Что кадровик должен знать об отмене печатей (Ю. Жижерина, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 10, октябрь 2015 г.)

Что кадровик должен знать об отмене печатей

Ю. Жижерина,

директор по персоналу группы компаний

"Управления строительством - 620"

Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 10, октябрь 2015 г., с. 18-26.

Законодатель нередко меняет устоявшиеся привычки кадровиков. Принятие Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печатей хозяйственных обществ" (далее - Закон N 82-ФЗ) вызвало у сотрудников кадровых служб вопросы об оформлении документов, которые встречаются в повседневной работе. Рассмотрим, как отмена обязательности применения печати отразится на практике.

С 07 апреля 2015 года некоторые юридические лица не обязаны, как раньше, а лишь имеют право применять собственную печать наряду с другими средствами индивидуализации (например, штампами и бланками).

Теперь могут не использовать в своей деятельности печать следующие организации:

- акционерные общества (АО) (ст. 2 Закона N 82-ФЗ, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах");

- общества с ограниченной ответственностью (ООО) (ст. 6 Закона N 82-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью").

К сведению. Отмена печатей произошла не для всех юридических лиц. Так, например, по-прежнему должны иметь печать:

- некоммерческие организации (ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях");

- государственные и муниципальные унитарные предприятия (ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях");

- жилищные накопительные кооперативы (ст. 3 Федерального закона от 30.12.2004 N 215-ФЗ "О жилищных накопительных кооперативах").

Компания решила...

...продолжать использовать печать

Новый закон вовсе не отменяет использование печатей ООО и АО, а делает такое использование необязательным. Если руководство компании решит, что печать необходима, организация вправе продолжать пользоваться печатью, как и прежде. Только необходимо проверить, что сведения о наличии печати есть в уставе организации (ст. 2, 6 Закона N 82-ФЗ). Если таких сведений нет, то юристам компании следует внести в устав компании соответствующие изменения. Обратите внимание: раньше сведения о печати не нужно было включать в устав, поскольку законами была установлена обязанность по ее использованию.

В случае, когда компания продолжает пользоваться печатью, работа кадровиков никак не изменится.

...не пользоваться печатью

Если компания решила не использовать печать, а в уставе содержалась информация о ее наличии, то юристам компании следует подготовить и передать на государственную регистрацию соответствующие изменения в устав, чтобы содержание документа не расходилось с действительным положением дел.

Несмотря на то что теперь законодательство позволяет компаниям не использовать печать, в законе указано, что федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества применять печать (ст. 2, 6, 16 Закона N 82-ФЗ). Поэтому на практике в отношении некоторых документов возникают вопросы о необходимости использования печати.

Рассмотрим, на каких кадровых документах однозначно не требуется печати, если компания больше не использует ее в своей деятельности, а какие остаются под вопросом.

Печать можно не ставить

1. Гражданско-правовые договоры

Хотя работа сотрудников отдела кадров напрямую не связана с заключением гражданско-правовых договоров, иногда им приходится участвовать в их подготовке. Это могут быть, например, договоры с такими контрагентами, как аутсорсинговые или рекрутинговые компании. Кроме того, в некоторых случаях с гражданами оформляются гражданско-правовые договоры (подряда, услуг) на выполнение разовых работ.

Согласно п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) скрепление договоров печатью считается дополнительным требованием к их форме, поэтому печать можно не ставить. Законодательство специально не предусмотрело заверение их печатью. Однако надо быть готовым к тому, что вторая сторона гражданско-правовых отношений откажется заключать договор при отсутствии печати.

2. Акты приема-передачи результатов выполненных работ, оказанных услуг

Иногда кадровикам приходится иметь дело и с актами приема-передачи результатов выполненных работ, оказанных по гражданско-правовым договорам услуг (см. п. 1). Например, в случае приема результатов оказанных аутсорсинговым или рекрутинговым агентством услуг, при приемке работы по договору подряда и пр.

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" к числу реквизитов, которые должен содержать первичный учетный документ (в том числе акт), не относится оттиск печати организации. Поэтому данный реквизит не является обязательным для проставления.

3. Доверенности

Иногда на работника кадровой службы оформляется доверенность от юридического лица, например, если начальнику отдела кадров или директору по персоналу поручается подписывать трудовые договоры с работниками или представлять интересы организации в государственных органах (военкомате, ГИТ и т.д.) На такую доверенность раньше ставилась печать (старая редакция ст. 185 ГК РФ). Однако в действующем в настоящее время п. 4 ст. 185.1 ГК РФ лишь указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это. Специальных требований о наличии печати на данном документе нет, поэтому, полагаем, нет и обязанности ставить печать на доверенность.

Примечание. См. статью "Проверка военкоматом: готовим документы" на стр. 11 журнала N 4' 2014.

Если начальнику отдела кадров придется участвовать в судебном заседании, например, по трудовому спору с работником, то и на доверенности для суда проставление печати необязательно. Хотя раньше печать на доверенности была обязательным реквизитом и в силу процессуального законодательства (ч. 5 ст. 61 Арбитражного процессуального кодекса РФ, ч. 3 ст. 53 Гражданского процессуального кодекса РФ). Теперь такое требование исключено (ст. 10 и 11 Закона N 82-ФЗ).

Примечание. См. статью "Доверенность в деятельности кадровой службы" на стр. 64 журнала 20 N 5' 2015.

4. Трудовые договоры

На трудовых договорах с работниками кадровики также привычно ставили печать, тогда как в перечне обязательных реквизитов (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) печать не упоминается. По правилам ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Обратите внимание, что в тексте трудового договора может быть указание на то, что он скрепляется печатью. В случае спора это положение трудового договора может быть расценено как условие трудового договора о его форме. Чтобы не возникло вопросов, полагаем, что кадровой службе лучше убрать такой пункт из бланка трудового договора при заключении его с новыми работниками, равно как и реквизит "М.П.". В отношении иных работников во избежание недоразумений можно исключить упоминание о печати, подписав с работником соответствующее дополнительное соглашение.

5. Локальные нормативные акты

При утверждении локальных нормативных актов в гриф утверждения компании нередко включают печать. Тогда как обязательное применение такого реквизита законодательством не предусмотрено (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, далее - ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому печать при утверждении локальных нормативных актов необязательна.

Однако, как и в предыдущем пункте, следует обратить внимание, не предусмотрена ли печать в качестве обязательного реквизита регламентом или иным документом организации, который закрепляет порядок издания локальных нормативных актов. Ели такое указание есть, то либо печати не избежать, либо следует внести соответствующие изменения и исключить указание на проставление печати.

Примечание. См. статью "Утверждаем локальный нормативный акт" на стр. 26 журнала N 2' 2015.

6. Унифицированные формы

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, предусмотренные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, за некоторыми исключениями не содержат такого реквизита, как печать. Соответственно у компаний, которые применяют унифицированные формы, нет обязанности печать проставлять.

Только две формы имеют такой реквизит, как печать. Во-первых, командировочное удостоверение. Но постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" его использование отменено.

Примечание. См. статью "Унифицированные формы: как поменять или оставить" на стр. 26 журнала N 1' 2015.

Во-вторых, акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (по форме N Т-73).

Однако унифицированные формы не являются обязательными, компания может приказом закрепить собственную форму такого документа или исключить данный реквизит из унифицированной формы.

Если организация использовала собственные образцы вместо унифицированных, и они содержали такой реквизит, как печать, то при отказе от ее использования следует внести соответствующие изменения.

Примечание. См. статью "Как оформить документы для командировки по новым правилам" на стр. 54 журнала N 5' 2015.

7. Приказы по организации

Кадровые службы нередко составляют приказы, для которых не предусмотрены унифицированные формы. Это приказы о сверхурочной работе, расширении зон обслуживания, утверждении локальных нормативных актов и т.д. В практике встречаются случаи, когда некоторые компании проставляют печать на них.

Согласно разд. 1 и 2 ГОСТ Р 6.30-2003 такой реквизит, как печать, в приказах компании не предусмотрен. Поэтому проставлять печать на приказах не нужно.

8. Акты о несчастных случаях на производстве

Акт о несчастном случае составляют по форме N Н-1, утвержденной постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73. Раньше его нужно было заверять печатью компании.

Однако Закон N 82-ФЗ внес соответствующие изменения в ч. 5 ст. 230 ТК РФ. В ныне действующей редакции статья указывает, что печать на документе ставится при ее наличии. Таким образом, если компания отказалась от использования печати, то на данный документ она не проставляется.

Примечание. См. статью "Фиксация несчастного случая на производстве: от "А" до "Я" на стр. 12 журнала N 2' 2012.

9. Журналы учета проверок

Как известно, все сведения о проведенных в компании проверках (в том числе инспекцией труда) вносятся в журнал учета проверок (форма утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141). Такой журнал должен быть прошит и пронумерован.

Теперь его удостоверять печатью нужно, только если она у компании есть (ст. 13 Закона N 82-ФЗ). А при ее отсутствии документ печатью 22 не заверяется.

10. Кадровые журналы

В кадровых службах, как правило, ведутся различные журналы учета. Ведение и формы некоторых из них предусмотрены законодательством (например, журналы учета командированных работников, журналы регистрации вводных инструктажей), другие журналы компании ведут по собственной инициативе. Но все эти журналы, как правило, прошиваются и скрепляются подписью должностного лица и печатью. Что касается журналов, которые вести необязательно, проблем не возникает: компания вольна устанавливать свои формы ведения таких журналов.

Но как быть в отношении обязательных для ведения журналов? Анализ законодательства показывает, что специальных указаний на обязательное проставление печати при прошивании журнала в нормативных актах нет в отношении следующих журналов:

- журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н);

- журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, которые приведены в ГОСТ 12.0.004-90 "Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения" (постановление Госстандарта СССР от 05.11.1990 N 2797);

- приходно-расходные книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Однако, будут ли воспринимать данные документы при отсутствии скрепления их печатью суд и проверяющие органы в качестве доказательств по делу или при проверках, пока неизвестно. Остается ожидать судебную практику по данному вопросу.

11. Документы для получения разрешений на привлечение иностранцев

Требование заверять печатью документы, необходимые для получения разрешения на привлечение и использование иностранных работников, на подзаконном уровне содержало оговорку "при наличии таковой" еще до отмены обязательности печатей (см. п. 52 приказа ФМС от 30.10.2014 N 589 "Об утверждении Административного регламента предоставления федеральной миграционной службой государственной услуги по выдаче разрешений на привлечение и использование иностранных работников, а также разрешений на работу иностранным гражданам и лицам без гражданства"). Поэтому компания, не использующая печать, может не заверять печатью такие документы.

Вопросы остаются

Перечислим некоторые документы, в отношении которых остается неопределенность по поводу использования печати.

1. Трудовые книжки

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются печатью работодателя (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее - Правила). Кроме того, на первую страницу книжки ставится печать организации, в которой она впервые заполнялась (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее - Инструкция).

Изменений в указанные документы в связи с Законом N 82 не вносилось. В то же время Правила и Инструкция являются подзаконными актами, изданными во исполнение положений федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ) и не являются федеральными законами. Тогда как обязанность ООО и АО использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе (Закон N 82-ФЗ). Можно сделать вывод, что заверение записей в трудовой книжке не является безусловной обязанностью ООО и АО.

Однако Роструд, ссылаясь именно на то, что указанные Правила и Инструкция являются подзаконными актами, изданными во исполнение требований федерального закона, высказал позицию, согласно которой ООО обязано заверять записи в трудовой книжке (письмо от 15.05.2015 N 116).

И хотя, по мнению судебных органов, письма Роструда не являются нормативными правовыми актами и носят рекомендательный характер (см., например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 28.07.2014 по делу N 11-7556/2014), вопрос о печатях в трудовых книжках пока не ясен. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, работодателям, вероятно, следует ставить печать в трудовых книжках работников или быть готовыми защищать свои позиции в суде.

2. Копии кадровых документов

Копия трудовой книжки может быть выдана работнику по его заявлению. Работодатель обязан выдать копию в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил). Кроме этого, работники нередко запрашивают копии приказов и других документов, связанных с их работой, отдельные справки с места работы и т.д.

Надпись на копиях документов делается в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и содержит следующие реквизиты:

- заверительную надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию документа;

- личную подпись;

- расшифровку подписи;

- дату заверения.

Также в этом пункте указано, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Таким образом, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 применение печати на копиях документов не обязательно.

Однако порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется также указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Согласно данному нормативному акту верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Как именно правильно оформлять копии при отсутствии у компании печати, по-видимому, станет более понятно с появлением разъяснений и судебной практики.

3. Лист нетрудоспособности

Форма листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011 N 347, и Порядок выдачи листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29.06.2011 N 624н, предусматривают проставление печати на листке нетрудоспособности.

4. Удостоверение о проверке знаний требований охраны труда

Форма удостоверения о проверке знаний требований охраны труда предполагает наличие печати организации (приложение 2 к Порядку обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденному постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29).

Напомним, подобное удостоверение организация оформляет самостоятельно для тех сотрудников, которые проходят обучение и проверку знаний требований охраны труда в организации, а не в учебном центре.

5. Уведомления госорганов об иностранных гражданах

Указанные ниже формы документов также содержат требования о наличии печати:

- уведомление об исполнении работодателями и заказчиками работ (услуг) обязательств по выплате заработной платы иностранному гражданину - высококвалифицированному специалисту (приказ ФМС России от 28.06.2010 N 147);

- уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания;

- уведомление о заключении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином;

- уведомление о прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином.

Три последних формы уведомления утверждены приказом ФМС России от 23.09.2010 N 287.

Примечание. См. статью "Новые правила осуществления трудовой деятельности иностранными гражданами" на стр. 11 журнала N 3' 2015.

Как и в случае с трудовой книжкой, нормативные акты, устанавливающие обязательность использования печати организации на указанных выше документах, являются подзаконными нормативными актами, а не федеральными законами. Согласно ст. 5 ТК РФ подзаконные нормативные акты не должны противоречить федеральным законам. Однако они в настоящее время противоречат Закону N 82-ФЗ и должны быть приведены в соответствие с ним. На данный момент официальные разъяснения и судебная практика отсутствуют.

До тех пор, пока формы документов и порядок их заполнения не приведены в соответствие с изменившимся законодательством, решение вопроса о том, ставить ли печать на таких документах, остается на усмотрение работодателя с учетом риска предъявления претензий проверяющих органов. Ведь контролеры, которые руководствуются указанными подзаконными актами, могут считать, что ставить печать на листке нетрудоспособности по-прежнему необходимо, и предъявлять соответствующие претензии. Поэтому компании следует быть готовой отстаивать свою позицию в суде либо повременить с полным отказом от печати до приведения подзаконных актов в соответствие с федеральным законом.