Формы отчетности по НДФЛ, которые должны представить налоговые агенты по итогам 2015 года (Ю.А. Белецкая, журнал "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 1, январь 2016 г.)

Формы отчетности по НДФЛ, которые должны представить налоговые агенты по итогам 2015 года

Ю.А. Белецкая,

эксперт журнала "Актуальные вопросы

бухгалтерского учета и налогообложения"

Журнал "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 1, январь 2016 г., с. 38-48.

В силу п. 1 ст. 226 НК РФ налоговые агенты (российские организации, индивидуальные предприниматели, обособленные подразделения иностранных организаций в РФ), от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у него и уплатить сумму НДФЛ.

По окончании налогового периода (года) необходимо предоставить в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика:

- сведения о выплаченных физическим лицам доходах и суммах НДФЛ, начисленных, удержанных и перечисленных в бюджет, - не позднее 1 апреля, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ);

- при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ - сообщение не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Кроме того, налоговые агенты, указанные в ст. 226.1 НК РФ (осуществляющие операции с ценными бумагами и с финансовыми инструментами срочных сделок, выплаты по ценным бумагам российских эмитентов), предоставляют сведения о доходах физических лиц в составе декларации по налогу на прибыль - не позднее 28 марта. При невозможности удержать сумму НДФЛ, исчисленную в соответствии со ст. 226.1, налоговый агент уведомляет об этом налоговый орган в срок до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Сведения о доходах физических лиц и сообщения о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога представляются налоговыми агентами по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" (далее - справка 2-НДФЛ) за налоговый период.

Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны выдавать справки о полученных физическими лицами доходах по форме 2-НДФЛ по заявлениям последних. Справка 2-НДФЛ понадобится физическому лицу при смене им места работы, составлении декларации о доходах по форме 3-НДФЛ, в иных случаях (например, ее может затребовать банк при заключении с физическим лицом кредитного договора).

Далее рассмотрим особенности заполнения и представления справки 2-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ

Форма, формат справки 2-НДФЛ, порядок ее заполнения определены Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ (далее - Порядок).

Справка состоит из:

- заголовка;

- разд. 1 "Данные о налоговом агенте";

- разд. 2 "Данные о физическом лице - получателе дохода";

- разд. 3 "Доходы, облагаемые по ставке __%";

- разд. 4 "Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты";

- разд. 5 "Общие суммы дохода и налога".

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ указанные справки представляются налоговыми агентами:

- в электронной форме по ТКС или на электронных носителях;

- на бумажных носителях (при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек).

При заполнении справки 2-НДФЛ используются:

- коды видов доходов налогоплательщика и видов вычетов налогоплательщика (приложения 1 и 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@);

- справочники "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика" и "Коды субъектов Российской Федерации и иных территорий" (приложения 1 и 2 к Порядку).

Если справка 2-НДФЛ не может быть размещена на одной странице, заполняется необходимое количество страниц.

Справки 2-НДФЛ представляются налоговым агентом по каждому физическому лицу, получившему доходы от этого агента. Например, если последний выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 9% и 13%, то по окончании налогового периода он составляет по данному лицу и представляет в налоговый орган одну справку.

Справка 2-НДФЛ представляется не только для сообщения сведений о доходах физлиц (п. 2 ст. 230 НК РФ), но и в случае невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). В связи с этим в разделе, посвященном общей информации о плательщике и налоговом агенте, предусмотрено поле "Признак". При его заполнении следует проставить:

- 1 - если сведения представлены в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ;

- 2 - если сведения представлены в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ.

Порядок предусматривает, что кроме составления первичной формы справки налогоплательщик по этой же форме может составлять аннулирующую и корректирующую справки. Справка 2-НДФЛ физического лица, которому был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляется в виде корректирующей справки. В форме аннулирующей справки заполняются заголовок, все показатели разд. 1 и 2, отраженные в представленной ранее справке. Разделы 3, 4 и 5 формы не заполняются.

В заголовке формы справки в поле "Номер корректировки":

- при составлении первичной формы проставляется 00;

- при составлении корректирующей справки - на единицу больше, чем указано в предыдущей справке (01, 02 и т. д.);

- при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной - 99.

Раздел 1 "Данные о налоговом агенте"

В поле "Код по ОКТМО" указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее обособленное подразделение.

Индивидуальные предприниматели, признаваемые налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО по месту жительства. ИП, применяющие ЕНВД и (или) ПСНО, в отношении своих наемных работников указывают код по ОКТМО по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.

Если форму заполняет организация, имеющая обособленные подразделения, она указывает КПП по месту нахождения организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

Раздел 2 "Данные о физическом лице - получателе дохода"

В поле "ИНН в Российской Федерации" указывается ИНН физического лица, подтверждающий его постановку на учет в налоговом органе РФ. При отсутствии ИНН данный реквизит не заполняется.

В поле "ИНН в стране гражданства" указывается ИНН налогоплательщика (или его аналог) в стране гражданства для иностранных лиц при наличии информации у налогового агента.

В поле "Статус налогоплательщика" указывается код статуса налогоплательщика: 1 - резидент РФ; 2 - не является налоговым резидентом РФ; 3 - высококвалифицированный специалист (нерезидент РФ); 4 - участник госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (нерезидент РФ); 5 - иностранный гражданин (лицо без гражданства), признанный беженцем или получивший временное убежище на территории РФ (нерезидент РФ); 6 - иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.

Если в налоговом периоде налогоплательщик является налоговым резидентом РФ, то ставится цифра 1 (кроме иностранцев, работающих по патенту).

Обратите внимание! В течение налогового периода налоговый статус физических лиц может меняться в зависимости от времени их фактического нахождения в Российской Федерации и за ее пределами. По мнению чиновников, окончательный налоговый статус физических лиц, в соответствии с которым определяется ставка налогообложения их доходов, полученных за налоговый период, устанавливается по итогам налогового периода (письма Минфина России от 24.12.2012 N 03-04-05/6-1426 и ФНС России от 22.08.2012 N ЕД-4-3/13897@).

При заполнении поля "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес на основании документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. В отношении иностранных граждан, находящихся на территории РФ, указывается полный адрес, по которому они зарегистрированы в России по месту жительства либо по месту пребывания. Допускается отсутствие показателей в этом поле при условии заполнения полей "Код страны проживания" и "Адрес".

Раздел 3 "Доходы, облагаемые по ставке __%"

В разделе 3 содержатся сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и о соответствующих вычетах.

В заголовке разд. 3 указывается ставка, с применением которой исчислены суммы налога (13%, 30%, 9%, 15%, 35%).

Если налоговый агент начислял физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам налога, разд. 3-5 заполняются для каждой из ставок.

Пример 1

Налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 13% и 9%.

Разделы будут заполнены в такой последовательности:

- 3 "Доходы, облагаемые по ставке 13%";

- 4 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты";

- 5 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке 13%";

- 3 "Доходы, облагаемые по ставке 9%";

- 5 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке 9%".

В графе "Месяц" в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, за который был начислен и фактически получен доход.

Отметим, что в соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4) и перечислить ее в бюджет (п. 6) не позднее:

- дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода;

- дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

Например, если заработная плата за декабрь 2015 года начислена работникам и выплачена в январе 2016 года, то при заполнении справки 2-НДФЛ за 2015 год должны быть отражены:

- в разд. 3 - все доходы, начисленные и выплаченные работнику за выполнение трудовых обязанностей, в том числе доходы за декабрь, выплаченные в январе;

- в разд. 5 в строке 5.5 "Сумма налога перечисленного" - сумма НДФЛ, перечисленного за налоговый период, включая сумму налога, перечисленного за декабрь в январе.

Такой вывод следует из писем ФНС России от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@, N ЕД-4-3/1698@.

В графе "Код дохода" указываются коды, которые выбираются из справочника "Коды видов доходов налогоплательщика". Например, в отношении сумм вознаграждений, получаемых налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей (заработной платы), указывается код 2000, отпускных выплат - код 2012, пособий по временной нетрудоспособности - код 2300. Если в справочнике отсутствует код по конкретному виду дохода, проставляется код 4800 "Иные доходы".

В графе "Сумма дохода" отражается вся сумма начисленного и фактически полученного дохода (без налоговых вычетов) по указанному коду дохода. (При заполнении справки 2-НДФЛ с признаком 2 в разд. 3 указывается сумма дохода, с которой не удержан НДФЛ налоговым агентом.)

Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты (например, профессиональные) или которые подлежат налогообложению не в полном размере в силу ст. 217 НК РФ, в графе "Код вычета" указывается код, выбираемый из справочника "Коды видов вычетов налогоплательщиков".

В графе "Сумма вычета" отражается сумма вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей графе "Сумма дохода". Код дохода ставится при наличии положительной суммы дохода, код вычета - при наличии суммы вычета.

По доходам, особенности налогообложения которых определяются согласно ст. 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ*(1), в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычетов. В этом случае первый код вычета и сумма вычета указываются напротив соответствующего кода дохода, а остальные коды вычетов и суммы вычетов - в соответствующих графах строками ниже. Поля "Месяц", "Код дохода" и "Сумма дохода" напротив таких кодов вычетов и сумм вычетов не заполняются.

Обратите внимание, что доходы, полностью освобождаемые от обложения НДФЛ по ст. 217 НК РФ, в справке 2-НДФЛ не отражаются. Для данных видов доходов даже не предусмотрены коды вычетов (см. Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118).

Пример 2

Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению суммы единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых работодателями работникам при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.

В марте 2015 года организация оказала работнице И.И. Ивановой материальную помощь в связи с усыновлением ребенка - 60 000 руб.

Выплаченная сумма материальной помощи в разд. 3 справки 2-НДФЛ будет отражена следующим образом:

Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета
Март	2762	60 000	508	50 000

Хотелось бы обратить ваше внимание вот на такой момент. По мнению контролирующих органов, если организация представила в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком 2 (не позднее 1 марта), то сведения, указанные в ней (доходы, исчисленные суммы НДФЛ, суммы удержанного и перечисленного налога, сумма налога, не удержанная налоговым агентом), должны быть отражены и в справке 2-НДФЛ с признаком 1 (не позднее 1 апреля) (см. Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290).

Поясним это на примере, который приводится в Порядке.

Пример 3

Организация выплатила работнику зарплату за 11 месяцев в размере 550 000 руб., исчислила, удержала и перечислила НДФЛ в сумме 71 500 руб.

В связи с увольнением работник получил доход в натуральной форме в декабре на сумму 10 500 руб. Организация исчислила налог в сумме 1 365 руб., но не удержала его.

При заполнении справки 2-НДФЛ с признаком 2 указывается:

а) в разд. 3 в поле "Сумма дохода" - 10 500 руб.;

б) в разд. 5:

- в поле "Общая сумма дохода" - 10 500 руб.;

- в поле "Сумма налога исчисленная" - 1 365 руб.;

- в поле "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" - 1 365 руб. При заполнении справки 2-НДФЛ с признаком 1 указывается:

а) в разд. 3 - в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов;

б) в разд. 5:

- в поле "Общая сумма дохода" - 560 500 руб.;

- в поле "Сумма налога исчисленная" - 72 865 руб.;

- в поле "Сумма налога удержанная" - 71 500 руб.;

- в поле "Сумма налога перечисленная" - 71 500 руб.;

- в поле "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" - 1 365 руб.

Получается, что по доходам физического лица, с которых НДФЛ не был полностью удержан, справка 2-НДФЛ представляется дважды. Аналогичное мнение Минфин высказывал и ранее (Письмо от 29.12.2011 N 03-04-06/6-363).

Обратите внимание! Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты в разд. 3 не отражаются. Для них предусмотрен специальный разд. 4.

Раздел 4 "Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты"

В разделе 4 отражаются сведения о предоставленных налогоплательщикам налоговых вычетах:

- стандартных, установленных ст. 218 НК РФ;

- имущественных, установленных пп. 3, 4 п. 1 ст. 220 НК РФ;

- социальных, установленных пп. 4, 5 п. 1 ст. 219 НК РФ;

- инвестиционных, установленных пп. 1, 3 п. 1 ст. 219.1 НК РФ (предоставляются налоговыми агентами - профессиональными участниками рынка ценных бумаг).

В поле "Код вычета" ставится соответствующий код, выбираемый из кодов видов вычетов налогоплательщика.

В поле "Сумма вычета" указываются суммы вычетов, соответствующие указанному коду. Число заполненных строк в данном поле зависит от количества видов налоговых вычетов, которые были предоставлены налогоплательщику.

В полях "Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет", "Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет" приводятся номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление, если налогоплательщику предоставлялся соответствующий налоговый вычет.

Если уведомления поступали неоднократно, налоговый агент заполняет несколько строк для отражения всех уведомлений и их реквизитов.

Раздел 5 "Общие суммы дохода и налога"

В разделе 5 отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в заголовке разд. 3.

Обратите внимание! Раздел 5 формируется отдельно по каждой ставке налога, отраженной в справке 2-НДФЛ.

В поле "Общая сумма дохода" указывается общая сумма начисленного и фактически полученного дохода, без учета вычетов, отраженных в разд. 3 и 4.

В поле "Налоговая база" указывается налоговая база, с которой исчислен налог (это не что иное, как общая сумма дохода, уменьшенная на сумму вычетов, отраженных в разд. 3 и 4).

В полях "Сумма налога исчисленная", "Сумма налога удержанная", "Сумма налога перечисленная" указываются соответствующие суммы НДФЛ.

В поле "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" указывается не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты налога, образовавшаяся в связи с изменением налогового статуса плательщика в налоговом периоде.

В поле "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" в формах справок 2-НДФЛ с признаками 1, 2 указывается исчисленная сумма НДФЛ, которую агент не удержал в налоговом периоде. (При этом при заполнении формы справки 2-НДФЛ с признаком 2 в полях "Сумма налога удержанная", "Сумма налога перечисленная" и "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" показатели будут нулевыми.)

Обратите внимание! Поля "Сумма фиксированных авансовых платежей" и "Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи" заполняют налоговые агенты, которые выплачивают доходы налогоплательщикам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 227.1 НК РФ (иностранным гражданам, осуществляющим трудовую деятельность по найму в организациях и (или) у ИП на основании патента).

Пример 4

ООО "Веста" (налоговый агент) выплатило налогоплательщику С.А. Якушину, являющемуся налоговым резидентом РФ, следующие доходы:

- заработную плату - по 50 000 руб. в месяц за январь - июль и октябрь - декабрь;

- в августе - заработную плату 35 000 руб. и пособие по временной нетрудоспособности 10 800 руб.;

- в сентябре - заработную плату 4 600 руб., отпускные выплаты 49 200 руб.;

- в декабре - материальную помощь в размере 15 000 руб. (согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению доходы, не превышающие 4 000 руб., в частности суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам).

Работнику положены стандартные налоговые вычеты на двоих детей: 1 400 руб. на первого ребенка, 1 400 руб. на второго.

Начиная с месяца, в котором доход работника превысил 280 000 руб., налоговый вычет не применяется (в нашем примере стандартные налоговые вычеты применяются по май включительно). Таким образом, работник за 2015 год получит стандартный вычет - на первого ребенка 7 000 руб. (1 400 руб. х 5 мес.), на второго 7 000 руб. (1 400 руб. х 5 мес.).

Общая сумма дохода за год составит 614 600 руб. (50 000 руб. х 10 мес. + 35 000 руб. + 10 800 руб. + 4 600 руб. + 49 200 руб. + 15 000 руб.). Налоговая база равна 596 600 руб. (614 800 - 4 000 - 7 000 - 7 000). Сумма налога исчисленная составила 77 558 руб. (596 600 руб. х 13%).

Покажем, как будут заполнены разд. 3-5 в справке 2-НДФЛ. (Суммы указаны в руб.)

3. Доходы, облагаемые по ставке 13%

Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета		Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета
01	2000	50 000				08	2300	10 800
02	2000	50 000				09	2000	4 600
03	2000	50 000				09	2012	49 200
04	2000	50 000				10	2000	50 000
05	2000	50 000				11	2000	50 000
06	2000	50 000				12	2000	50 000
07	2000	50 000				12	2760	15 000	503	4000
08	2000	50 000

4. Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты

Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета
114	7 000		115	7 000

5. Общие суммы дохода и налога

Показатель	Сумма	Показатель	Сумма
Общая сумма дохода	614 600,00	Сумма налога удержанная	77 558
Налоговая база	596 600,00	Сумма налога перечисленная	77 558
Сумма налога исчисленная	77 558	Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом
Сумма фиксированных авансовых платежей		Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В указанных статьях речь идет о доходах по операциям с ценными бумагами, с финансовыми инструментами срочных сделок, РЕПО, объектом которых являются ценные бумаги, займа ценными бумагами.