Вопрос: Как поступить? В организации хранятся трудовые книжки работников, которые уже давно не работают в организации. В некоторых трудовых даже отсутствует запись о приеме в организацию, в каких-то нет записи об увольнении, что с ними делать? Есть трудовые книжки работников организация которых ликвидирована. Как быть? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Как поступить? В организации хранятся трудовые книжки работников, которые уже давно не работают в организации. В некоторых трудовых даже отсутствует запись о приеме в организацию, в каких-то нет записи об увольнении, что с ними делать? Есть трудовые книжки работников организация которых ликвидирована. Как быть?

Работодатель обязан направить работникам письменные уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. За просрочку выдачи трудовых книжек, а также за нарушение порядка их ведения и хранения (подробнее в Правовом обосновании) работодатель несет ответственность в соответствии с законодательством.

Правовое обоснование:

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, (далее - Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В соответствии с п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

На основании п. 36 Правил в случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.