Дистанционные работники: особенности трудовых отношений (В. Шадрина, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 11, ноябрь 2015 г.)

Дистанционные работники: особенности трудовых отношений

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 11, ноябрь 2015 г., с. 52-61.

Прошло чуть больше двух лет с того момента, как в Трудовой кодекс была введена глава, регламентирующая труд дистанционных работников. Даже за такой короткий срок этот вид труда оказался достаточно востребованным на рынке и получил распространение не только в коммерческих организациях, но и в государственных и муниципальных учреждениях. Однако последние достаточно тяжело адаптируются к дистанционной форме труда. Почему? Руководители учреждений не до конца понимают, как осуществлять взаимодействие с такими работниками, да и разъяснений вышестоящих организаций и государственных органов практически нет. Сегодня поговорим о том, что такое дистанционная работа, в чем ее плюсы, каковы права работника и работодателя при подобных трудовых отношениях, а также расскажем, как осуществить перевод сотрудников на такую работу.

Понятие дистанционной работы

Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

- вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

- вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Отметим, что некоторые работодатели путают дистанционную работу с надомной. Однако между ними есть существенные различия. Назовем некоторые:

- место работы (надомники - у себя дома, дистанционные работники - где им удобно);

- форма трудового договора (у надомников всегда письменная, у дистанционных есть возможность заключить договор в электронной форме);

- трудовая книжка (при дистанционной работе она может не оформляться, а для надомников ведется в обычном порядке).

Но основным отличием является результат труда. У надомников это какая-либо продукция, изготовленная или собранная дома с помощью материалов, инструментов и механизмов, предоставляемых работодателем. А для дистанционного работника результатом труда являются объекты интеллектуальной деятельности (программы, сайты и пр.).

Преимущества дистанционной работы

Первое преимущество - экономическая выгода, ведь работодателю не нужно организовывать рабочее место, предоставлять оргтехнику, снижаются затраты на аренду помещений.

Следующий несомненный плюс - отсутствие необходимости следить за охраной труда в том объеме, в котором она предусмотрена для обычных сотрудников. Главное, не нужно получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции (например, при осуществлении отдельных видов надомного труда работодателю требуется согласие местных органов пожарной и санитарной инспекций)*(1).

Ну и конечно, отсутствие необходимости добираться на работу и обратно также расценивается как существенный плюс, поскольку в крупных городах сотрудникам приходится тратить на дорогу три, а то и четыре часа в день.

Заключаем трудовой договор

Особенности заключения трудового договора о дистанционной работе определены ст. 312.2 ТК РФ и самая важная из них - возможность его заключения путем обмена электронными документами. Если договор заключается именно таким образом, то и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, установленном Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Квалифицированной является электронная подпись, отвечающая следующим условиям:

- полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

- позволяющая определить лицо, подписавшее электронный документ;

- позволяющая обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

- ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате;

- для создания и проверки которой используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом N 63-ФЗ.

Однако бумажный вариант трудового договора все-таки необходим. Так, в силу ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ, если трудовой договор заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня его заключения обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.

К сведению. Приказ о приеме на дистанционную работу оформляют так же, как при приеме других работников организации. Отличие состоит в заполнении графы "Условия приема на работу, характер работы" - в ней указывают "дистанционная работа".

Несколько слов скажем о процедуре, предшествующей заключению трудового договора.

Во-первых, документы, необходимые для заключения договора (ст. 65 ТК РФ) путем обмена электронными документами, могут быть предъявлены работником в электронной форме. Однако по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Во-вторых, ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором), может также осуществляться путем обмена электронными документами.

Обратите внимание! Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

В-третьих, сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка может вовсе не оформляться. Однако это возможно, только если стороны пришли к соответствующему соглашению. Тогда основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора. Если названное соглашение не достигнуто, работник обязан представить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Условия трудового договора

Как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя сведения и условия (обязательные, дополнительные), названные в ст. 57 ТК РФ. При этом на основании ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ помимо дополнительных условий, не ухудшающих положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством, в договоре о дистанционной работе может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

К сведению. В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий такого договора указывается место нахождения работодателя.

Кроме этого, в силу ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ в трудовой договор можно включить:

- порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;

- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;

- порядок возмещения иных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Обязательно закрепите в трудовом договоре форму выплаты зарплаты - ведь она будет перечисляться на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).

Особенности труда

1. Рабочее время. Если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Между тем вполне можно закрепить в трудовом договоре такой же режим работы, какой действует в учреждении, - это поможет оперативно решать возникающие вопросы и получать от дистанционного сотрудника необходимую информацию. Да и учет рабочего времени вести удобнее.

Однако помните, что если установлен определенный режим рабочего времени и времени отдыха в трудовом договоре, то работник имеет право на повышенную оплату труда в случае работы в нерабочий праздничный день, выходной, ночью и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Если потребности в оперативном взаимодействии нет, можно установить иной режим рабочего времени, например рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику.

Примечание. Оптимальной является пятидневная рабочая неделя (40 часов) с двумя выходными днями суббота и воскресенье.

2. Ежегодный отпуск. Несколько слов скажем об отпуске. Дистанционный работник также имеет на него право на общих основаниях, только порядок предоставления ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков (дополнительного, без сохранения заработной платы) должен быть определен трудовым договором. Таково правило ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ. Например, в договоре можно предусмотреть заполнение определенной формы заявления об отпуске или сроки передачи в отдел кадров извещения о начале отдыха с подписью об ознакомлении. Также можно прописать сроки и порядок предоставления информации об обстоятельствах, которые позволяют работнику выбрать удобное для него время отдыха.

3. Охрана труда. Для обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ работодателю позволено соблюдать не все обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, а лишь три из них:

- расследование и учет в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- выполнение предписаний должностных лиц государственной инспекции труда, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки;

- обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

4. Увольнение. Трудовой договор с дистанционными работниками может быть расторгнут по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом. Но в договоре могут предусматриваться и дополнительные основания для прекращения трудовых отношений по инициативе работодателя (ст. 312 ТК РФ). Например, может быть оговорено право работодателя уволить работника, если количество ошибок, допущенных при выполнении работы, превысит допустимый процент, установленный трудовым договором, а также в случае регулярного (более двух раз) несоблюдения формата отчета о выполненном задании и др.

В любом случае определенные трудовым договором основания для расторжения трудового договора не должны носить дискриминационный характер.

Перевод сотрудников на дистанционный труд

Если сотрудник только принимается на дистанционную работу, с ним заключается трудовой договор. А как быть, если уже в процессе работы возникла необходимость (или желание) осуществления работы удаленно? Порядок действий зависит от того, с чьей стороны была проявлена инициатива о переходе на дистанционную форму труда.

Первым делом нужно сказать, что вне зависимости от того, кто инициировал изменение, таковое может осуществляться только по соглашению сторон трудового договора (ст. 72 ТК РФ), которое заключается в письменной форме.

Если инициатор - работодатель. Вполне вероятно, что руководство учреждения посчитает целесообразным перевести некоторых сотрудников на дистанционную работу. Но для этого должны быть веские причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства и др.).

Примечание. При смене формы труда по инициативе работодателя в порядке ст. 74 ТК РФ не допускается смена трудовой функции.

В таком случае надо уведомить работников об этом. Согласно ст. 74 ТК РФ уведомление об изменении условий трудового договора нужно подготовить и вручить работникам не менее чем за два месяца до введения предполагаемых изменений. Отметим, что в таком уведомлении указываются не только условия трудового договора, подлежащие изменению, но и причины, вызвавшие необходимость изменения.

Если сотрудник согласен, с ним заключается соглашение, в котором прописываются все новые условия труда. А если нет, тогда работодатель обязан предложить такому сотруднику другую имеющуюся работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом состояния здоровья. Это предложение также делается в письменной форме под расписку, чтобы сотрудник потом не мог сказать, что ему не предлагались вакансии.

Примечание. Если вакансии в учреждении отсутствуют, уведомите работника об этом также в письменной форме и под расписку.

Если подходящей работы нет или работник отказывается от предложенных вакансий, выход один - расторгнуть трудовой договор. Основанием в таком случае будет п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ - отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. А если работник согласен, оформляется перевод - заключается соглашение и издается приказ о переводе.

Если инициатор - работник, сложностей возникнуть не должно. Работник пишет заявление на имя руководителя учреждения с просьбой об изменении условий труда. При согласии работодателя заключается соглашение и производятся соответствующие изменения. Если же работодатель не согласен, на заявлении работника проставляется соответствующая виза и данное решение доводится до работника.

Отдельные вопросы

Нужно ли оформлять командировку дистанционным работникам, если они работают в одном регионе и едут к работодателю в другой регион?

Да, нужно. На основании ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В силу ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой.

Поскольку на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ, при оформлении командировки следует руководствоваться гл. 24 ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Однако эти нормы применимы только тогда, когда работник направляется к другому работодателю с целью выполнения задания своего работодателя. Если дистанционный работник едет в учреждение по собственной инициативе, никакой командировки не будет.

Можно ли в трудовом договоре о дистанционной работе предусмотреть необходимость нахождения в учреждении?

Нет, иначе это будет не дистанционная работа, а, скорее всего, неполное рабочее время. Поскольку дистанционный работник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя (территории или объекта), он не может иметь стационарное рабочее место, подконтрольное работодателю. И если зафиксировать необходимость нахождения на определенном рабочем месте в трудовом договоре, его нельзя признать договором о дистанционной работе.

Нужно ли проводить специальную оценку рабочих мест дистанционных работников?

Считаем, что нет, и вот почему. На основании п. 1, 2 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" спецоценка условий труда является единым комплексом последовательно осуществляемых мероприятий по идентификации вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса и оценке уровня их воздействия на работника с учетом отклонения их фактических значений от установленных нормативов (гигиенических нормативов) условий труда и применения средств индивидуальной и коллективной защиты работников. По результатам проведения спецоценки устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах.

Согласно ст. 209 ТК РФ рабочим считается место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Поскольку дистанционный работник выполняет работу там, где ему нравится (например, в электричке, кафе, на даче, в квартире), и это место никоим образом не находится под контролем работодателя, проводить специальную оценку условий труда не нужно.

Подведем итог

Теперь мы с вами знаем и особенности выполнения обязанностей дистанционными работниками, и процедуру перевода на такую работу лиц, которые уже трудятся в учреждении. Конечно, это достаточно новая форма труда, мало знакомая государственным и муниципальным учреждениям. Однако в наше время - время технического прогресса, электронного документооборота между ведомствами и пр. - не стоит откладывать возможность попробовать новые формы привлечения к труду. Дерзайте!

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Пункт 12 Положения об условиях труда надомников, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 N 275/17-99.