Представление формы 6-НДФЛ за I квартал 2016 года (М. Зарипова, журнал "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г.)

Представление формы 6-НДФЛ за I квартал 2016 года

М. Зарипова,

эксперт журнала "Учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г., с. 36-43.

С 01.01.2016 в силу п. 2 ст. 230 НК РФ организации - налоговые агенты обязаны представлять расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за I квартал, полугодие и девять месяцев. Расчет подается не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 апреля года, идущего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ (далее - Порядок). За I квартал 2016 года новую форму отчетности необходимо подать не позднее 03.05.2016 ввиду того, что 30.04.2016 является выходным днем, а далее следует праздничный день. О том, что представляет собой новая отчетная форма и на какие нюансы нужно обратить внимание при ее заполнении, расскажем в статье.

Как было отмечено выше, форма отчетности по НДФЛ утверждена Приказом ФНС РФ N ММВ-7-11/450@ (приложение 1).

Состав формы 6-НДФЛ

/--------------\  /----------------------\  /----------------------------\

|              |  |                      |  |   Раздел 2 "Даты и суммы   |

|Титульный лист|  | Раздел 1 "Обобщенные |  |   фактически полученных    |

|              |  |     показатели"      |  |доходов и удержанного налога|

|              |  |                      |  | на доходы физических лиц"  |

\--------------/  \----------------------/  \----------------------------/

Отчетность 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Что необходимо учесть при заполнении формы?

При заполнении отчетной формы следует руководствоваться Порядком, а также Письмом ФНС РФ от 28.12.2015 N БС-4-11/23081@, которым доведены контрольные соотношения показателей форм налоговой и бухгалтерской отчетности.

Так, согласно п. 1.3 Порядка при заполнении формы расчета не допускаются:

- исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;

- двусторонняя печать на бумажном носителе;

- скрепление листов отчетной формы, приводящее к порче бумажного носителя.

Далее хотелось бы обратить внимание на п. 1.8 и 1.9 Порядка. В форме 6-НДФЛ обязательными для заполнения являются реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям ставится ноль ("0").

Если для какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля ставится прочерк. Например, в верхней части каждой страницы формы расчета приводится ИНН налогового агента. При указании 10-значного ИНН организации в поле из 12 знакомест показатель заполняется слева направо, начиная с первого знакоместа, а в последних двух знакоместах ставится прочерк: "5024002119--".

Примечание. Каждому показателю формы расчета соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель.

Дробные числовые показатели прописываются аналогично целым числовым показателям. В случае если знакомест для указания дробной части больше, чем цифр, в свободных знакоместах соответствующего поля ставится прочерк. Например, сумма начисленного дохода заполняется по формату: 15 знакомест для целой части, два знакоместа для дробной части, следовательно, при сумме дохода, равной 1 234 356,50 руб., она указывается как "1234356----------.50".

Когда отчетная форма 6-НДФЛ подготавливается с использованием программного обеспечения, при распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Расположение и размеры значений реквизитов не должны изменяться. Печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16-18 пунктов (п. 1.12 Порядка).

Как заполнить титульный лист?

Правила заполнения титульного листа формы 6-НДФЛ изложены в п. 2.1-2.3 Порядка.

Выделим основные моменты, на которые следует обратить внимание.

Строка	Отражаемые сведения
ИНН/КПП	Налоговые агенты - организации указывают ИНН и КПП по месту нахождения организации согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. Если форма расчета заполняется организацией, имеющей обособленные подразделения, в данном поле после ИНН прописывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения
Номер корректировки	При представлении первичных сведений по форме 6-НДФЛ проставляется код "000". В случае если форма 6-НДФЛ корректировалась, указывается номер корректировки ("001", "002" и т.д.)
Период представления (код)	В соответствии с п. 2.2 Порядка в данной строке приводятся значения, отраженные в приложении 1 к Приказу ФНС РФ N ММВ-7-11/450@. Так, в отчете за I квартал следует указать значение "21", за полугодие - "31", за девять месяцев - "33", за год - "34". Особые коды прописываются за те же периоды при реорганизации (ликвидации) учреждения: "51", "52", "53" и "90" соответственно
Налоговый период (год)	2016 - отчетный финансовый год
Представляется в налоговый орган (код)	В этой строке указывается код налогового органа, в который представляется расчет по форме 6-НДФЛ. Например, учреждение зарегистрировано в Советском районе г. Нижнего Новгорода, поэтому в данной строке будет приведено значение "5262", где "52" - код региона, "62" - код налогового органа (ИФНС по Советскому району г. Нижнего Новгорода)
По месту нахождения (учета) (код)	В названной строке проставляется код места представления формы 6-НДФЛ налоговым агентом согласно приложению 2 к Приказу ФНС РФ N ММВ-7-11/450@. Так, государственные (муниципальные) учреждения указывают в данном поле код "212" (по месту нахождения российской организации) либо, если расчет представляется по месту нахождения обособленного подразделения, код "220". При сдаче отчета по месту учета российской организации в качестве крупнейшего налогоплательщика проставляется код "213"
Налоговый агент	В данной строке указывается сокращенное наименование (в случае его отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название) располагается в начале строки. Например, "Стоматологическая поликлиника N 41"
Код по ОКТМО	При указании кода ОКТМО муниципального образования следует учитывать, что организации, признаваемые налоговыми агентами, проставляют код той территории, на которой находится организация или ее обособленное подразделение. Коды ОКТМО содержатся в Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утвержденном Приказом Росстандарта от 14.06.2013 N 159-ст

В Письме N БС-4-11/23081@ чиновники ФНС отметили, что если дата представления отчета превышает срок, установленный ст. 230 НК РФ, то составляется акт в порядке, предусмотренном ст. 101.4 НК РФ для принятия решения о привлечении к ответственности в соответствии с п. 1.2 ст. 126 НК РФ.

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ?

В разделе 1 отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, рассчитанного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке. Напомним, что ставки налога установлены ст. 224 НК РФ. В отношении доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ, налоговая ставка определена в размере 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Доходы резидента РФ, полученные по трудовому договору, облагаются налогом по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Таким образом, если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления расчета) доходы, облагаемые налогом по разным ставкам, разд. 1, за исключением строк 060-090, заполняется отдельно для каждой из ставок налога (п. 3.2 Порядка).

Рассмотрим подробнее правила заполнения отдельных строк.

Строка	Отражаемый показатель	Контрольное соотношение (Письмо ФНС РФ N БС-4-11/23081@)
Строка 020	Указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода	Строка 020 строка 030. Если строка 020 < строка 030, значит, завышена сумма налоговых вычетов
Строка 030	Приводится обобщенная по всем физическим лицам сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода
Строка 040	Отражается обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода	Строка 040 строка 050. Если строка 040 < строка 050, значит, завышена сумма фиксированного авансового платежа
Строка 050	Проставляется обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода. В данном случае речь идет о платежах, предусмотренных ст. 227.1 НК РФ. Они уплачиваются за период действия патента, который выдается иностранным гражданам, трудящимся по найму в РФ (ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации")
Строка 060	Указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. Строка заполняется на основании данных, имеющихся в учреждении, в целом по организации. Если в течение налогового периода один человек был уволен, а потом снова был принят на работу, он считается как одна единица
Строка 070	Отражается общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода	Строка 070 = сумма строк 140. Если строка 070 > сумма строк 140 или строка 070 < сумма строк 140, возможно, завышена (занижена) общая сумма удержанного налога
Строка 080	Проставляется общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода
Строка 090	Показывается общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода

Дополнительно обращаем ваше внимание на приведенные в Письме ФНС РФ N БС-4-11/23081@ контрольные соотношения между формой 6-НДФЛ (представляемой за 2016 год) и формой 2-НДФЛ (также являющейся годовой и подаваемой по итогам 2016 года на каждое физическое лицо).

При заполнении вышеперечисленных строк нужно учитывать следующее.

Контрольное соотношение	Вид выявленного нарушения (несоответствия)
Строка 020 расчета 6-НДФЛ по соответствующей ставке (отраженной в строке 010) = сумма строк "Общая сумма дохода" по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к расчету 6-НДФЛ за год)	Если строка 020 по соответствующей ставке (строка 010) <, > сумма строк "Общая сумма дохода" по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, значит, занижена (завышена) сумма начисленного дохода
Строка 040 расчета 6-НДФЛ по соответствующей ставке налога (отраженной в строке 010) = сумма строк "Сумма налога исчисленная" по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к расчету 6-НДФЛ за год)	Если строка 040 по соответствующей ставке налога (строка 010) <, > сумма строк "Сумма налога исчисленная" по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, возможно, занижена (завышена) сумма исчисленного налога
Строка 080 расчета 6-НДФЛ = сумма строк "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к расчету 6-НДФЛ за год)	Если строка 080 <, > сумма строк "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, возможно, занижена (завышена) сумма налога, не удержанная налоговым агентом
Строка 060 расчета 6-НДФЛ = общее количество справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к расчету 6-НДФЛ за год)	Если строка 060 <, > общее количество справок 2-НДФЛ с признаком "1", представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, значит, завышено (занижено) количество физических лиц, получивших доход, либо не в полном объеме представлены сведения по форме 2-НДФЛ

Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ?

В разделе 2 отражаются даты и суммы фактически полученных физическими лицами доходов, а также приводятся сведения по удержанному и перечисленному налогу в целом по учреждению. Рассмотрим подробнее правила заполнения отдельных строк.

Строка	Отражаемый показатель	Комментарий
Строка 100	Указывается дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130	При заполнении данной строки следует обратить внимание на Письмо ФНС РФ от 13.11.2015 N БС-4-11/19829. В нем чиновники разъяснили, что дата фактического получения дохода определяется в соответствии со ст. 223 НК РФ. В частности, в силу норм данной статьи при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход. В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). Таким образом, по доходам, полученным в виде оплаты труда за исполнение служебных обязанностей, по строке 100 формы 6-НДФЛ учреждения укажут следующие даты: "31.01.2016", "29.02.2016", "31.03.2016"
Строка 110	Отражается дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130	Напомним, что согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Таким образом, по налогу, удержанному с заработной платы, по строке 110 формы 6-НДФЛ учреждения укажут дату выдачи из кассы учреждения суммы зарплаты либо дату ее перечисления на банковские карты работников
Строка 120	Показывается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога	При заполнении данной строки нужно учитывать, что согласно п. 6 ст. 226 НК РФ в редакции, действующей с 01.01.2016, в общем случае перечисление налога производится не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Лишь при выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы рассчитанного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты
Строка 130	Прописывается обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную по строке 100 дату
Строка 140	Приводится обобщенная сумма удержанного налога в отраженную по строке 110 дату. Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, различаются сроки перечисления налога, строки 100-140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно

* * *

В заключение отметим, что согласно п. 2 ст. 230 НК РФ расчет по форме 6-НДФЛ представляется налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Однако при количестве физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек можно подать расчет на бумажном носителе.

Напомним, что датой представления расчета считается (п. 5.3 Порядка):

- дата его фактического направления (при передаче лично или представителем налогового агента в налоговый орган);

- дата его отправки почтой с описью вложения (при использовании почтовой пересылки);

- дата его отправки, зафиксированная в подтверждении, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота.

В пункте 5.3 Порядка уточнено, что на бумажном носителе отчет подается только в виде установленной машинно ориентированной формы, заполненной от руки или распечатанной на принтере.

Обращаем ваше внимание, что одновременно с введением новой формы квартального расчета по НДФЛ введена ответственность за непредставление данной формы. Так, в силу поправок, внесенных Федеральным законом от 02.05.2015 N 113-Ф3 "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в целях повышения ответственности налоговых агентов за несоблюдение требований законодательства о налогах и сборах" в ст. 126 НК РФ, с 2016 года за непредставление такого расчета налоговому агенту грозит штраф в размере 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его подачи.