Вопрос: Я являюсь кадровым работником государственного учреждения дополнительного образования детей. Обязаны ли мы вести личные дела сотрудников? Если обязаны, то каков минимальный набор документов, которые должны содержаться в личном деле. Какие документы (их копии) ни в коем случае не должны быть в личном деле? Нужно ли отдельно хранить наши экземпляры трудовых договоров? Нужно ли отдельно хранить личные карточки? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Я являюсь кадровым работником государственного учреждения дополнительного образования детей. Обязаны ли мы вести личные дела сотрудников? Если обязаны, то каков минимальный набор документов, которые должны содержаться в личном деле. Какие документы (их копии) ни в коем случае не должны быть в личном деле? Нужно ли отдельно хранить наши экземпляры трудовых договоров? Нужно ли отдельно хранить личные карточки?

Обязательное ведение личных дел предусмотрено только на государственной гражданской службе.

Ведение личных дел работников работодатель организует по своему усмотрению, с учетом требований ТК РФ к защите персональных данных работников.

Законодательство не содержит перечня конкретных документов, включаемых в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные с работниками, можно формировать как в личные дела (при их наличии), так и в отдельное дело по усмотрению работодателя. В таком же порядке возможно хранение личных карточек работников.

Правовое обоснование:

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Обязательное ведение личных дел предусмотрено на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.