Вопрос: Как документально оформляются операции по расходованию средств гранта? Надо ли учреждению оставлять у себя документы, подтверждающие расходование средств гранта? (журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г.)

Как документально оформляются операции по расходованию средств гранта? Надо ли учреждению оставлять у себя документы, подтверждающие расходование средств гранта?

Т. Обухова,

эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 18-20.

Согласно положениям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательные общие требования к оформлению первичных учетных документов организациями государственного сектора определены Инструкцией N 157н. Согласно положениям п. 7 Инструкции N 157н первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

В связи с этим перечисление денежных средств грантополучателю - физическому лицу на его банковский счет или выдача их из кассы учреждения, так же как и поручения на перечисление, должны быть оформлены первичными учетными документами. По мнению Минфина, изложенному в Письме от 23.07.2015 N 02-07-10/42612, учреждению следует в своем локальном акте установить порядок подтверждения расходов, осуществляемых грантополучателем для выполнения работ по научному проекту, на который были представлены средства гранта.

Приведем пример такого внутреннего локального акта:

После подписания трехстороннего договора между РФФИ, получателем гранта и учреждением получатель гранта обязан составить и представить в течение пяти рабочих дней с даты подписания договора годовую смету расходов на всю сумму гранта, заявленную в договоре в планово-экономический отдел.

Смета расходов составляется по стандартной форме, соответствующей КОСГУ согласно Приказу Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" (приложение 1). В смету возможно внесение изменений не чаще одного раза в квартал, по согласованию с планово-экономическим отделом учреждения.

Подлинные экземпляры смет расходов и трехсторонний договор гранта РФФИ хранится в планово-экономическом отделе учреждения.

После поступления финансовых средств от РФФИ на счет учреждения получатель гранта имеет право расходовать средства гранта в удобном ему порядке в соответствии с Перечнем допускаемых РФФИ расходов гранта, выделяемого победителям конкурса инициативных научных проектов, утвержденным бюро Совета Фонда 29.01.2014 (Перечень размещен на сайте РФФИ). Для этого получатель гранта подает в планово-экономический отдел учреждения поручения. Учреждение осуществляет денежные операции со средствами гранта в соответствии с поручениями грантополучателя, в том числе заключает договоры с третьими лицами.

При оплате товаров и услуг за счет средств гранта получатель гранта представляет главному специалисту планово-экономического отдела проект договора на выполнение работ (услуг, покупку товаров) и поручение на заключение договора (приложение 2). Договоры на поставку товаров, работ (услуг) следует заключать с учетом возможности их полной оплаты не позднее первой декады декабря текущего года.

При выполнении научного проекта, на реализацию которого был выделен грант (выполнении этапа научного проекта), получатель гранта направляет в планово-экономический отдел учреждения поручение на выплату ему суммы компенсации трудозатрат (приложение 3).

Подлинники документов-оснований (договоры, накладные, акты выполненных работ и др.), которые подтверждают расходование средств гранта, хранятся в учреждении. В случае если по требованию грантополучателя ему из кассы учреждения выдавались денежные средства на оплату расходов по гранту (в том числе командировочных расходов), то он не позднее 14 дней с даты выдачи ему денежных средств (а в отношении командировки - не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки) представляет в планово-экономический отдел учреждения отчет с приложением к нему документов, подтверждающих обоснованность совершенных расходов (контрольно-кассовые чеки, товарные чеки, накладные Торг-12 и другие документы).

1 января 2016 г.