Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления (В. Митрофанова, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 10, октябрь 2015 г.)

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

В. Митрофанова,

учредитель и директор Института профессионального кадровика,

эксперт в области трудового законодательства,

ведущий российский бизнес-тренер

Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 10, октябрь 2015 г., с. 50-54.

Трудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа и, соответственно, необходимость каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки.

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

1) трудовая книжка утеряна;

2) трудовая книжка пострадала (например была залита, разорвана, обгорела и т.д.);

3) в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Примечание. См. статьи "Типичные ошибки в трудовых книжках" на стр. 66 журнала N 1' 2015 и "Исправляем неправильные и неточные записи в трудовых книжках" на стр. 12 журнала N 3' 2012 и на стр. 38 журнала N 4' 2015.

Дубликат - это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое "соответствующие документы", на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Примечание. См. статью "Мировое соглашение: восстанавливаем на работе и меняем формулировки увольнения" на стр. 38 журнала N 2' 2012.

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, - в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких - то остается только обратиться в суд.

Примечание. См. статью "Организуем работу с персональными данными сотрудников" на стр. 10 журнала N 2' 2015.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в письменном виде.

Пример 1. Запрос от действующего работодателя

ООО "Ромашка"

Исх. от 12.10.2015 N 1                             Генеральному директору

                                                   ООО "Василек"

                                                   С.Р. Светлакову

Уважаемый Сергей Ринатович!

Просим Вас подтвердить наличие трудового стажа Симакова Сергея Валентиновича (паспортные данные <...>) для оформления дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой.

Для внесения корректных сведений в дубликат просим указать следующие данные: даты приема, возможных переводов и увольнения, с указанием дат и номеров документов, подтверждающих данные факты.

Указанную справку просим заверить подписью руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и печатью организации для возможности подтверждения стажа данного работника в Пенсионном фонде РФ.

Согласие Симакова Сергея Валентиновича на получение нами его персональных данных о периодах предыдущей трудовой деятельности получено (копия прилагается).

Справку просим предоставить по адресу: <...>.

С уважением,

Генеральный директор                   Петров                 А.В. Петров

Пример 2. Ответ от бывшего работодателя

ООО "Василек"

Исх. от 22.10.2015 N 187

По месту требования

Справка

Настоящей справкой подтверждаем, что Симаков Сергей Валентинович осуществлял трудовую деятельность в нашей компании с 03.02.2010 по 07.08.2013 в должности ведущего специалиста отдела по работе с клиентами на основании заключенного трудового договора от 02.02.2010 N 34 и приказов: о приеме на работу от 03.02.2010 N 14, о прекращении трудового договора от 06.08.2013 N 17. В период трудовой деятельности переводов работника не было. Заверенные копии соответствующих приказов прилагаем к данной справке.

За период трудовой деятельности за Симакова С.В. производились все установленные законодательством отчисления в Пенсионный фонд РФ.

Генеральный директор /-           -\     Светлаков         С.Р. Светлаков

                     |    Печать   |

Главный бухгалтер    |ООО "Василек"|     Иванова           П.Л. Иванова

                     \-           -/

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

1. На титульном листе забывают указать наименование "Дубликат".

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: "справка (наименование организации, которая ее выдала - полное) от (дата справки) N (при наличии номера)".

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем, что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.

В "Сведениях о работе" необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу - до переименования (полное и при наличии сокращенное наименование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В "Сведениях о работе" указывается: "(старое наименование организации - полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации - полностью)". В качестве основания указываются документы о переименовании - протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых распространенных ошибок.

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы.

Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров.

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела "Сведения о работе" в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней организации. Образец внесения записи приведен ниже.

Пример 3

Сведения о работе

					ТК-III N 1015588
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)			Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3			4
01				Общий стаж составил 10 (десять) лет и 3 (три) месяца
02	10	02	2003	Принят в Общество с ограниченной ответственностью			Справка
				"Норбиль" в отдел снабжения старшим специалистом			ООО "Норбиль"
							от 10.06.2015 N 15
03	27	05	2005	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника,			Справка
				по статье 77 часть первая пункт 3 Трудового			ООО "Норбиль"
				кодекса Российской Федерации			от 10.06.2015 N 15
<...>	<...>	<...>	<...>	<и т.д. переписываются данные из еще двух имеющихся			<...>
				справок>
				Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка"
				ООО "Ромашка"
08	05	10	2015	Принят в отдел логистики специалистом по			Приказ от 05.10.2015
				вертикальному транспорту			N 97к
2						3