Эффективностью труда можно и нужно управлять (Ю.Н. Жулькова, журнал "Руководитель автономного учреждения", N 11, ноябрь 2015 г.)

Эффективностью труда можно и нужно управлять

Ю.Н. Жулькова,

эксперт журнала "Руководитель автономного учреждения"

Журнал "Руководитель автономного учреждения", N 11, ноябрь 2015 г., с. 68-78.

Эффективность трудовой деятельности работника тесно связана с его востребованностью на рынке труда, а также с конкурентоспособностью учреждения в целом. Оценка эффективности этой деятельности - одна из важных и сложных задач, стоящих перед специалистами в области управления персоналом и руководством организаций. Как можно провести (или усовершенствовать) оценочную процедуру?

Согласно действующим нормативным документам, регламентирующим наименования должностей и обязанности специалистов, персонал учреждения делится на управленческий (непосредственно руководитель, заведующие, заместители и др.) и производственный (подчиненные). Значение работника для организации определяется результативностью (эффективностью) его труда, причем каждый отдельно взятый сотрудник (вне зависимости от того, к какой категории он относится) находится под влиянием различных факторов. В частности, в отношении персонала, производящего какую-либо продукцию или предоставляющего услугу, возникает необходимость совершенствования организации труда и его оплаты, улучшения его условий, модернизации рабочих мест, повышения уровня автоматизации, пересмотра устаревших норм и нормативов и т.п. Для управленческого звена характерно расширение сферы деятельности, совмещение профессий, использование информационных технологий и т.д. Поэтому повышение эффективности труда требует получения дополнительного образования, квалификации, а также профессиональной переподготовки.

Для учреждений любой сферы деятельности сегодня актуально внедрение системы оценки результативности работы сотрудников. Она может быть создана с привлечением сторонних специалистов, которые имеют полное представление об оцениваемой работе, или самостоятельно. От разработанных критериев и применяемых методик зависит не только адекватность самой оценки, но и психологический климат в коллективе.

Критерии оценки

Насколько сложно будет разработать методики оценки, зависит в первую очередь от сферы деятельности организации. Проще всего производствам, выпускающим ту или иную продукцию, поскольку здесь существуют измеримые показатели: время на изготовление единицы продукции, норма выработки за смену, процент брака. Эти и другие параметры делают процедуру оценки каждого сотрудника прозрачной, понятной и вполне объективной.

Когда речь идет об умственном труде, становится значительно сложнее адекватно оценить работу людей (ее экономическую эффективность и даже трудозатраты). Например, специалисты, занятые исследованиями, могут долгое время (неделями, месяцами) заниматься какой-то проблемой, ничего не производя фактически. Главные вопросы, которые встают при оценке данного труда: работал ли все это время сотрудник, как оплачивать его деятельность и какими критериями руководствоваться?

Вопрос критериев оценки действительно важен. В частности, для учителей школ и преподавателей вузов используются такие критерии, как написание учебных пособий, методических рекомендаций, участие в научных конференциях разного уровня, работа с обучающимися, повышение квалификации, наличие (отсутствие) выговоров. В ряде учреждений учитываются стаж работы, мнение и успеваемость учащихся и т.п. Однако приведенные показатели недостаточно информативны и надежны, поскольку:

1) эффективность не всегда можно поставить в прямую зависимость от опыта работы (многие сотрудники не склонны изменять сложившимся за годы принципам и манере ведения занятий);

2) качественная составляющая работы может быть оценена не в полной мере (например, за выполнение пункта "участие в конференциях" добавляется балл, но не учитываются количество участий и статус конференций);

3) добрые (дружеские, приятельские или просто нейтральные) отношения с руководством могут привести к снисходительному отношению к сотруднику, который фактически не имеет на это права;

4) успеваемость обучающихся считается одним из надежных показателей, отражающих деятельность педагогов, но и он имеет недостатки. Успеваемость зависит от интеллектуального развития, желания и мотивации занимающихся в группе. Существует мнение, что хороший учитель может научить даже самого плохого ученика. С таким мнением можно согласиться, но с поправкой: если ученик один. Если же обучающихся много, педагог не в состоянии с максимальным вниманием отнестись ко всем - на это просто нет времени и душевных сил.

Отметим, что в начале прошлого века в рамках психологии труда предпринимались попытки создать научно обоснованные критерии оценки в отношении работников различных отраслей промышленности и народного хозяйства, для чего проводился анализ профессиональной деятельности работника и выделялись профессионально важные качества, которые влияют на эффективность его труда. Эти качества в дальнейшем были применены при составлении профессиограмм - научно обоснованных норм и требований к профессии (своего рода эталонной модели специалиста). Профессиограммы существуют практически для всех профессий. Так, к важным качествам педагога относились владение предметом и методикой преподавания, общая эрудиция и широкий кругозор, высокий уровень интеллектуального развития, хорошая память, развитые коммуникативные навыки, ораторское мастерство, организаторские способности, любовь к детям, доброжелательность и тактичность, развитые волевые качества. Для врачей основными были определены интеллект, интуиция, наблюдательность, коммуникативные способности, эмоциональная устойчивость, ответственность, а дополнительными (в зависимости от выбранного направления) - способность совершать точно координированные мелкие движения, развитое зрительно пространственное воображение и пр.

Способы проведения оценки

Сегодня существует ряд способов, позволяющих повысить надежность (адекватность, понятность, прозрачность и объективность) оценки. Впрочем, их необходимо применять с учетом трех базовых правил: оценка эффективности труда должна носить комплексный характер, критерии для нее - подбираться взвешенно, а сама процедура оценки - предопределять ее объективность.

Рассмотрим несколько вариантов оценки эффективности труда.

Результаты труда и профессионализм сотрудников

Первый способ предполагает использование двух основных видов оценки работника:

1) прямая (характеризует достигнутые специалистом результаты);

2) косвенная (характеризует качества работника, влияющие на достижение результатов - уровень квалификации, профессиональных навыков и мастерства, деловые качества).

В данном случае важно проводить именно комплексную оценку, при которой учитываются не только результаты труда специалиста, но и особенности его рабочего поведения, уровень профессиональных достижений. Ведь главная цель такой оценки состоит в том, чтобы, воздействуя на поведение конкретного человека, пробудить в нем заинтересованность в повышении эффективности собственного труда и квалификации, в принятии на себя ответственности.

Обычно оценка работников проводится ежегодно (хотя можно и чаще) в форме аттестации, а ее результаты могут быть использованы для материального стимулирования персонала. Но зачастую эти сведения остаются на бумаге и применяются лишь для отчетности.

Первый способ оценки на практике наиболее распространен, причем каждое учреждение устанавливает свои критерии в зависимости от сферы деятельности. Однако некоторые из них носят общий характер и подходят для большинства профессий. В частности, при оценке профессионального мастерства сотрудников можно использовать следующие показатели:

1) деловые качества специалиста: самостоятельность в работе, готовность принимать на себя ответственность, наличие (отсутствие) дисциплинарных взысканий, взаимодействие с другими работниками для решения задач, стоящих перед отделом (бригадой, коллективом в целом), установление и поддержание хороших отношений с коллегами;

2) уровень знаний и навыков: наличие соответствующего образования, стаж работы по специальности (важен стаж именно по специальности, а не общий), знание специфики профессии;

3) уровень освоения смежных профессий: готовность к постоянному повышению квалификации и обучению, количество освоенных смежных профессий.

Итоги можно подвести с помощью балльной системы, а результаты оценки использовать при формировании стимулирующей части заработка сотрудников.

Персонал как составляющая эффективности работы учреждения

Второй способ оценки базируется на трех основных подходах к управлению человеческими ресурсами - экономическом, организационном и гуманистическом. Ключевые идеи оценки эффективности здесь заключаются в следующем.

1. Соизмерение экономии (прибыли) и затрат (вложений) позволяет проанализировать экономическую эффективность деятельности организации. Во внимание берутся стандартные показатели: коэффициент экономической эффективности, приведенные и дисконтированные затраты, сроки окупаемости затрат, дисконтированный доход, индекс доходности.

2. Оценка общественно значимых показателей (средняя зарплата, удельный вес фонда оплаты труда в общем доходе учреждения, темпы роста зарплаты, уровень трудовой дисциплины, текучесть кадров, потери рабочего времени, социально-психологический климат в коллективе) раскрывает социальную эффективность учреждения.

3. Оценка уровня организации труда характеризует организационную эффективность. В данном случае анализируются такие показатели, как стабильность работы, равномерность нагрузки, коэффициент прироста работников, качество труда, уровень потенциала специалистов.

4. Оценка конечных результатов работы учреждения позволяет определить количественные результаты труда персонала и увидеть динамику изменений. Здесь исследуются объем реализованной продукции или услуг, доход и прибыль учреждения, уровень рентабельности.

5. Управление производительностью труда и анализ таких показателей, как численность работников, темпы роста производительности труда, потери рабочего времени, коэффициенты сложности работ, дает возможность скорректировать штат и более рационально использовать труд каждого специалиста.

6. Качество трудовой деятельности персонала. Здесь оцениваются следующие критерии: лояльность сотрудников к учреждению, отсутствие апатии к труду, эффективное использование учреждением труда персонала, участие работников в жизни учреждения, возможности для карьерного роста, хорошие отношения с начальством, позитивные социально-психологические отношения с членами коллектива, хорошие условия труда, благосостояние работников, поощрение творчества, отсутствие чрезмерных стрессов на работе и др.

Результаты деятельности сотрудников оцениваются по всем шести пунктам. Сначала высчитываются частные показатели эффективности, отражающие конечные результаты деятельности учреждения и использования ресурсов, качество труда персонала и т.д. Определить эти показатели можно путем умножения процентов их достижения (с учетом перечисленных критериев) на весовые коэффициенты (указывают на относительную важность того или иного критерия в общей совокупности показателей эффективности). На основе полученных цифр выводится итоговый интегральный показатель, характеризующий достигнутые результаты относительно базисного значения эффективности (обычно оно равно 100 баллам).

Сначала мотивация, потом оценка

При третьем способе за основу оценки эффективности берется трудовая мотивация работника. Она рассматривается как совокупность внешних и внутренних движущих импульсов, которые побуждают человека к действию и направляют его деятельность к достижению поставленных целей.

При использовании данного способа сначала необходимо определить ценностные ориентиры трудовой деятельности работников (например, в личной беседе или (что более предпочтительно) с помощью анонимного анкетирования). Ценности могут быть сформулированы следующим образом:

1) труд дает основные средства к существованию;

2) работа позволяет проявить себя, показать другим свои знания (компетенцию) и тем самым заслужить уважение и доверие коллег и руководителей;

3) занятость именно в этом учреждении дает человеку уверенность в завтрашнем дне;

4) имеет значение работа конкретно в этом учреждении (проявляется корпоративная привязанность);

5) работа предоставляет возможности профессионального (и не только) общения, саморазвития (при поддержке начальства);

6) человек понимает значимость своей работы; и т.д.

Допустим, что подобное исследование, проведенное в учреждении, привело к таким результатам:

Утверждение или вопрос		Доля положительных ответов (% от общего количества опрошенных)
Участие в решении задач организации: сотрудник...	...выполняет лишь прямые обязанности	91
	...принимает участие в решении задач подразделения	16
	...принимает участие в решении задач организации	4
Что привлекает в работе по принятию решений?	Удовлетворение потребности в общении	1
	Ничего, это настояние руководства	0,5
	Моральное удовлетворение	0,3
	Материальное вознаграждение	2

Как видим, причастность к решению задач учреждения осознают лишь 4% работников и только 16% ощущают свою значимость, участвуя в решении задач подразделения. Остальные сотрудники высказались об отсутствии вовлеченности в подобную работу. В свою очередь, часть той малочисленной группы сотрудников, которые задействованы в разработке управленческих решений, не видит связи между этой работой и материальным стимулированием (2%). А некоторые сотрудники вообще не имеют мотивов к ее выполнению.

Как видим, в приведенном примере результаты анкетирования указывают на отсутствие у многих работников мотивации к эффективному труду, хотя она во многом обусловливает повышение качества деятельности. Отметим, что подобная ситуация может сложиться в первую очередь в тех учреждениях, которые испытывают недостаток в молодых кадрах, предлагают невысокую зарплату и работают в сферах, где сильна конкуренция (в том числе со стороны коммерческих организаций).

Здесь учреждению необходимо создать условия для роста эффективности труда работников, то есть задействовать их личностный потенциал. Для этого нужно учесть их пожелания, конкретизировать которые можно тоже посредством опроса.

Допустим, анкетирование выявило такое мнение персонала относительно организации работы:

Утверждение	Доля положительных ответов (% от общего количества опрошенных)
Имеющихся знаний достаточно для выполнения работы	85
Выполнять работу несложно	81
Отсутствует контакт с непосредственным руководителем	24
При необходимости может быть установлен доверительный контакт с начальником	52
Работа должна быть полезной (другим отделам, подразделениям, службам, учреждению в целом) и приносить результат	68
Отсутствует возможность самостоятельного принятия значимых решений	51
Имеется возможность самостоятельного принятия значимых решений	40
Есть возможность непрерывного обучения и развития	11

Полученные ответы, характеризующие те или иные мотивы к труду, могут быть использованы при разработке методики оценки эффективности деятельности персонала. Однако руководству учреждения необходимо следить за тем, чтобы в системе мотивации и оценки отсутствовали противоречия: например, нельзя требовать от сотрудника снижения издержек в рабочем процессе, при этом не давая возможности самостоятельно принимать решения о более рациональном использовании ресурсов. В то же время, если большинство работников высказало недовольство выполнением "лишней" работы, освобождение от нее может дать хороший импульс к повышению результативности труда.

Экономическая и социальная эффективность

При использовании четвертого способа оценки эффективности труда работников следует опираться на критерии, которые находятся в двух плоскостях:

1) экономической - анализируются эффективность деятельности персонала и учреждения в целом, уровень достижения целей, объем и качество выполняемой работы и оказанных услуг, степень лояльности сотрудников;

2) социальной - оцениваются удовлетворенность персонала трудом, особенности поведения и личностные особенности сотрудников, скрытые возможности, которые могут сделать работу в учреждении более эффективной.

Выбор конкретных критериев зависит от профиля деятельности учреждения и функционала оцениваемых сотрудников. В частности, универсальными критериями, позволяющими измерить экономический эффект, являются:

1) коэффициент использования рабочего времени - отношение времени, затраченного на выполнение своих обязанностей, к продолжительности рабочего дня;

2) коэффициент производительности труда - отношение количества условных единиц услуги, произведенных сотрудником за отчетный период, к среднему количеству условных единиц услуги, рассчитанному за тот же период в отношении всех работников той же специальности. При этом под условной единицей услуги может подразумеваться любая услуга или продукт труда (например, заключенный договор, принятый клиент);

3) коэффициент качества выполненных работ - отношение числа жалоб, полученных за отчетный период, к количеству условных единиц услуги за тот же период.

Данный список может быть довольно внушительным - в него добавляются как универсальные критерии, так и уникальные, характерные для определенной сферы деятельности. Например, для медицинских учреждений в дополнение к указанным может быть добавлен критерий "количество повторных обращений в связи с рецидивом заболевания".

Перечисленные выше коэффициенты применимы исключительно к рядовым (линейным) работникам. Эффективность труда управленческого персонала оценивается с учетом иных критериев:

1) отношение суммы затрат на управление к стоимости единицы услуги (управленческий труд можно считать эффективным, когда затраты на управление не изменились, а его качество улучшилось);

2) отношение полученной прибыли к затратам на управление (необходимо стремиться к тому, чтобы при заданном качестве оказания услуг и оптимальных затратах на управление прибыль увеличивалась);

3) отношение результата работы учреждения (дохода или любого другого параметра) к численности персонала (желательно, чтобы работа выполнялась качественно и в срок, но при этом с минимально необходимой численностью коллектива, а загруженность специалистов сохранялась на допустимом уровне);

4) отношение общего результата деятельности учреждения (или подразделения - в зависимости от уровня руководителя) к совокупным затратам на управление (учреждения в целом либо конкретного подразделения).

Кроме того, полезно рассчитать коэффициент численности управленческих работников (определяется как соотношение численности управленцев к общей численности работников учреждения) и коэффициент эффективности совершенствования управления (отношение годового экономического эффекта, полученного в результате совершенствования управления, к затратам на эти мероприятия).

* * *

Оценка эффективности труда работников дает учреждению ясную картину, демонстрирующую степень их соответствия занимаемой должности, а также фиксирует результаты труда работника, его уровень профессионализма и компетентности в выполнении возложенных обязанностей. Оценка станет более точной, если используемые в ее основе критерии будут объективными, обоснованными и выраженными в числовом виде (коэффициентах), а те, в свою очередь, будут известны и понятны сотрудникам.

Однако значения показателей деятельности, полученные в отношении каждого сотрудника, не задают стандартов работы, а наоборот, открывают перспективы для ее улучшения. Иными словами, учреждение может время от времени проводить коррекцию функционала своих работников, что, разумеется, положительно скажется на эффективности их труда. Это отразится и на уровне заработной платы, а также поспособствует карьерному росту сотрудников и сделает более успешной работу трудового коллектива в целом.