Командировочные расходы спортсменов и тренеров. Что изменилось в учете? (О. Марова, журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г.)

Командировочные расходы спортсменов и тренеров. Что изменилось в учете?

О. Марова,

эксперт журнала "Учреждения физической

культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г., с. 22-31.

Спортсмены вместе со своими тренерами часто совершают поездки для участия в тренировочных мероприятиях и соревнованиях. Учреждение спорта, которое направляет их в эти командировки, несет определенные расходы, подлежащие отражению в бухгалтерском учете. Особенности направления в командировки указанных лиц и правила отражения данных расходов с учетом последних изменений в законодательстве рассмотрим в статье.

Разберем основные нормы законодательства, в соответствии с которыми спортсменам и их тренерам компенсируются командировочные расходы.

Условия об обязанности работодателя обеспечить проведение тренировочных мероприятий и участие спортсмена в спортивных соревнованиях под руководством тренера (тренеров), а спортсмена - принимать участие в спортивных соревнованиях только по указанию работодателя - являются обязательными для включения в трудовой договор со спортсменом (ст. 384 ТК РФ).

В соответствии со ст. 348.6 ТК РФ работодатели обязаны по вызовам (заявкам) общероссийских спортивных федераций направлять спортсменов, тренеров с их письменного согласия в спортивные сборные команды РФ для участия в тренировочных и других мероприятиях по подготовке к спортивным соревнованиям и в международных официальных спортивных мероприятиях в составе указанных команд.

На время отсутствия спортсмена, тренера в течение срока действия трудового договора на рабочем месте в связи с проездом к месту расположения спортивной сборной команды РФ и обратно, а также в связи с участием в спортивных мероприятиях в составе этой команды за спортсменом, тренером сохраняются место работы (должность) и средний заработок.

Расходы на проезд спортсмена, тренера к месту расположения спортивной сборной команды и обратно, другие расходы, связанные с их участием в спортивных мероприятиях в составе указанной команды, возмещаются в порядке, предусмотренном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, нормами, утвержденными общероссийскими спортивными федерациями.

Перечисленные выше нормы применимы и к лицам, которые входят в сборные команды и участвуют в спортивных соревнованиях и тренировочных мероприятиях не на столь высоком уровне.

Обратите внимание! Направление в служебные командировки, привлечение к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни спортсменов, не достигших возраста 18 лет, допускаются в случаях и порядке, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 348.8 ТК РФ).

Особенности направления работников в командировки

Особенности порядка направления работников в служебные командировки определены в положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

В нем указано, что в командировки могут направляться только работники, состоящие в трудовых отношениях с организацией (п. 2 Положения N 749).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, тоже признается командировкой (п. 3 Положения N 749).

Ранее при направлении в командировку работникам выдавались служебное задание и командировочное удостоверение, в котором делались отметки о прибытии и убытии из пункта назначения и которым подтверждался срок пребывания работника в командировке. Данные требования утратили свою силу с 2015 года в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

В настоящее время срок пребывания в командировке определяется в соответствии с п. 7 Положения N 749 по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работодателю работником по возвращении из командировки с приложением документов, подтверждающих использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице этот срок подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, свидетельствующим о заключении договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, свидетельствующих о заключении договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Учет командировочных расходов

В соответствии с п. 10 Положения N 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Если на эти цели работник потратил собственные средства, то согласно п. 11 Положения N 749 названные расходы возмещаются работникам с разрешения руководителя организации.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих такие расходы (п. 24 Положения N 749).

В соответствии с п. 26 Положения N 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Для государственных (муниципальных) учреждений форма авансового отчета (ф. 0504505) утверждена Приказом N 52н*(1). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В целях минимизации наличного денежного обращения Минфин и Федеральное казначейство рекомендуют перечислить средства на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций для оплаты ими с использованием карт (в том числе выданных в рамках "зарплатных" проектов) командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для этого необходимо в локальном нормативном акте (коллективном договоре, учетной политике) предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с лицевого (расчетного) счета учреждения на счет банковской карты сотрудника и определить порядок списания дополнительных затрат в виде банковской комиссии за проведение операций, связанных с оплатой расходов подотчетным лицом с помощью банковской карты

В платежном документе следует указывать, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами.

Операции по обеспечению денежными средствами с использованием карт производятся в соответствии с Правилами N 10н*(2) и требованиями Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П.

Расходы, произведенные учреждением спорта через подотчетных лиц, в зависимости от принятой учетной политики могут быть отнесены на себестоимость выполняемых работ, оказываемых услуг либо на финансовый результат деятельности учреждения.

Неизрасходованные денежные средства подотчетное лицо должно вернуть в кассу или на счет учреждения.

Выплата суточных. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения N 749.

Пунктом 216 Инструкции N 157н*(3) установлено, что сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), расходы на оплату суточных работникам (тренерам, спортсменам) следует осуществлять за счет подстатьи 212 "Прочие выплаты" КОСГУ по виду расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".

Выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации) спортсменам, привлекаемым для участия в спортивных мероприятиях, производится по статье 290 "Прочие расходы" КОСГУ по виду расходов 113 "Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий".

Таким образом, суточные тренерам и спортсменам, работающим в учреждении по трудовым договорам, отражаются по счету 0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам", а суточные тренерам и спортсменам, привлекаемым для участия в спортивных мероприятиях, - по счету 0 208 91 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов".

Оплата проезда. Расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12 Положения N 749).

Обратите внимание: согласно изменениям, внесенным в Указания N 65н, с 01.01.2016 выдача командируемым работникам (сотрудникам) (в нашем случае тренерам, спортсменам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет для приобретения проездных билетов, а также компенсация работникам понесенных ими за счет собственных средств расходов на оплату проезда к месту командирования и обратно осуществляются по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ по виду расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".

Компенсация расходов на проезд спортсменов при привлечении их на различного рода мероприятия производится по статье 290 "Прочие расходы" КОСГУ по виду расходов 113 "Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий".

При этом оплата билетов для проезда к месту командировки и обратно для командируемых работников и спортсменов самим учреждением по договорам (контрактам) осуществляется по подстатье 222 "Транспортные услуги" по виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд".

Оплата проживания. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы на наем жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами (п. 13 Положения N 749).

Согласно поправкам Указаний N 65н компенсация работникам (тренерам) расходов на проживание производится аналогично - по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ по виду расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".

Спортсмены, привлеченные к участию в соревнованиях, получат такую компенсацию по статье 290 "Прочие расходы" КОСГУ по виду расходов 113 "Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий".

Если с гостиницей, иной организацией, которая оказывает услуги по проживанию спортсменов и тренеров, направляемых в командировку, заключается гражданско-правовой договор, данные расходы производятся по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" по виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд".

Типовые операции по учету расчетов с подотчетными лицами в соответствии с инструкциями N 162н *(4), 174н *(5) и 183н *(6) будут выглядеть следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция N 162н)		Бюджетное учреждение (Инструкция N 174н)		Автономное учреждение (Инструкция N 183н)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Выдача под отчет командировочных из кассы учреждения
1 208 12 560 1 208 91 560	1 201 34 610	0 208 12 560 0 208 91 560	0 201 34 610	0 208 12 000 0 208 91 000	0 201 34 000
Перечисление под отчет денежных средств на банковскую карту
1 210 03 560	1 304 05 ХХХ	0 210 03 560	0 201 11 610	0 210 03 000	0 201 11 000
Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с карты, выданной Федеральным казначейством*
1 208 12 560 1 208 91 560	1 210 03 660	0 208 12 560 0 208 91 560	0 210 03 660	0 208 12 000 0 208 91 000	0 210 03 000
Принятие к учету расходов, произведенных подотчетным лицом
1 109 ХХ ХХХ 1 401 20 ХХХ	1 208 12 660 1 208 91 660	0 109 ХХ ХХХ 0 401 20 ХХХ	0 208 12 660 0 208 91 660	0 109 ХХ ХХХ 0 401 20 ХХХ	0 208 12 000 0 208 91 000
Возврат задолженности по подотчетным суммам в кассу учреждения
1 201 34 510	1 208 12 660 1 208 91 660	0 201 34 510	0 208 12 660 0 208 91 660	0 201 34 000	0 208 12 000 0 208 91 000
Возврат неиспользованных подотчетных сумм на карту через банкомат*
1 201 23 510	1 208 12 660 1 208 91 660	-	0 208 12 660 0 208 91 660	-	0 208 12 000 0 208 91 000
Поступление на лицевой счет возвратов задолженности с применением расчетных (дебетовых) карт
1 304 05 ХХХ	1 201 23 610	0 201 11 510	0 201 23 610	0 201 11 000	0 201 23 000
Начисление задолженности по оплате проезда по договорам
1 109 00 222 1 401 20 222	1 302 22 730	0 109 00 222 0 401 20 222	0 302 22 730	0 109 00 222 0 401 20 222	0 302 22 000
Начисление задолженности по оплате проживания по договорам
1 109 00 226 1 401 20 226	1 302 26 730	0 109 00 226 0 401 20 226	0 302 26 730	0 109 00 226 0 401 20 226	0 302 26 000
Перечисление аванса по договорам оплаты проезда и проживания
1 206 22 560 1 206 26 560	1 304 05 222 1 304 05 226	0 206 22 560 0 206 26 560	0 201 11 610	0 206 22 000 0 206 26 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Зачет аванса по договорам оплаты проезда и проживания
1 302 22 830 1 302 26 830	1 206 22 660 1 206 26 660	0 302 22 830 0 302 26 830	0 206 22 660 0 206 26 660	0 302 22 000 0 302 26 000	0 206 22 000 0 206 26 000
* Такие корреспонденции счетов предусмотрены только для казенных учреждений в действующей Инструкции N 162н. Для бюджетных и автономных учреждений проводки указаны только в проектах изменений в инструкции N 174н и 183н, их необходимо предусмотреть в учетной политике учреждения.

Пример

Бюджетное учреждение спорта направило на спортивные сборы на пять дней восьмерых спортсменов, привлеченных для участия в соревнованиях, и двух тренеров, числящихся в штате учреждения. Суточные спортсменов составили 4 000 руб., суточные тренеров - 1 000 руб. Расходы на проезд выданы в качестве компенсации спортсменам и тренерам. По спортсменам они равны 20 000 руб., а по тренерам - 5 000 руб. Все расходы приняты к учету на основании авансовых отчетов и отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности. Расходы на проживание оплачены учреждением по договору с гостиницей в размере 5 000 руб. Суточные перечислены на банковские карты спортсменов и тренеров. Денежные средства на проезд выданы наличными. Все операции проведены в рамках исполнения государственного задания.

Указанные операции в учете бюджетного учреждения отражаются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены суточные спортсменам	4 208 91 560	4 210 03 560	4 000
Перечислены суточные тренерам	4208 12 560	4 210 03 560	1 000
Выданы командировочные на проезд спортсменам	4 208 91 560	4 201 34 610	20 000
Выданы командировочные на проезд тренерам	4 208 12 560	4 201 34 610	5 000
Начислена задолженность по оплате проживания в гостинице	4 109 60 226	4 302 26 730	5 000
Перечислена гостинице оплата за проживание	4 302 26 830	4 201 11 610	5 000
Приняты к учету расходы по выплате суточных спортсменам	4 109 60 290	4 208 91 660	4 000
Приняты к учету расходы по выплате суточных тренерам	4 109 60 212	4 208 12 660	1000
Приняты к учету расходы на проезд спортсменов	4 109 60 290	4 208 91 660	20 000
Приняты к учету расходы на проезд тренеров	4 109 60 212	4 208 12 660	5 000

* * *

Обобщим основные моменты. Спортсмены и тренеры при командировании на различные тренировочные сборы и соревнования либо обеспечиваются денежными средствами на проезд и проживание, либо эти расходы за них уплачивает организация. Суточные выдаются спортсменам и тренерам в любом случае. Учет расходов на проезд и проживание изменился с 2016 года и зависит теперь от способа оплаты данных расходов. Так, если расходы на проезд и проживание выплачиваются в виде компенсации, то они относятся на подстатью 212 "Прочие выплаты" КОСГУ. Ранее они оплачивались по подстатьям 222 "Транспортные расходы" КОСГУ и 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ соответственно. В настоящее время по названным подстатьям будут производится расходы в том случае, когда с транспортной организацией и организацией, оказывающей услуги по проживанию, заключается договор напрямую от учреждения. Все компенсации, выдаваемые лично спортсменам, производятся по статье 290 "Прочие расходы" КОСГУ.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(2) Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утв. Приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н.

*(3) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(5) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(6) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.