Вопрос: Как правильно исправить ошибки, допущенные в первичных документах (например, в суммовых и количественных показателях)? (журнал "Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г.)

Как правильно исправить ошибки, допущенные в первичных документах (например, в суммовых и количественных показателях)?

А.А. Сурков,

эксперт журнала "Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 74-76.

Пункт 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ допускает возможность внесения исправлений в первичные учетные документы. Помимо самого исправления данная норма требует указания в документе даты исправления, а также подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Между тем исправлению подлежит не всякий первичный документ. Исключением являются кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У, п. 16 Положения).

Однако Законом N 402-ФЗ не детализирован способ внесения исправлений в первичные учетные документы. В его положениях установлены лишь минимальные требования к порядку исправления первичного документа: обязательное указание даты внесения исправлений, а также идентифицирующих сведений о лицах, внесших исправления.

При исправлении ошибок в первичных документах, составленных на бумажном носителе, следует учесть Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете*(1). В разделе 4 названного документа описан так называемый "корректурный" способ исправления ошибок. Его алгоритм таков:

- зачеркивается ошибочная запись;

- вносится правильная запись;

- проставляется надпись "Исправленному верить";

- указывается дата внесения исправления;

- вписываются должность и Ф. И. О. лица, внесшего исправление;

- ставится личная подпись данного лица.

Если первичный документ является двусторонним, идентичные исправления, соответственно, должны быть внесены в оба экземпляра документа. Как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 N 10АП-14763/2014 по делу N А41-53651/14, одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит нормам права и не влечет правовых последствий (см. также Решение Арбитражного суда Нижегородской области от 17.03.2015 по делу N А43-27322/2014).

Между тем в ситуации, когда документ уже отправлен контрагенту, внесение исправлений в него является довольно хлопотным занятием. Судите сами. Вначале нужно истребовать у контрагента подлежащий исправлению документ, внести в него исправления и затем снова отправить. На практике хозяйствующие субъекты поступают проще: направляют в адрес контрагента дубликат первоначального документа - с теми же реквизитами, но с уже скорректированными данными - и прикладывают к нему сопроводительное письмо с пояснениями. При такой схеме экономится время и снижается риск утраты самого документа. Добавим: подобный способ исправления первичных документов действующим законодательством прямо не предусмотрен, однако и запрета в отношении него не установлено. Единственная проблема - налоговики, полагающие, что замена первичного документа дубликатом и его корректировка - это не одно и то же.

Но арбитры не столь категоричны. Например, судьи Четырнадцатого Арбитражного апелляционного суда в Постановлении от 28.03.2013 по делу N А13-9242/2012 указали: законодательство РФ не запрещает вносить изменения в первичные учетные документы, в том числе путем их замены на оформленные надлежащим образом, без изменения показателей, влияющих на объем и содержание произведенных хозяйственных операций*(2).

Схожая позиция изложена в Постановлении Девятнадцатого Арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу N А64-3569/2012. Законодательство о налогах и сборах не исключает права налогоплательщика и его контрагентов вносить исправления в счета-фактуры и первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает налогоплательщику устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения исправлений в неправильно оформленный документ, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представить переоформленные первичные документы налоговому органу или в суд для обоснования правомерности применения налоговых вычетов или расходов по налогу на прибыль.

Что касается первичных документов, составленных в электронной форме, в силу технических особенностей внесение исправлений в них возможно лишь посредством составления нового документа. Добавим: в настоящее время ФНС Приказом от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены лишь электронные форматы товарной накладной (ф. ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). Правда, форматами данных документов специальное поле для указания номера и даты исправления не предусмотрено. В то же время хозяйствующий субъект вправе дополнить каждый из названных документов обозначенным полем самостоятельно.

1 января 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 N 105. Несмотря на "солидный" возраст данного документа, он является действующим и применяется в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ.

*(2) Постановлением ФАС СЗО от 26.09.2013 по делу N А13-9242/2012 оставлено в силе.