Вопрос: На предприятии с нарушением сотрудником бухгалтерии была выдана трудовая книжка на руки сотруднику (объяснительная со стороны бухгалтера была взята), и в последствии утеряна сотрудником, соответственно, не возвращена на предприятие. Необходимо оформление дубликата трудовой книжки. Сотрудник уведомлен о том, что необходимо вернуть оригинал трудовой книжки, иначе она считается утерянной и необходимо будет создать дубликат. Сотрудник отказывается от написания заявления на формирование дубликата, объясняя это тем, что утрата произошла по вине работодателя, и... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

На предприятии с нарушением сотрудником бухгалтерии была выдана трудовая книжка на руки сотруднику (объяснительная со стороны бухгалтера была взята), и в последствии утеряна сотрудником, соответственно, не возвращена на предприятие. Необходимо оформление дубликата трудовой книжки. Сотрудник уведомлен о том, что необходимо вернуть оригинал трудовой книжки, иначе она считается утерянной и необходимо будет создать дубликат. Сотрудник отказывается от написания заявления на формирование дубликата, объясняя это тем, что утрата произошла по вине работодателя, и работодатель сам должен все оформить. Запрос в Пенсионный Фонд Российской Федерации (для уточнения названия организаций и периодов работы сотрудника) возможен только по заявлению сотрудника. Работодатель предпринял все попытки сбора информации с предыдущих мест работы (запросы по тем местам работы, которые известны работодателю). Были собраны несколько справок, подтверждающих стаж данного сотрудника. 1. Возможно ли оформление дубликата по тем (неполным) данным о стаже сотрудника, которые удалось собрать работодателю (в последствии сотрудник сам сможет обратиться по тем местам работы, которые неизвестны работодателю и подтвердить свой стаж на основании справок/приказов/договоров и т.д.)? 2. Что необходимо написать в книге движения трудовых книжек в пункте, где указана утерянная трудовая книжка - "утеряно"?

(1) Возможно. В том случае, когда документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения. При этом дубликат трудовой книжки оформляется на основании заявления работника, в сборе документов, подтверждающих стаж работы, участвуют как работник, так и работодатель.

(2) Поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, полагаем, что необходимо написать "УТРАЧЕНА".

Правовое обоснование:

В соответствии с п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69) если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

В соответствии с пп. 31, 32 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.