов. Процесс распознавания осуществляется за счет использования поточного сканирования.

В основе электронного документооборота лежат информационные технологии управления потоками информации (документами) docflow*(4) и технологии потоков управления работами workflow*(5).

По видам применяемых информационных технологий в системе электронного документооборота их можно разделить на:

1. Технологии хранения электронных документов

2. Технологию поточного сканирования

3. Технологию оптического распознавания текстов документов

4. Технологию штрих-кодирования документов

5. Технологию подписания документов ЭЦП

6. Технологию полнотекстового и атрибутного поиска

Необходимо отметить, что требования национальных и международных стандартов описывают конечные условия к электронному документообороту и использованию программного обеспечения, но не предлагают конкретных методик внедрения системы электронного документооборота (СЭД) [4]. Долгий период времени выбор и обоснование выбора программного обеспечения являлись задачами оптимизации принятия решения: соотношение цены на приобретение программного обеспечения и внедрение технологии решения задач непосредственно величине затрат, достигаемых после внедрения технологии.

Поточное сканирование обеспечивает высокую скорость перевода бумажных документов в электронный вид за счет автоматизации процесса сканирования и применения технологии параллельных вычислений при распознавании текста. При поточном сканировании каждый документ автоматически идентифицируется и прикрепляется к соответствующей идентификационной карточке. В процессе перехода от бумажного документа к электронному возникает необходимость перевода в электронный вид значительных объемов бумажной документации. Для массового сканирования и регистрации бумажных документов на каждом из них печатается назначенный системой уникальный штрих-код. Штрих-код содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам. Для автоматического заполнения полей регистрационных карточек информацией, содержащейся в бумажном документе, используется специализированное программное обеспечение. На российском рынке представлен широкий выбор программного обеспечения. Системы организации электронных архивов позволяют автоматизировать архивное делопроизводство в точном соответствии с действующими нормами законодательства и стандартами, обеспечивают формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом, и передачу дел на хранение в государственные и муниципальные архивы. Базовый функционал работы с электронными архивами может быть реализован с помощью возможностей системы электронного документооборота "Дело" или решений EOS for SharePoint.

В функционировании архивов существуют следующие требования к:

- ведению номенклатуры дел;

- организации архивного документального фонда;

- ведению фондов организаций;

- ведению перечня фондообразователей;

- формированию и оформлению дел;

- формированию и хранению актов об уничтожении документов;

- формированию и хранению сводных описей дел;

- организации работы читального зала;

- передаче документов на хранение в государственные архивы.

Системы eDocLib представляют широкий набор легко настраиваемых инструментов для создания электронного архива файлов и документов. Возможности гибкого конфигурирования структуры хранимых метаданных обеспечивают легкость и простоту адаптации электронного архива eDocLib под нужды конкретной организации и соответствующие объекты хранения. Такого класса системы предоставляют широкие возможности и имеют ряд преимуществ:

- встроенный конструктор представления данных по хранимым документам позволяет создать пользователю визуально удобное отображение;

- настраиваемые формы поиска позволяют найти по указанным параметрам хранимый документ в архиве, включая возможности полнотекстового поиска;

- наличие рубрик позволяет определить нахождение одного и того же документа в различных рубриках за счет использования механизма быстрого доступа к документам;

- наличие многоуровневой системы доступа к документам позволяет гибко настраивать доступ к документам разноплановым пользователям, обеспечивает конфиденциальность;

- наличие механизма оповещения позволяет анонсировать появление новых комплектов документации, определяя их тип;

- наличие утилиты импорта документов обеспечивает загрузку существующих архивов электронных документов в систему.

Системы класса "Архивное дело" автоматизируют весь комплекс работ для архивов организаций и выполняют все требования, предъявляемые к функционалу, а именно:

- выполняют операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации;

- выполняют поиск дел и документов по реквизитам карточек, поиск прикрепленных файлов по штрих-коду;

- позволяют организовать пользователям доступ к документам посредством использования каналов связи Интернет/Интранет;

- позволяют разграничить права доступа к документации электронного вида "Читального зала";

- позволяют сформировать основные отчетные формы, утвержденные Росархивом;

- соответствуют требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также требованиям делопроизводства и архивного дела;

- позволяют интегрироваться с автоматизированными системами всех государственных архивов РФ;

- процесс интегрирования позволяет провести передачу дел на постоянное государственное хранение;

- автоматизируют процессы поточного сканирования, настраивая под схему классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя и настройкой структурированного описания любого документа.

Из вышесказанного можно сделать следующий вывод:

1. Технологии аутсорсинга в печати представлены широким выбором готовых решений.

2. Наличие лицензионных автоматизированных систем создания электронных архивов позволяет организациям осуществить экономию затрат за счет использования ИТ-технологий в архивном деле.

Остаются нерешенными вопросы методического сопровождения по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом.

Федеральное архивное агентство (Росархив) Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивоведения" (ВНИИДАД) по состоянию на 2012 г. разработало нормативный документ "Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом".

На основании проведенных исследований, практического опыта и анализа источников информации ВНИИДАД в "Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом" представил требования по созданию электронных копий подлинников архивных документов на бумажной основе, определил правила их хранения и управления полученным массивом информации, а также сформировал понятийный аппарат по используемой терминологии.

Среди ключевых понятий следует обратить внимание на следующие определения, которые будут встречаться по тексту далее:

- копия первого поколения (дубликат, рабочая копия) - цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии;

- мастер-копия - "идеальная" копия, сделанная с подлинника документа, эталон;

- копия второго и последующего поколений - цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата);

- метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени согласно ГОСТ 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования";

- миграция цифровой информации - процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной среды в другую (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования в другой) с сохранением всех исходных данных (функциональных характеристик), обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий;

- оцифровка (от англ. Digitization) - описание объекта, изображения или аудио-видеозаписи в виде набора цифровых замеров (выборок), при помощи аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов). Результатом оцифровки являются медиа-файлы (графические файлы, аудио-, видео-файлы и т.д.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами;

- репликация - метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий-клонов цифровых материалов;

- цифровой документ - зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется. Передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

Отсутствие утвержденной нормативно-методической базы, регулирующей вопросы приоритетов и последовательности перевода в цифровой формат архивных фондов, выбор методов оцифровки, определение требования к сканирующему оборудованию, требований к автоматизированным системам затрудняют использование аутсорсинга в архивном деле.

В зарубежной и отечественной практике на современном уровне отсутствуют апробированные подходы к организации процессов по созданию, хранению, управлению архивными документами электронного вида.

Предложенная методика "Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом" не в полной мере решает поставленные задачи.

В методических рекомендациях рассматриваются следующие вопросы:

- определены технические требования к процессам оцифровки;

- определены требования по оценке качества электронных копий архивных документов (копий второго и последующих поколений);

- определены критерии отбора и последовательность оцифровки документов;

- определены технические параметры электронных копий различного поколения (форматы сканированных документов);

- разработан общий подход к маркировке электронных копий;

- определена система хранения электронных копий;

- определены условия обеспечения информационной безопасности электронных копий;

- определена процедура резервного копирования электронных копий;

- определены условия управления информационными массивами цифровых копий архивных документов.

Общий подход к маркировке электронных копий не позволяет стандартизировать процесс маркировки электронных копий. Проведем анализ разработанных зарубежных стандартов по оцифровке архивных, музейных, библиотечных фондов.

Стандарт Испании.

Стандарты национальной концепции интероперабельности Испании COOPERACION ENTER ADMINISTRACION PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACION ELECTRONICA представлены в публичном доступе на ресурсе http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/111-2007.t4.htmL#a42.

Стандарт Австрии по оцифровке документов MANAGING DIGITISATION PROGRAMS AND PROJECT, реализованный в рамках проекта FUTURE PROOF NSW.

Стандарты выставляют конкретные требования:

- к моделям данных и управлению электронными документами;

- к подключению к коммуникационным сетям государственных органов;

- к моделям информационного обмена между реестрами и декларациям о соответствии.

Стандарт Новой Зеландии.

Стандарт Новой Зеландии S6 DIZITISATION STANDART был опубликован в виде технического отчета ISO/TR 13028-2010 г. Information and documentation - Implementation guidelines for records Международной организацией по стандартизации (ISO).

В этом документе представлен отчет, предоставляющий сведения по созданию и поддержанию документов исключительно в электронном виде после того, как первоначальные бумажные или иные неэлектронные документы-источники были переведены путем оцифровки.

В техническом отчете ISO/TR 13028-2010 г. "Information and documentation - Implementationguidelines for records" сформулированы рекомендации по следующим вопросам:

- достоверность оцифрованных документов, влияющая на возможность их использования в качестве доказательств и на их доказательную силу;

- доступность оцифрованных документов в течение всего времени, пока в них есть необходимость;

- стратегии, способствующие созданию оцифрованных документов, пригодных для долговременного хранения;

- управление неэлектронными документами-источниками после их оцифровки.

За рубежом координация усилий различных организаций по предопределению стоящих проблем в вопросах оцифровки осуществляется Международным советом архивистов (MCA), который в стратегическом документе "Стратегический курс на 2008-2018 гг." / "ICA Strategic Direction 2008-2018" определил основные направления деятельности. Ключевое место отведено поиску решений проблемы сохранения электронных документов и цифровых копий архивных документов, представляющих историческую ценность, а также использования новых технологий для улучшения доступа к архивам.

Самым известным проектом, представляющим в сети Интернет исторически важные документы, является семиязычный ресурс - мировая библиотека (WDL). На семиязычном ресурсе представлены документы, представляющие историческую ценность на языках мира: арабском, китайском, английском, французском, португальском, русском, испанском.

В рамках программы ЮНЕСКО "Память мира" широкому кругу пользователей представлены электронные копии архивных, музейных и библиотечных фондов. Широкий круг пользователей имеет возможность увидеть в режиме онлайн электронные образы наиболее значимых исторических документов и артефактов, характеризующих историческую эпоху, событие, персоналию.

Среди проектов оцифровки, осуществляемых в крупнейших зарубежных архивных и библиотечных организациях и имеющих разработанную нормативную-методическую базу, особую ценность имеют наработки, представленные Национальным управлением архивов и документации США (HAPA) согласно плану "Перспективный план оцифровки архивных материалов для публичного доступа. 2007-2016 гг." в рамках национального "Стратегического плана: сохранение прошлого для его представления в будущем" и в рамках реализованных проектов.

Стандарты Британской библиотеки.

Британской библиотекой разработано руководство по оцифровке библиотечных, архивных и музейных фондов - Managing the Digitization of Library, Archive and Museum Materials.

Стандарты Японии.

Японский центр Азиатских исторических записей (Japan Center for Asian Historical Records (JACAR)) специализируется на сканировании и предоставлении в открытом доступе архивных документов по истории международных отношений. В открытом доступе представлены документы периода: с XIX в. до начала Второй мировой войны и документы по истории Русско-Японской войны 1905 г.

Стандарты Индии.

Среди 193 стран мира Индия включилась в работы по оцифровке исторически важных документов, разработав руководящий документ Repairing the Damage at India s National Archive.

Подойдем к практическому решению поставленной задачи - систематизировать подход маркировки электронных мастер-копий, учитывая зарубежный опыт по стандартизации процессов оцифровки архивных документов.

Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования (ЭФП). ЭФП представляет собой совокупность электронных копий Архивного фонда, записанных на цифровые носители и предназначенных для использования вместо подлинников документов. ЭФП состоит из трех массивов электронных копий:

- массива мастер-копий (графическая обработка мастер-копий недопустима!);

- массива рабочих копий;

- массива первого и второго поколений.

Каждый файл электронной мастер-копии должен иметь уникальное имя - "шифр-маркировку". Уникальное имя должно содержать основные поисковые данные:

- индекс архива;

- буквенный индекс фонда;

- номер фонда;

- номер описи;

- литеру к номеру описи;

- номер единицы хранения (дела);

- номер листа;

- шифр лицевой стороны;

- шифр оборотной стороны;

- режим сканирования (цветной или серый/черно-белый);

- формат сканирования.

Количество и порядок разрядов в имени файла электронной копии, разделенных нижним подчеркиванием, может отличаться от реальной маркировки подлинника. Принцип маркировки должен быть унифицирован для всего массива.

Становится вопрос: как же унифицировать?

Обратимся к международному стандарту AECMA S1000D "Разработка технических публикаций с использованием общей базы данных" (ее русскоязычный аналог - AC.1.1.1000DR-2007). Позаимствуем из международного стандарта символику обозначений:

1. Буквенно-цифровое обозначение

Аббревиатура кода - "Y"

Допустимые символы:

"0" ... "9",

"А" ... "Z" (Следует избегать использования "О" и "I"), заглавные.

2. Цифровое обозначение

Аббревиатура кода - "X"

Допустимые символы:

"0" ... "9".

3. Цифровая последовательность

Аббревиатура кода - "N"

Допустимые символы:

"0" ... "9".

4. Буквенное обозначение

Аббревиатура кода - "А"

Допустимые символы:

"А" ... "Z" (Следует избегать использования "О" и "I"), заглавные.

Другими словами:

Если требуется создать структуру описания, то на месте, где может использоваться только цифра (например, страницы публикаций - это только цифры), используем обозначение "X".

Если в наименовании архивного фонда может использоваться и цифра, и буква, используем обозначение "Y".

Если в индексе фонда используется только буква (например: "Р" - "советский период" - характеризует, к какому периоду истории относится архивный документ), используем обозначение "А".

В "Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом" предлагают следующую маркировку электронных мастер-копий.

Пример: 01_Р272_3а_964_8_1_цв.ТIFF65

01 - индекс архива (или аббревиатура названия архива - например, ГАРФ)

Р - буквенный индекс фонда

272 - номер фонда

3 - номер описи

а - литера к номеру описи

964 - номер единицы хранения (дела)

8 - номер листа

1 - шифр лицевой стороны или оборота

цв - режим сканирования

tiff - формат.

Используя предложенную маркировку электронных мастер-копий

01_Р272_3а_964_8_1_цв.ТIFF унифицируем в XX_AYYY_XA_XXX_X_X_AA.TIFF

В случае если файл представляет собой изображение листов единицы хранения, оцифрованных в разворот, имя файла будет выглядеть следующим образом:

Пример: 01_Р272_3а_964_8_2_9_1_цв.ТIFF

01 - индекс архива (или аббревиатура названия архива - например, ГАРФ)

Р - буквенный индекс фонда

272 - номер фонда

3 - номер описи

а - литера к номеру описи

964 - номер единицы хранения (дела)

8 - номер листа

2 - шифр оборота

9 - номер листа

1 - шифр лицевой стороны

цв - режим сканирования

tiff - формат.

01_Р272_3а_964_8_2_9_1_цв.ТIFF унифицируем в XX_AYYY_XA_XXX_X_X_X_X_AA.TIFF

Для коллективного выполнения проектов по разработке электронных копий документов требуется разработать внутренний стандарт предприятия, где предлагается унифицировать маркировку для всех последующих поколений разработчиков, работающих над одним проектом. Стандарт предприятия позволит утвердить основные правила коллективной работы авторов над проектом, установит требования к виду и форматам электронных архивных документов, а также унифицирует маркировку электронных мастер-копий архивных документов.

Выводы: Предложенное решение по унификации маркировки электронных мастер-копий архивных документов не противоречит требованиям "Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом" и позволяет стандартизовать процесс маркировки электронных копий. Предложенное решение закрывает проблему отсутствия нормативно-методической базы. Современная нормативно-техническая база оцифровки, наличие программного обеспечения по созданию электронных архивов и предложенная унификация маркировки электронных мастер-копий позволяют сказать, что аутсорсинг в архивном деле возможен.

Литература:

1. Курбанов А.Х., Плотников В.А. Аутсорсинг: история, методология, практика: Монография. - М. ИНФА-М, 2014 - 112 с. - (Научная мысль) - DOI 10.12737/618 (www.doi.org) ISBN 978-5-16-005159-8.

2. Veretekhina S.V., Veretekhin V.V. Modern methods of interactive electronic engineering specification in the applied specialized software. Science and Education: materials of the VI International research and practice conference. Munich, June 27-28, 2014 / publishing office Vela Verlag, Waldkraiburg - Munich - Germany, 2014. (508-513). ISBN 978-3-941352-17-9. http://www.euscience.de/ru/archive.php.

3. Veretekhina S.V., Veretekhin V.V. (2014). Revealing of area of rational application of technology CALS on an example of interactive electronic technical managements. Materials of the X International scientifically-practical conference The European science XXI centuries. 7-15 may, 2014. Poland. (66-71). ISBN 978-966-873606-6 http://www.rusnauka.com/Page_ru.htm.

4. Веретехина С.В., Коньков А.А. Оптимизация документооборота кафедры высшего учебного заведения. Экономика и предпринимательство. N 7(48), 2014. С. 536-541. ISBN 1999-2300; www.intereconom.com.

5. Веретехина С.В., Веретехин В.В. Методология повышения качества послепродажного обслуживания экспортируемых наукоемких изделий. Экономические и гуманитарные науки N 7 (270), 2014. С. 105-111. ISBN 2073-7424. www.gu-unpk.ru.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Аутсорсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) - передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

*(2) В данном случае под "обременением" в аутсорсинге понимается ограничение свободы действий по основным видам деятельности в связи с вынужденной необходимостью ведения неосновных видов деятельности, тех, от которые нет прямых доходов, но отказаться от которых невозможно.

*(3) Меры организационного характера: правильная организация работы службы ДОУ; рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ; организация работы с документами в структурных подразделениях.

*(4) Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа, управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

*(5) Веретехина С.В., Веретехин В.В. Методология повышения качества послепродажного обслуживания экспортируемых наукоемких изделий. Экономические и гуманитарные науки N 7 (270), 2014. С.105-111. ISBN 2073-7424. www.gu-unpk.ru.