Вопрос: Разъясните, пожалуйста, каким документом в связи с отменой командировочных удостоверений должен подтверждаться фактический срок пребывания работника в служебной командировке? (журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г.)

Разъясните, пожалуйста, каким документом в связи с отменой командировочных удостоверений должен подтверждаться фактический срок пребывания работника в служебной командировке?

А. Гусев,

к.п.н., эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г., с. 46-50.

В силу п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки срок командировки утверждается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

До 08.01.2015 в соответствии с данным положением фактический срок пребывания работника в месте командирования определялся по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда (приезда) в место командирования.

Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки внесены поправки, согласно которым с 08.01.2015 при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе.

Кроме того, с 08.08.2015 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771 "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта "б" пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. N 257", которым, в частности, урегулированы некоторые вопросы, возникшие в связи с внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки Постановлением Правительства РФ N 1595.

Пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в редакции Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771) предусмотрены варианты подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в зависимости от способа проезда в командировку и обратно.

Так, фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Напомним, что в силу п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают в себя расходы на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Абзацем 2 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки также предусмотрен способ подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности). При таком способе проезда фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).

Кроме того, в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки учтены ситуации, когда у налогоплательщика по каким-либо причинам отсутствуют проездные документы, на основании которых работник пользовался услугами транспортной компании. Например, в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами о найме жилого помещения в месте командирования. Такими документами могут являться:

- при проживании в служебной командировке в гостинице - счет (иной документ), выданный гостиницей, который должен содержать реквизиты, поименованные в п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359, и п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085, либо указанный документ может содержать реквизиты, обозначенные в названном п. 20, и дополнительно к нему будет выдан кассовый чек либо БСО, содержащий реквизиты, перечисленные в указанном п. 3. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;

- когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) - договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание. Указанные документы должны быть оформлены в простом письменном виде (ст. 674 ГК РФ). Если же договор аренды заключен с участием риелторской фирмы, в подтверждение произведенных расходов работник должен представить в бухгалтерию организации договор с риелторским агентством, расписку наймодателя о получении платы, квитанцию к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.

При отсутствии проездных документов, документов о найме жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Необходимо отметить, что Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, регулирующее способ подтверждения срока нахождения работника в командировке, охватывает не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, данным положением прямо не установлен способ определения фактического срока пребывания работника в месте командирования при направлении его в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги, на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты).

В такой ситуации, поскольку определение срока нахождения работника в командировке в случаях, когда проезд осуществляется способом, не предусматривающим оформление проездных документов, регулируется только положениями абз. 2 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Нормы данного абзаца, помимо случаев проезда работника в место командировки и обратно на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), могут быть применимы для любых иных ситуаций, при которых проезд не требует оформления проездных документов.

Таким образом, при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, отраженного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку. Такое мнение представлено в Письме ФНС РФ от 19.10.2015 N 2450-6-1.

1 февраля 2016 г.