Расторжение трудового договора и выплаты в случае смерти работника (Е.А. Соболева, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 11, ноябрь 2015 г.)

Расторжение трудового договора и выплаты в случае смерти работника

Е.А. Соболева,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 11, ноябрь 2015 г., с. 43-51.

Иногда складывается такая ситуация: сотрудник организации умер из-за продолжительной болезни, или в результате несчастного случая, или по другим причинам. В связи с этим у работодателей возникают разные затруднения. Как оформить кадровые документы? Какие выплаты полагаются родственникам умершего? Ответы на названные и другие вопросы вы сможет найти в данной статье.

Порядок оформления документов

Согласно п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ в случае смерти работника трудовой договор прекращает свое действие, причем данное обстоятельство квалифицируется как не зависящее от воли сторон. В этом случае действуют общие правила по оформлению кадровых документов: издается приказ о прекращении трудового договора, производится окончательный расчет, заполняется и выдается трудовая книжка.

Когда и как оформляется приказ? Приказ необходимо оформить в тот день, когда в организацию представляют свидетельство о смерти работника, выданное органом ЗАГС. Работодатель должен оставить себе копию этого свидетельства. В приказе обязательно указывается основание:

- издания приказа - свидетельство о смерти и его реквизиты;

- прекращения трудового договора - смерть работника. Дается ссылка на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Какую дату указать в качестве даты прекращения трудового договора? Ею будет дата смерти работника, отраженная в свидетельстве о смерти (независимо от того, приходится она на рабочий, выходной или праздничный день). Следовательно, в данном случае прекращение договора задним числом не только допускается, но и является обязательным.

Как оформить трудовую книжку и личную карточку работника? При любом расторжении трудового договора необходимо произвести запись в трудовой книжке. Пишут: "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации". Аналогичную запись делают в личной карточке. Строка, где работник обычно расписывается, по понятным причинам не заполняется.

Кому можно выдать трудовую книжку? Согласно п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила N 225), в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Обратите внимание! Согласно ст. 2 СК РФ под членами семьи понимаются супруги, родители, дети (усыновители и усыновленные). Членами семьи также могут быть признаны братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица, отчим и мачеха (гл. 15 СК РФ).

Чтобы убедиться, что за трудовой книжкой обратился супруг(а), родственник, необходимо потребовать копии документов, подтверждающих родство с умершим, - паспорта, свидетельства о браке, о рождении или др. Книжку лучше выдать под расписку.

Что делать, если никто не обратился за трудовой книжкой умершего работника? Предположим, у умершего сотрудника не было родственников или по каким-либо причинам они не обратились за трудовой книжкой. Согласно п. 43 Правил N 225 трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле.

В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. В силу ст. 664 этого перечня невостребованные подлинные личные документы, к которым относятся и трудовые книжки, хранятся 75 лет.

Обратите внимание! Нарушение законодательства о ведении и хранении трудовых книжек относится к нарушению законодательства о труде и охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

Денежные выплаты членам семьи умершего работника

Как правило, к моменту смерти сотрудника имеются начисленные организацией-работодателем выплаты, которые были положены ему, но не выплачены по причине смерти. К таким денежным выплатам относится:

- заработная плата;

- компенсация за неиспользованный отпуск;

- неполученное пособие по временной нетрудоспособности.

Кто имеет право на получение денежных средств, которые полагались умершему сотруднику? Согласно п. 1 ст. 1183 ГК РФ право на подлежавшие выплате наследодателю, но не полученные им при жизни по какой-либо причине суммы заработной платы и приравненных к ней платежей, пенсий, стипендий, пособий по социальному страхованию, возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алиментов и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, принадлежит членам семьи умершего, проживавшим совместно с ним, а также его нетрудоспособным иждивенцам независимо от того, проживали ли они совместно с умершим.

Кроме этого, в ст. 141 ТК РФ сказано, что заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Отметим, что к суммам, положенным к выплате, относится не только вознаграждение за труд. Согласно ст. 129 ТК РФ это могут быть стимулирующие и компенсационные выплаты, в том числе за неиспользованный отпуск. Согласно п. 33 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169, в случае смерти работника компенсация за отпуск выплачивается на общих основаниях. Кроме этого, в некоторых организациях в случае смерти работника предусмотрена выплата материальной помощи.

В какой срок работодатель обязан выдать денежные средства? Статьей 141 ТК РФ установлено, что выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов (свидетельства о смерти, письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм, документа, удостоверяющий личность заявителя, а также документа, подтверждающего факт родства с работником). При этом срок обращения родственников (наследников) за получением не выплаченными работнику суммами не может превышать четырех месяцев со дня его смерти (ст. 1183 ГК РФ).

Должен ли работодатель выплатить пособие по временной нетрудоспособности, если родственники принесли листок нетрудоспособности на умершего сотрудника? Согласно ст. 183 ТК РФ работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральными законами. Исходя из ч. 5 ст. 15 Закона N 255-ФЗ*(1) начисленные суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, не полученные в связи со смертью застрахованного лица, выплачиваются в порядке, установленном гражданским законодательством РФ. Значит, если родственник умершего представит листок временной нетрудоспособности, работодатель обязан выплатить по ней пособие. Такие разъяснения представлены в письмах ФСС РФ от 08.07.2015 N 02-09-11/15-11127, Минфина РФ от 21.03.2013 N 03-04-08/8809.

Помните, что листок нетрудоспособности принимается к оплате, если родственник умершего представил этот документ не позднее шести месяцев с момента его выдачи. Это следует из п. 1 ст. 12 Закона N 255-ФЗ.

Кому работодатель должен выплатить денежные средства, положенные умершему работнику, если за выплатой обратились сразу несколько родственников умершего? В такой ситуации работодатель вправе выдать зарплату умершего первому обратившемуся за ней члену семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день смерти, поскольку в Трудовом кодексе ничего по данному вопросу не сказано. Если же родственники обратились к работодателю одновременно, вопрос о выдаче сумм может быть решен либо по соглашению сторон, либо в судебном порядке. Выбирать конкретное лицо, которое должно получить зарплату и другие суммы, положенные умершему, работодатель не обязан.

Что должен сделать работодатель, если к нему никто не обратился за выплатами, полагающимися умершему сотруднику? Если лица, указанные в п. 1 ст. 1183 ГК РФ, не обратились к работодателю за выплатой денежных средств в установленный срок, данные суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях, определенных Гражданским кодексом. В описанной ситуации работодатель может перечислить эти суммы на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ).

Должен ли работодатель начислять НДФЛ и страховые взносы на зарплату умершего работника, не полученную им ко дню смерти? Согласно пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физического лица - налогоплательщика или с объявлением его умершим в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством РФ. Задолженность по налогам, указанным в п. 3 ст. 14 (транспортный налог) и ст. 15 НК РФ (земельный налог, налог на имущество физических лиц), умершего лица либо лица, объявленного умершим, погашается наследниками в пределах стоимости наследственного имущества в порядке, предусмотренном гражданским законодательством РФ для оплаты наследниками долгов наследодателя. Погашение наследниками задолженности умершего работника по НДФЛ законодательством не предусмотрено.

Кроме этого, п. 18 ст. 217 НК РФ установлено, что не подлежат обложению НДФЛ доходы в денежной и натуральной формах, получаемые от физических лиц в порядке наследования, за исключением вознаграждения, выплачиваемого наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства, а также открытий, изобретений и промышленных образцов. Следовательно, у организации - налогового агента отсутствуют основания для удержания НДФЛ с доходов (выплат), причитающихся к получению, но не полученных работником ко дню смерти, выплачиваемых его наследникам. Такие разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 21.03.2013 N 03-04-08/8809, ФНС РФ от 30.08.2013 N БС-4-11/15797.

Что касается начисления страховых взносов, согласно ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ*(2) объектом обложения ими признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц, в частности в рамках трудовых отношений. Исходя из п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ смерть работника является основанием прекращения трудового договора. Кроме того, после смерти застрахованного лица не может быть реализована основная цель обязательного социального страхования - получение этим лицом пенсионного, медицинского обеспечения и обеспечения на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Следовательно, если на момент начисления заработной платы работодатель располагает информацией о смерти работника, по нашему мнению, зарплата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в его пользу, не подлежат обложению страховыми взносами.

Такие разъяснения представлены в письмах ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда РФ от 20.02.2013 N 17-3/292.

Удержание из зарплаты умершего сотрудника

Может случиться, что умерший работник остался должен работодателю, например принял денежные средства под отчет, должен был возмещать работодателю нанесенный материальный ущерб или брал отпуск и получил отпускные авансом.

Согласно ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

- счетной ошибки;

- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);

- если зарплата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Также в этой статье названы случаи, когда возможны удержания из заработной платы сотрудника для погашения задолженности перед работодателем. Удержание производится:

а) для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

б) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

в) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок или в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ), простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);

г) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Но удержания за эти дни не производятся, если работник будет уволен, в частности, по основанию, названному в п. 6 ст. 83 ТК РФ (трудовой договор расторгнут по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон: в случае смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим).

Из вышеуказанных положений следует, что в случае смерти работника из его заработной платы, не полученной ко дню смерти, могут быть удержаны суммы:

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ);

- выданные под отчет, но не возвращенные работник в срок (ч. 3 ст. 137);

- причиненного работником работодателю ущерба. При этом помните, что согласно ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.

Обратите внимание! Работодатель имеет право произвести соответствующие удержания, учитывая месячный срок, установленный ч. 3 ст. 137 ТК РФ.

Выплачиваем пособие на погребение

Порядок выплаты пособия на погребение определен Законом N 8-ФЗ*(3). Пунктом 1 ст. 10 указанного закона предусмотрено, что если погребение осуществлялось за счет средств супруга, близких родственников, иных родственников, законного представителя умершего или иного лица, взявшего на себя обязанность осуществить погребение умершего, им выплачивается социальное пособие на погребение в размере, равном стоимости услуг, предоставляемых согласно гарантированному перечню услуг по погребению, указанному в п. 1 ст. 9 этого закона, но не превышающем 4 000 руб., с последующей индексацией.

К сведению. С 01.01.2015 Законом N 384-Ф3*(4) размер пособия на погребение увеличен до 5 277,28 руб.

В какой срок работодатель обязан выплатить пособие на погребение? Организацией (иным работодателем), которая являлась страхователем по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством по отношению к умершему на день смерти, выплата социального пособия на погребение производится в день обращения на основании справки о смерти (п. 2 ст. 10 Закона N 8-ФЗ).

Какие документы работодатель должен потребовать при выплате пособия на погребение? Лица, обратившиеся за этим пособием, должны предоставить:

- заявление в произвольной форме;

- справку о смерти, выдаваемую органами ЗАГС.

Затребование от застрахованного лица иных документов неправомерно.

В какой срок необходимо обратиться за пособием на погребение? Согласно п. 3 ст. 10 Закона N 8-ФЗ социальное пособие на погребение выплачивается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня смерти работника. Выплата этого пособия производится за счет средств территориального ФСС по месту регистрации работодателя.

Надо ли начислять НДФЛ и страховые взносы на сумму пособия на погребение? Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ*(5) сумма пособия на погребение не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

* * *

В заключение еще раз обратим ваше внимание на то, что датой прекращения трудового договора в случае смерти работника будет ее дата, указанная в свидетельстве о смерти (независимо от того, приходится она на рабочий, выходной или праздничный день). Трудовую книжку данного работника необходимо выдать родственникам под подпись, а если никто не обратился за ней, она должна храниться в организации. Что касается сумм, не полученных работником ко дню смерти, они выплачиваются родственникам, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Кроме этого, работодатель имеет право удержать из заработной платы умершего суммы, выданные ему под отчет, суммы материального возмещения и суммы невозвращенного аванса. А вот удержания за неотработанные дни отпуска не производятся.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

*(2) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

*(3) Федеральный закон от 12.01.1996 N 8-ФЗ "О погребении и похоронном деле".

*(4) Федеральный закон от 01.12.2014 N 384-ФЗ "О федеральном бюджете на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годов".

*(5) Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".