Представляем сведения о среднесписочной численности работников в ФНС (А. Павелин, журнал "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г.)

Представляем сведения о среднесписочной численности работников в ФНС

А. Павелин,

эксперт журнала "Учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 52-60.

Медицинские учреждения, как и другие организации, обязаны представлять сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год в налоговый орган не позднее 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Необходимо отметить, что организации обязаны подавать сведения о среднесписочной численности работников не только за предшествующий календарный год. Сделать это нужно также при создании (реорганизации) организации. Подача сведений в таком случае осуществляется не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация создана или реорганизована. Напомним, что организация считается созданной (реорганизованной) с даты внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ. О порядке заполнения и представления указанной формы мы и поговорим в статье.

Как заполнить сведения о среднесписочном численности работников?

Сведения о среднесписочной численности работников (далее - сведения) представляются по форме 1110018, утвержденной Приказом ФНС РФ N ММ-3-25/174@*(1), в налоговый орган по месту нахождения учреждения. Рекомендации по ее заполнению приведены в Письме ФНС РФ от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. Согласно указанным рекомендациям среднесписочная численность работников по состоянию на установленную дату определяется налогоплательщиком в соответствии с порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", утвержденным Росстатом. Более подробно о расчете среднесписочной численности работников будет рассказано ниже.

Сведения могут быть представлены в электронном виде в соответствии с порядком, установленным Приказом ФНС РФ от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@ "Об утверждении Формата представления сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год в электронном виде (на основе XML) (Версия 4.01) Часть LXXXII".

Необходимо отметить, что медицинские учреждения должны заполнить все строки и ячейки формы 1110018, кроме раздела "Заполняется работником налогового органа".

По строке "Представляется в ____" отражается полное наименование налогового органа, в который подаются сведения, и проставляется код налогового органа.

Показатель строки "Организация (индивидуальный предприниматель)" заполняется в соответствии с учредительными документами, здесь указывается полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя).

По строке "ИНН/КПП" отражаются идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения учреждения.

По строке "Среднесписочная численность по состоянию на ____" отражается среднесписочная численность работников учреждения по состоянию на 1 января текущего года за предшествующий календарный год, то есть при составлении сведений за 2015 год в данном поле следует указать среднесписочную численность работников учреждения по состоянию на 01.01.2016.

При заполнении поля "Достоверность и полноту представленных сведений подтверждаю" указываются:

- фамилия, имя, отчество руководителя учреждения полностью, его подпись, заверяемая печатью учреждения, и дата подписания;

- при подтверждении достоверности и полноты показателей представителем учреждения - полное наименование организации либо фамилия, имя и отчество физического лица - представителя учреждения в соответствии с документом, удостоверяющим личность;

- при подтверждении достоверности и полноты показателей организацией - представителем учреждения - дата подписания и подпись руководителя уполномоченной организации, заверяемая печатью организации;

- при подтверждении достоверности и полноты показателей физическим лицом - представителем учреждения - дата подписания и подпись физического лица.

Также в этом поле следует отразить наименование документа, подтверждающего полномочия представителя. При этом к форме 1110018 должна быть приложена копия указанного документа.

Как рассчитать среднесписочную численность работников?

Как было отмечено выше, при расчете среднесписочной численности работников необходимо руководствоваться порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", утвержденным Росстатом. Однако при этом у учреждения могут возникнуть некоторые трудности.

В 2015 году действовали Указания по заполнению формы федерального статистического наблюдения П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", утвержденные Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428 (далее - Указания N 428). Однако в соответствии с Приказом Росстата N 498*(2) Указания N 428 признаны утратившими силу с 01.01.2016. В свою очередь, Приказ Росстата N 498 был отменен Приказом Росстата от 03.12.2015 N 613 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения в соответствии с общероссийскими классификаторами видов экономической деятельности, продукции по видам деятельности".

Таким образом, по всей вероятности, при заполнении сведений за 2015 год расчет среднесписочной численности работников учреждения следует производить в соответствии с Указаниями N 428.

Согласно п. 77 Указаний N 428 средняя численность работников организации включает в себя:

- среднесписочную численность работников;

- среднюю численность внешних совместителей;

- среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

В соответствии с п. 79 Указаний N 428 среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода. В списочную численность работников включаются наемные сотрудники, работавшие по трудовым договорам и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие зарплату в данной организации.

Примечание. В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам лица.

В списочную численность целыми единицами включаются, в частности:

- работники, фактически явившиеся на работу, включая тех, кто не работал по причине простоя;

- работники, находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;

- лица, не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);

- лица, не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;

- лица, принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности указанные работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу (о расчете численности такой категории работников будет сказано далее). Необходимо отметить, что к данной группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, в частности, работники в возрасте до 18 лет, работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда, женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка, женщины, работающие в сельской местности, работники, являющиеся инвалидами I и II групп;

- лица, принятые на работу с испытательным сроком;

- лица, заключившие с организацией трудовые договоры о выполнении работы на дому личным трудом (надомники). В списочной и среднесписочной численности работников надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы;

- работники, имеющие специальные звания;

- работники, направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;

- работники, временно направленные на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по основному месту работы;

- студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);

- лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантуре, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;

- лица, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ;

- работники, находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным и трудовым договорами, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;

- работники, имевшие выходной день согласно графику работы учреждения, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;

- работники, получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;

- работники, находившиеся в отпуске по беременности и родам, отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

- лица, принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, нахождения в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком);

- работники, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности такого отпуска;

- работники, находившиеся в простое по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;

- работники, принимавшие участие в забастовках;

- лица, работавшие вахтовым методом. Если учреждение не имеет обособленных подразделений на территории другого субъекта РФ, где проводятся вахтовые работы, работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете учреждения, с которым заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера;

- иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории РФ;

- работники, совершившие прогулы;

- работники, находившиеся под следствием до решения суда.

При этом на основании пп. "а" п. 80 Указаний N 428 не включаются в списочную численность:

- лица, принятые на работу по совместительству из других организаций. Учет внешних совместителей ведется отдельно. Следует учитывать, что работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки либо оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица);

- работники, выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера. Необходимо отметить, что работник, состоящий в списочном составе учреждения и заключивший договор гражданско-правового характера с этим же учреждением, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы;

- лица, привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;

- работники, переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;

- работники, направленные учреждением на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств учреждения, а также лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;

- работники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;

- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

В силу п. 81 Указаний N 428 при определении среднесписочной численности работников из списочного состава нужно исключить численность работников, которые в расчете среднесписочной численности не участвуют. К ним относятся:

- женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, лица, находившиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Согласно п. 81.6 Указаний N 428 среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Пример

Среднесписочная численность работников в медицинском учреждении составила:

Месяц	Численность, чел.	Месяц	Численность, чел.
Январь	100	Июль	115
Февраль	115	Август	106
Март	110	Сентябрь	110
Апрель	100	Октябрь	112
Май	111	Ноябрь	120
Июнь	113	Декабрь	116
Итого			1 328

Среднесписочная численность работников за период с начала года (за 12 месяцев) равна 111 человек (1 328 чел. / 12 мес.).

В свою очередь, среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца (п. 81.4 Указаний N 428).

Необходимо отметить, что в случае, если в учреждении имеются работники, которые трудятся на условиях неполного рабочего времени в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведены с их письменного согласия на работу в режиме неполного рабочего времени, расчет средней численности по ним нужно производить в особом порядке. Численность таких работников при определении среднесписочной численности работников учитывается пропорционально отработанному ими времени.

Примечание. Численность работников показывается в целых единицах.

Расчет средней численности данной категории работников осуществляется в следующем порядке:

а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:

- 40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

- 36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

- 24 часа - на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

б) определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Следует иметь в виду, что работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

* * *

В заключение отметим, что за непредставление сведений о среднесписочной численности работников в установленный срок медицинское учреждение может быть привлечено к ответственности по ч. 1 ст. 126 НК РФ в виде штрафа в размере 200 руб.

Кроме того, к должностным лицам учреждения могут быть применены меры административной ответственности по ст. 15.6 КоАП РФ, которая предусматривает наложение административного штрафа в размере от 300 до 500 руб.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ ФНС РФ от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@ "Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год".

*(2) Приказ Росстата от 26.10.2015 N 498 "Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", П-5 (м) "Основные сведения о деятельности организации".