Сведения о среднесписочной численности работников (Т. Межуева, журнал "Российский бухгалтер", N 12, декабрь 2015 г.)

Сведения о среднесписочной численности работников

Т. Межуева,

эксперт журнала

Журнал "Российский бухгалтер", N 12, декабрь 2015 г., с. 49-55.

Начало года для бухгалтера - пора подводить итоги года ушедшего. Первый документ, который необходимо сдать до 21 января, - сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год. Форма документа утверждена Приказом ФНС РФ от 29 марта 2007 г. N ММ-3-25/174@. Сама форма документа достаточно проста, она располагается на одном листе. В нее необходимо занести данные об организации (наименование, ИНН, КПП), дату, на которую предоставляются такие сведения (в отчетности за 2015 год ставят "на 01.01.2016"), и количество человек, которые составляют среднесписочную численность. Последний показатель требует расчета и вызывает немало вопросов: кого включить, а кого нет.

Расчет среднесписочной численности работников за год должны предоставлять все организации и индивидуальные предприниматели, у которых за предыдущие 12 календарных месяцев были оформлены сотрудники. Вновь образованным организациям сведения нужно сдавать 2 раза: после создания и по итогам года. Индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности с 2014 г. Для сбора информации многие организации используют разные программы. Расчет среднесписочной численности работников подается: - по итогам года, не позднее 21 января (для существующих организаций); - не позднее двадцатого числа после месяца, в котором была создана организация. Кроме того, подать среднесписочную численность необходимо и тем организациям, которые приняли решение свернуть свою деятельность. Сделать они это должны в день официального закрытия.

Показатель среднесписочной численности рассчитывается с целью учета трудовых кадров на предприятии, а также формирования статистических данных. Он представляет собой количество лиц, которые трудятся в организации в определенный период. При этом сначала считается значение показателя за день, потом за более продолжительный срок. Особенности расчета очень разнообразны, при этом необходимо произвести расчет правильно. Следует исключить задвоение данных. Один и тот же человек может одновременно трудиться в нескольких структурах. В связи с этим, внешние совместители, уволенные, военнослужащие и прочие лица не учитываются в списочном составе организации.

Сначала расчет производится за более короткий период (день, месяц), затем они используются для калькуляции показателя за более длительный срок (полугодие, год). Каждый сотрудник является целой единицей. В расчет включаются наемные сотрудники, которые трудятся по договору и выполняют обязанности один день и более, а также те, кто получает заработную плату в организации.

Формула расчета среднесписочной численности работников за год включает следующих лиц:

- фактически явившихся на работу и отсутствующих;

- находившихся в командировках, при условии, что за ними сохраняется оклад, включая лиц, которые находятся за границей;

- отсутствующих из-за временной нетрудоспособности, в связи с выполнением общественных обязанностей;

- работающих не целый рабочий день или на половину оклада;

- лиц, находящихся на испытательном сроке;

- надомников - людей, которые работают за пределами офисов;

- сотрудников, направленных в образовательные учреждения с целью повышения квалификации, если за ними сохраняется оклад;

- студентов, работающих в период практики;

- находящихся в ежегодных отпусках; лиц, имеющих выходной день по графику работы;

- получивших отдых за работу в праздничный день;

- женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком или в связи с усыновлением;

- принятых для замещения отсутствующих работников; участвующих в забастовках;

- иностранных граждан - сотрудников предприятия;

- лиц, находившихся под следствием;

- внутренних совместителей.

При расчете среднесписочной численности следует исключить из списка:

- внешних совместителей;

- людей, привлеченных для работы по договорам с госорганизациями с целью предоставления рабочей силы;

- лиц, с которыми заключен договор на профобучение с выплатой пособия;

- сотрудников, прекративших работу;

- лиц, направленных на работу за границу;

- собственников организации, которые не получают зарплату;

- членов кооператива;

- адвокатов;

- военнослужащих.

Численность работников списочного состава за выходной/праздничный день принимается равной таковой за предыдущий рабочий день.

При расчете среднесписочной численности за месяц не входят в перечень:

- женщины, которые находятся в отпусках по уходу за ребенком;

- сотрудники, которые отсутствуют в связи с усыновлением ребенка;

- лица, находившиеся в отпуске по уходу за малышом до полутора или трех лет;

- обучающиеся сотрудники. Среднесписочная численность сотрудников за месяц определяется путем сложения количества работников за каждый календарный день. Полученный результат нужно разделить на 30 или 31.

Пример 1

В организации в списочном составе на 1 июня было 256 человек, с 6 числа принято еще 17 человек, с 14-го - уволено 5 сотрудников, с 26-го - принято еще 8 человек. Определим среднесписочную численность рабочих за июнь.

Первые 5 дней работали 256 человек.

Следующие 8 дней: 256 + 17 = 264 человека.

С 14 по 25 число прошло 12 дней. За это время численность изменилась:

264 - 5 = 259 человек.

Последние 5 дней месяца работали: 259 + 8 = 267 человек.

Рассчитаем среднесписочную численность за июнь:

(256 х 5 + 264 х 8 + 259 х 12 + 267 х 5) / 30 = 7835 / 30 = 261 человек.

Аналогичным образом можно рассчитать среднесписочную численность работников за год, квартал, шесть или девять месяцев. Стоит отметить особенность исчисления среднесписочной численности, когда в состав входят лица, привлеченные по договорам с государственными организациями с целью предоставления рабочей силы. Среднесписочная численность таких сотрудников учитывается только по дням явок. Расчет среднесписочной численности работников, трудящихся неполный день, происходит таким образом:

1. Определяется количество человеко-дней путем деления часов фактической работы на продолжительность дня.

Рабочая неделя составляет: 40 часов - это 8 часов в день (при 5-дневной неделе) или 6,66 часа (при 6-дневной рабочей неделе).

2. Определяется среднесписочная численность рабочих, которые находятся на своих местах полный день, путем деления часов на число дней занятости. Болезни, отпуска, неявки включаются в часы предыдущего дня. Лица, которым по законодательству установлен сокращенный трудовой день, учитываются как целые единицы.

В списочный состав входят все работники (постоянные, сезонные или временные), у которых сделана соответствующая запись в трудовой книжке. Человек может состоять в списке только на одном предприятии. К внешним совместителям относятся лица, которые числятся в другой организации, а на данном предприятии выполняют работу по договору, оформлены не более чем на 0,5 ставки с продолжительностью дня 4 часа. Внутренние совместители выполняют обязанности в свободное от работы время в другой организации. Вторая категория учитывается на текущем предприятии пропорционально затраченному времени. Лица, которые трудятся по договорам, могут работать в нескольких организациях в одном отчетном периоде. Они учитываются как полные работники. Чтобы избежать повторного счета, такие граждане относятся к категории общего количества работающих лиц.

Пример 2

На предприятии в течение полугода работало следующее количество сотрудников:

январь - 245;

февраль - 228;

март - 225;

апрель - 225;

май - 217;

июнь - 220 чел.

Среднесписочная численность за I квартал составит:

(245 + 228 + 225) / 3 = 233 человека.

Среднесписочная численность за II квартал составит:

(225 + 217 + 220) / 3 = 220 человек.

Как определить среднесписочную численность работников за год, если они трудятся за половину ставки? Сначала необходимо определить количество сотрудников, занятых в месяце. Сделать это необходимо путем деления суммы списочного состава за весь период, включая выходные и праздники, на общее число рабочих дней.

Пример 3

В организации 8 лиц в сентябре 2015 г. были заняты неполный рабочий день:

- 3 сотрудника трудились по 4 часа в течение 12 дней. Они учитываются как 0,5 единицы;

- 5 человек работали по 2 часа 20, 15, 10, 7 и 5 дней соответственно. Они учитываются как 0,25 человека (2/8).

Средняя численность таких сотрудников составила:

(0,5 x 12 х 3 + 0,25 x 20 + 0,25 x 15 + 0,25 x 10 + 0,25 х 7 + 0,25 х 5) : 20 рабочих дней в месяце = 1,6 человека. Эта цифра будет использоваться в дальнейших расчетах.

Для определения среднесписочной численности за более длительный период (например, квартал), численность работников за три месяца определяется путем суммирования данных за предыдущие 90 дней и деления суммы на 3.

Пример 4

В организации трудилось:

в январе - 864 человека,

в феврале - 857 человек,

в марте - 796 человек.

Среднесписочная численность за квартал составит:

(864 + 857 + 796) / 3 = 839 человек.

Если предприятие работало неполный квартал, то расчет производится путем суммирования данных за месяцы и деления суммы на 3. Формула расчета среднесписочной численности работников за год выглядит аналогичным образом. Суммируются данные за все отработанные месяцы, а полученный результат делится на 12. Вот как рассчитать среднесписочную численность работников за год для ИФНС.

Пример 5

Воспользуемся условиями примера 2. За шесть месяцев среднесписочную численность можно вычислить двумя способами: на основе месячных и квартальных данных.

1 способ:

(245 + 228 + 225 + 225 + 217 + 220) / 6 = 226 человек

2 способ:

(233 + 220) / 2 = 226 человек.

Аналогично происходит расчет среднесписочной численности работников за год.

Рассмотрим пример расчета среднесписочной численности работников на вновь созданной организации.

Пример 6

Организация была основана 12 сентября 2015 г., следовательно, подать сведения о среднесписочной численности она должна подать в срок, не позднее 20 октября 2015 г. В день основания организации были приняты на работу 15 человек. 21 сентября приняты еще 25 сотрудников, 24 сентября - 2 сотрудника уволены, 28 сентября - 5 сотрудников приняты на работу. Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников за сентябрь:

Несмотря на то что организация проработала неполный месяц, расчет следует производить исходя из полных календарных дней:

С 12 сентября по 20 сентября (9 дней) - трудились 15 сотрудников;

С 21 сентября по 23 сентября (3 дня) - трудились 40 сотрудников (15 + 25);

С 24 сентября по 27 сентября (4 дня) - трудились 38 сотрудников (40 - 2);

С 28 сентября по 30 сентября (3 дня) - трудились 43 сотрудника (38 + 5).

Среднесписочная численность за сентябрь 2015 г. будет составлять:

(15 х 9 + 40 х 3 + 28 х 4 + 43 х 3) / 30 = 536 / 30 = 17,87 человек.

/--\           /--\      /-----------------------------------\

|  | Штрихкод  |  |  ИНН | 6| 4| 5| 3| 0| 5| 1| 4| 0| 4| 4| 5|

\--/ 1110 0188 \--/      \-----------------------------------/

                         /--------------------------\      /--------\

                     КПП | 6| 4| 5| 3| 0| 1| 0| 0| 1| Стр. | 0| 0| 1|

                         \--------------------------/      \--------/

                                                                                Форма по КНД 1110018

                                                  Сведения

                              о среднесписочной численности работников за

                                     предшествующий календарный год

                                                                                              /-----------\

Представляется в                   ИФНС Ленинского района города Саратова                 Код | 6| 4| 5| 3|

                 -----------------------------------------------------------------------      \-----------/

                                     (наименование налогового органа)

    Общество с ограниченной ответственностью "Строймир" (ООО "Строймир")

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

        (полное наименование организации / фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя)

___________________________________________________________________________________________________________

                                            /-----\ /-----\ /-----------\

Среднесписочная численность по состоянию на |0 |1 |=|0 |1 |=|2 |0 |1 |6 |

                                            \-----/ \-----/ \-----------/

                                                (число, месяц, год)*

           /-----------------\

составляет |  |  |  |  | 1| 7| человек

           \-----------------/

     * В  случае  представления  сведений  о  среднесписочной  численности  работников   за  предшествующий

календарный год, отражается дата - 1 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации,

отражается первое число месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).

___________________________________________________________________________________________________________

 Достоверность и полноту представленных сведений, |Заполняется работником налогового органа

 подтверждаю:                                     |

 Для организации                                  |                           /-----\ /-----\ /-----------\

 Руководитель Миронов Сергей Петрович             |Дата представления         |  |  |=|  |  |=|  |  |  |  |

              ----------------------------------- |                           |  |  | |  |  | |  |  |  |  |

              Фамилия, Имя, Отчество (полностью)  |                           \-----/ \-----/ \-----------/

                     /-----\ /-----\ /-----------\|                      /--------------------------------\

 Подпись Миронов Дата| 1| 5|=| 0| 1|=| 2| 0| 1| 6||Зарегистрирована за N |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |

        --------     \-----/ \-----/ \-----------/|                      \--------------------------------/

          М.П.                                    |

                                                  |_____________________  ________________

 Для индивидуального предпринимателя              |    Фамилия, И.О.           Подпись

                    /-----\ /-----\ /-----------\ |

 Подпись _____ Дата |  |  |=|  |  |=|  |  |  |  | |

                    \-----/ \-----/ \-----------/ |

                                                  |

 Представитель                                    |

 ________________________________________________ |

 (полное наименование организации/(фамилия, имя,  |

                                       отчество)  |

                    /-----\ /-----\ /-----------\ |

 Подпись _____ Дата |  |  |=|  |  |=|  |  |  |  | |

                    \-----/ \-----/ \-----------/ |

          М.П.                                    |

------------------------------------------------- |

   (наименование документа, подтверждающего       |

 полномочия представителя, копия прилагается)     |

                                                                                                       /--\

 /--\                                                                                                  |  |

 |  |                                                                                                  \--/

 \--/

За непредставление сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщик - организация может быть привлечен как к налоговой, так и административной ответственности. В соответствии с п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ, непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Согласно ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.