Указания по расчету среднесписочной численности (О. Лунина, журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г.)

Указания по расчету среднесписочной численности

О. Лунина,

эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 56-66.

Нормативные документы в области бухгалтерского, налогового учета и составления различной отчетности включают в себя такие понятия, как средняя и (или) среднесписочная численность работников. Эти показатели отражаются в форме федерального статистического наблюдения П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников" (далее - форма П-4). При ее заполнении следует руководствоваться Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428 (далее - Приказ N 428). В нем приведен порядок расчета этих величин. В статье познакомимся с данным порядком и рассмотрим случаи использования полученных показателей в учете и отчетности.

Сведения о численности работников

Сведения по форме П-4 представляются государственными (муниципальными) учреждениями в органы статистики:

- при средней численности работников более 15 человек - ежемесячно;

- при средней численности работников менее 15 человек - ежеквартально.

Данный отчет должен представляться не позднее 15 числа после отчетного периода.

Средняя численность работников организации, которая отражается в графе 1 формы П-4, включает (п. 77 Приказа N 428):

- среднесписочную численность работников;

- среднюю численность внешних совместителей;

- среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней в нем.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении действия трудового договора.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Согласно п. 79 Приказа N 428 среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода.

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

В каких случаях те или иные работники включаются или не включаются в списочную численность целыми единицами, рассмотрим в таблице:

Включаются в списочную численность	Не включаются в списочную численность
Работники, фактически явившиеся на работу, в том числе те, кто не работал по причине простоя	Работники, принятые на работу по совместительству из других организаций**
Работники, находившиеся в служебных командировках, в том числе за границей	Работники, выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера***
Отсутствующие по болезни (до возвращения на работу или до выбытия по инвалидности)	Работники, привлеченные для работы согласно договорам на предоставление рабочей силы(военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников
Отсутствующие в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей	Работники, переведенные на работу в другую организацию, без сохранения зарплаты, и направленные на работу за границу
Принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. Они учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу*	Лица, направленные на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций
	Лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии
Принятые на работу с испытательным сроком	Лица, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации
Надомные работники
Сотрудники, имеющие специальные звания
Сотрудники, направленные на обучение или повышение квалификации
Временно прибывшие на работу из других организаций, если за ними не сохраняется зарплата по месту основной работы
Студенты и учащиеся, принятые на работу на время практики
Работники, находящиеся в учебном отпуске
Работники, находящиеся в ежегодных основных и дополнительных отпусках
Работники, имеющие выходной день по графику или получившие дополнительный день отдыха
Сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком
Временно принятые на работу для замещения отсутствующих работников
Находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы
Работники, находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя
Работники, принимавшие участие в забастовках
Иностранные граждане
Работники, совершившие прогулы
Работники, находившиеся под следствием до решения суда
* К этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, в частности: - работники в возрасте до 18 лет; работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; - женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; - женщины, работающие в сельской местности; - работники, являющиеся инвалидами I и II групп. ** Работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица). При этом в фонде заработной платы показывается сумма выплат в его пользу с учетом оплаты труда по совместительству. *** Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший договор гражданско-правового характера с этой же организацией, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы.

Учет внешних совместителей ведется отдельно.

Некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность (п. 81.1 Приказа N 428). К ним относятся:

- женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, а также лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу (п. 81.2 Приказа N 428).

Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени (п. 81.3 Приказа N 428).

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

1. Исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели.

2. Определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

К сведению. При 40-часовой рабочей неделе продолжительность рабочего дня может составлять:

- 8 часов (при пятидневной рабочей неделе);

- 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе).

При 36-часовой рабочей неделе продолжительность рабочего дня может составлять:

- 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе);

- 6 часов (при шестидневной рабочей неделе).

При 24-часовой рабочей неделе продолжительность рабочего дня может составлять:

- 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе);

- 4 часа (при шестидневной рабочей неделе).

Работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

Пример 1

В учреждении, в котором установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя, три работника в октябре были заняты на работе неполное рабочее время:

- первый работник работал по 4 часа в день 22 рабочих дня;

- второй работник - по 4 часа в день 16 рабочих дней;

- третий работник - по 2 часа 22 рабочих дня.

Работники, работавшие по 4 часа в день, учитываются как 0,5 человека (4,0 / 8 ч). Работник, работавший по 2 часа в день, учитывается как 0,25 человека (2,0 / 8 ч).

Средняя численность не полностью занятых работников составила 1,1 человека ((0,5 x 22 + 0,5 x 16 + 0,25 x 22) / 22 рабочих дня в октябре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Обратите внимание! Лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

Рассмотрим пример расчета среднесписочной численности работников, выполнявших работу полный рабочий день за отчетный месяц в учреждении, работающем по графику пятидневной рабочей недели.

Пример 2

Исходные данные для расчета среднесписочной численности работников за декабрь 2015 года следующие:

Численность работников списочного состава за все дни месяца, подлежащих включению в среднесписочную численность, составляет 1 443, календарное число дней в месяце - 31, среднесписочная численность работников за месяц в этом случае составит 47 человек (1 443 / 31). Численность показывается в целых единицах.

Числа месяца	Списочная численность работников	Работники, не включенные в среднесписочную численность	Работники, включенные в среднесписочную численность
1	47	2	45
2	47	2	45
3	47	2	45
4	47	2	45
5 (суббота)	47	2	45
6 (воскресенье)	47	2	45
7	47	2	45
8	49	2	47
9	49	2	47
10	49	2	47
11	49	2	47
12 (суббота)	49	2	47
13 (воскресенье)	49	2	47
14	50	3	47
15	50	3	47
16	50	3	47
17	50	3	47
18	50	3	47
19 (суббота)	50	3	47
20 (воскресенье)	50	3	47
21	50	3	47
22	50	3	47
23	49	2	47
24	49	2	47
25	49	2	47
26 (суббота)	49	2	47
27 (воскресенье)	49	2	47
28	49	2	47
29	50	3	47
30	50	3	47
31	50	3	47
Сумма			1 443

Численность работников списочного состава за все дни месяца, подлежащих включению в среднесписочную численность, составляет 1 443, календарное число дней в месяце - 31, среднесписочная численность работников за месяц в этом случае составит 47 человек (1 443 / 31). Численность показывается в целых единицах.

Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы в квартале и деления полученной суммы на три (п. 81.5 Приказа N 428).

Пример 3

Учреждение имело среднесписочную численность работников:

- в январе - 50 человек,

- в феврале - 49 человек.

- в марте - 47 человек.

Среднесписочная численность работников за первый квартал составила 49 человек ((50 + 49 + 47) / 3).

Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года (п. 81.6 Приказа N 428).

Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12 (п. 81.7 Приказа N 428).

Средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время, который изложен в п. 81.3 Приказа N 428.

В связи с тем, что при заполнении сведений о средней численности внешних совместителей по видам экономической деятельности эти сведения могут составлять незначительную величину, графа заполняются с одним десятичным знаком.

Средняя численность внешних совместителей за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методу определения среднесписочной численности (п. 83 Приказа N 498).

Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по таким договорам.

В случае заключения гражданско-правового договора между организацией и учебным заведением о прохождении учащимися производственной практики в организации в отчет организации включаются данные о численности и заработной плате учащихся независимо от того, как она начислялась - непосредственно учащимся или перечислялась учебному заведению.

В среднюю численность работников, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, не включаются:

- индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, заключившие с организацией такой договор и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги;

- лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров гражданско-правового характера;

- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

Использование сведений о среднесписочной численности работников

Мы рассмотрели порядок расчета средней и среднесписочной численности работников организации при составлении статистической отчетности по форме П-4. Полученные результаты могут использоваться при подготовке и передаче другой отчетности.

Сведения о среднесписочной численности, представляемые в ФНС. Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма по КНД 1110018) ежегодно представляются в налоговый орган по месту нахождения организации не позднее 20 января текущего года. Рекомендации по заполнению данной формы доведены Письмом ФНС РФ от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. В письме указано, что среднесписочная численность работников должна определяться в соответствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения N 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности", утвержденным Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56. В настоящее время данный документ утратил силу и не применяется.

Форма 1-Т в настоящее время заполняется в соответствии с указаниями, приведенными в Приказе Росстата от 24.09.2014 N 580. Эти указания содержат краткие пояснения по расчету среднесписочной численности. В пункте 11 данных указаний сказано, что более подробные методологические разъяснения по заполнению формы изложены в п. 78-81 указаний по заполнению формы П-4.

Таким образом, сведения о среднесписочной численности работников (форма по КНД 1110018) могут быть заполнены на основании данных формы П-4.

Налоговая отчетность в электронном виде. От величины среднесписочной численности работников в организации зависит обязанность представлять различные формы налоговой отчетности в электронном виде. Так, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговые декларации (расчеты) представляются в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленным форматам в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота налогоплательщиками, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек.

Отчетность во внебюджетные фонды. В отчетность, представляемую во внебюджетные фонды, подлежат включению сведения о среднесписочной численности работников. При определении данных о среднесписочной численности следует руководствоваться указаниями, доведенными Росстатом. Это отмечено:

- в пунктах 5.14, 13.1 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утвержденного Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 N 59;

- в пунктах 5.11, 19.5 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.2014 N 2п. 

Кроме этого, величина среднесписочной численности работников учреждения также влияет на необходимость сдавать отчетность по страховым взносам в электронном виде. Напомним, что обязанность по сдаче во внебюджетные фонды электронной отчетности возникает в случае, если среднесписочная численность работников учреждения превышает 25 человек (п. 10 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ*(1)).

* * *

Обобщим основные моменты. Все учреждения должны представлять сведения о средней и среднесписочной численности работников. Такие данные отражаются в форме П-4, которая представляется в органы статистики. Кроме того, сведения о среднесписочной численности работников используются при установлении обязанности по сдаче отчетности по налогам и страховым взносам в электронном виде.

Обращаем ваше внимание на то, что не так давно были приняты новые указания по заполнению некоторых форм статистического наблюдения, в том числе формы П-4, утвержденные Приказом Росстата от 26.10.2015 N 498. Предполагалось, что этот приказ должен вступить в силу с 1 января 2016 года вместо действующего Приказа N 428. Однако впоследствии Росстат издал Приказ от 05.12.2015 N 613, который отменил вступление в силу Приказа от 26.10.2015 N 498. Таким образом, в 2016 году при определении среднесписочной численности работников, отражаемой в форме П-4, по-прежнему следует руководствоваться Приказом N 428.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 24.04.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".