Приобретение ПО для сдачи электронной отчетности (Л. Морозова, журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г.)

Приобретение ПО для сдачи электронной отчетности

Л. Морозова,

эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 39-45.

Для большинства учреждений культуры электронный способ сдачи отчетности по налогам и страховым взносам является обязательным. Учреждения с небольшой численностью персонала, которые вправе выбирать способ представления отчетности, также отдают предпочтение электронным способам передачи. Это неудивительно. Преимущества электронного способа сдачи отчетности очевидны: сокращение времени отправки отчетов, удобство составления и проверки отчетности с помощью электронных программных средств, возможность отправки отчетных форм, не отходя от рабочего места. Для формирования и сдачи электронной отчетности учреждению необходимо приобрести специальное программное обеспечение (ПО), а также сертификат электронной подписи. О порядке отражения таких расходов в бухгалтерском и налоговом учете расскажем в данной статье.

Содержание услуг по сдаче электронной отчетности, предоставляемых компаниями - специализированными операторами связи, может различаться. В основном такие услуги включают в себя:

1) передачу неисключительных прав (лицензии) на пользование программой, а также шифрование данных (криптографическая защита информации);

2) изготовление усиленной квалифицированной электронной подписи (сертификата ЭП).

В рамках договоров, обеспечивающих сдачу электронной отчетности (доступ к системам защищенного электронного документооборота), также могут предусматриваться дополнительные услуги:

- техническое (сервисное) обслуживание программного обеспечения;

- выезд специалиста по установке и настройке программного продукта;

- обновление программы;

- использование защищенного канала связи;

- прочие услуги.

Рассмотрим подробнее порядок учета расходов на оплату основных услуг, обеспечивающих сдачу электронной отчетности.

Бухгалтерский учет

Приобретение лицензионного программного обеспечения. В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 1225 ГК РФ программный продукт признается результатами интеллектуальной деятельности, которым предоставляется правовая охрана.

Право использования программного продукта осуществляется на основании заключенного лицензионного договора, согласно которому одна сторона - обладатель исключительного права на программное обеспечение (лицензиар) предоставляет другой стороне (лицензиату) право использования программного обеспечения в предусмотренных договором пределах.

На это указывает и п. 66 Инструкции N 157н*(1). В данном пункте отмечено, что результаты интеллектуальной деятельности (средства индивидуализации), полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре. Об обязанности учета за балансом лицензионного программного обеспечения сообщается также в письмах Минфина РФ от 29.08.2013 N 02-06-10/35603, от 02.10.2013 N 02-06-10/40915.

Плата учреждения (лицензиата) за предоставленное ему право использования результатов интеллектуальной деятельности (средств индивидуализации) в виде периодических платежей (единовременного фиксированного платежа), согласно условиям договора, относится на финансовый результат в составе расходов текущего финансового года (расходов будущих периодов) в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 66 Инструкции N 157н).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), расходы на приобретение неисключительных (пользовательских) прав на программное обеспечение относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Лицензионные договоры по предоставлению учреждению неисключительного права пользования программами по формированию и сдаче электронной отчетности заключаются сроком на один год. Впоследствии эти договоры продлеваются. Как правило, данными договорами предусматривается единовременный фиксированный платеж. После его осуществления учреждение получает право пользования программой.

В соответствии с п. 302 Инструкции N 157н для учета сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, в частности, расходов, связанных приобретением неисключительного права пользования нематериальными активами в течение нескольких отчетных периодов, предназначен счет 0 401 50 000 "Расходы будущих периодов". Отраженные по дебету данного счета расходы будущих периодов затем подлежат отнесению на финансовый результат текущего финансового года в порядке, устанавливаемом учреждением (равномерно, пропорционально объему продукции (работ, услуг) и др.), в течение периода, к которому они относятся.

Исходя из положений данного пункта и п. 66 Инструкции N 157н, а также учитывая Указания N 65н, расходы на уплату единовременного платежа за пользование программой по сдаче электронной отчетности следует учитывать на счете 0 401 50 226 "Расходы будущих периодов на прочие работы, услуги".

Изготовление сертификата ЭП. Согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Иными словами, юридически значимым электронный документ признается только в том случае, если он подписан квалифицированной электронной подписью.

Таким образом, учреждение, которое собирается представлять отчетность в электронном виде, должно иметь такую подпись.

Создание и выдачу квалифицированных электронных подписей осуществляют аккредитованные удостоверяющие центры (ст. 13 Закон N 63-ФЗ). Стоит отметить, что многие компании, предлагающие услуги по сдаче электронной отчетности, выступают в качестве удостоверяющих центров.

Создание электронной подписи подразумевает изготовление сертификата электронной подписи и ключа электронной подписи, хранящегося на материальном носителе. В последнее время в качестве такого носителя используются так называемые токены (eToken, Rutoken, ESMART Token).

К сведению. Токен - персональное средство, предназначенное для защиты и надежного хранения ключей электронной подписи и шифрования. Ключ электронной подписи, представляющий собой уникальную последовательность символов, хранится в памяти токена в зашифрованном виде. Внешне токен представляет собой компактное устройство в виде USB-брелка (флешки).

Согласно Указаниям N 65н расходы на оплату услуг по защите электронного документооборота (поддержке программного продукта) с использованием сертификационных средств криптографической защиты информации относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

При этом токен в данном случае следует рассматривать как одно из средств электронной подписи, предназначенное для идентификации и защиты информации участника электронного документооборота. Использование такого средства неразрывно связано с применением программы криптографической защиты информации. Поэтому флешку, на которой хранится ключ электронной подписи, по мнению автора, не следует принимать к учету в качестве нефинансового актива, выполняющего самостоятельные функции.

Как правило, срок действия сертификата (ключа) электронной подписи, как и лицензии на использование программного обеспечения криптографической защиты информации, составляет один год.

Учитывая вышеизложенное, считаем, что расходы на изготовление сертификата электронной подписи, возникшие в рамках одного лицензионного договора по подготовке и сдаче электронной отчетности, следует учитывать в бухгалтерском учете аналогично расходам на приобретение лицензионного программного обеспечения.

Пример

Бюджетное учреждение культуры заключило со специализированной компанией договор на предоставление услуг по подготовке и сдаче электронной отчетности в налоговые органы. В рамках такого договора учреждению предоставляется:

- лицензия на использование программного обеспечения по формированию, проверке составления и отправке налоговой отчетности в электронном виде на одного пользователя на один год;

- лицензия на использование программы криптографической защиты информации (СКЗИ) с изготовлением сертификата квалифицированной электронной подписи на один год.

Стоимость услуг по договору составила 6 000 руб. (единовременный фиксированный платеж). Согласно условиям договора услуги предоставляются после внесения на расчетный счет исполнителя 100%-й предоплаты по договору.

Оплата услуг по договору осуществляется за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.

Согласно учетной политике учреждения затраты на оплату лицензионного договора относятся на расходы текущего финансового года ежемесячно равными частями.

В бухгалтерском учете учреждения расходы на оплату лицензионного договора отразятся в соответствии с Инструкцией N 174н*(2) следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ-основание
Перечисление единовременного платежа по лицензионному договору	4 206 26 560	4 201 11 610 Увеличение забалансового счета 18 (226)	6 000	Выписка из лицевого счета
Признание расходов в размере стоимости полученных лицензионных прав	4 40150 226	4 302 26 730	6 000	Лицензионный договор
Принятие прав на ПО к забалансовому учету	Увеличение забалансового счета 01		6 000	Лицензионный договор
Зачет ранее перечисленного аванса	4 302 26 830	4 206 26 660	6 000	Лицензионный договор
Отнесение расходов будущих периодов на расходы текущего финансового года ежемесячно в течение действия лицензионного договора (6 000 руб. / 12 мес.).	4 40120 226	4 401 50 226	500	Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

Налоговый учет

В случае оплаты лицензионных неисключительных прав использования программного обеспечения по подготовке и сдаче электронной отчетности за счет средств, полученных от осуществления приносящей доход деятельности, возникает вопрос, можно ли учесть такие затраты в целях исчисления налога на прибыль.

Перечень объектов, квалифицируемых в качестве нематериальных активов, установлен п. 3 ст. 257 НК РФ. При этом программы для ЭВМ, на которые учреждение не имеет исключительных прав, не включаются в состав нематериальных активов.

В соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Документальным подтверждением произведенных расходов в данном случае является лицензионный договор.

Поскольку сдача отчетности в электронном виде зачастую является обязанностью учреждения, обусловленной налоговым или бухгалтерским законодательством, законодательством о страховых взносах, обоснованность осуществления указанных расходов не вызывает сомнений.

Таким образом, расходы, связанные с приобретением права на использование программного обеспечения по лицензионным договорам, учитываются при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов на основании пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина РФ от 18.03.2014 N 03-03-06/1/11743, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14039).

* * *

Обобщив приведенную информацию, можно выделить следующие основные моменты, связанные с учетом затрат на приобретение программного обеспечения в целях подготовки и сдачи электронной отчетности:

1) полученное в пользование программное обеспечение подлежит отражению в бухгалтерском учете на забалансовом счете 01. При этом расходы на приобретение неисключительного права пользования таким программным обеспечением учитываются как расходы будущих периодов с последующим отнесением их на расходы текущего финансового года в порядке, установленном учетной политикой учреждения;

2) в налоговом учете затраты на оплату лицензионных договоров по передаче прав на пользование программой включаются в состав прочих расходов при условии соответствия таких затрат критериям, установленным ст. 252 НК РФ.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.