Утрата документов (журнал "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2015 г.)

Утрата документов

Журнал "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2015 г., с. 42-43.

Организации должны хранить "первичку" не менее пяти лет после отчетного года, бухгалтерские балансы - постоянно, а для некоторых кадровых документов предусмотрен срок хранения 75 лет. Соблюдать эти сроки очень важно. Ведь без документов невозможно подтвердить вычеты НДС, расходы по налогу на прибыль. Однако иногда по каким-либо причинам компания утрачивает документы - все или их часть. Причины могут быть самыми разными: пожар, наводнение, кража и другие. Расскажем, что делать в такой ситуации.

Какая ответственность

За утрату документов организация может быть привлечена к ответственности:

- за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Размер штрафа составляет 10 тысяч рублей - если нарушение имело место лишь в одном налоговом периоде; 30 тысяч рублей - если в нескольких периодах; 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей - если данное нарушение привело к занижению налоговой базы;

- за неуплату или неполную уплату налогов (ст. 122 НК РФ) - если из-за утраты документов компания недоплатила налоги. Штраф составляет 20 процентов от неуплаченной суммы;

- за непредоставление по требованию инспекции документов (ст. 126 НК РФ). По общему правилу штраф - 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Для отдельных случаев непредоставления документов статья 126 Налогового кодекса РФ предусматривает штрафы других размеров;

- за нарушение порядка и сроков хранения учредительных документов - от 200 тысяч до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП РФ);

- за непредставление истребованных документов в территориальные органы ПФР и ФСС - штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах...").

Состав комиссии

Как правило, в состав комиссии по расследованию причин утраты документов входит главный бухгалтер. Кроме того, в зависимости от причины, для участия в работе комиссии могут приглашаться представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Что писать в акте

По итогам работы комиссии составляется акт, который подписывает руководитель организации. В акте отражаются такие данные:

- состав комиссии;

- причина утраты документов;

- перечень документов, которые утрачены;

- сведения о документе, подтверждающем обстоятельства, из-за которых были утрачены документы (если это, к примеру, кража - справка из органов внутренних дел, если стихийное бедствие - из МЧС, подтопление, залив - справка коммунальных служб). Не забудьте, что в случае стихийного бедствия, пожара необходимо провести инвентаризацию, после которой и составляется перечень утраченных документов (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Нужно ли восстанавливать документы

По мнению Минфина, организация обязана восстановить утраченные документы (письмо от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@). Причем это относится и к тем документам, которые уже были проверены налоговым органом в ходе контрольных мероприятий (письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

Схема восстановления утраченных документов

Утрачены документы

Создаем комиссию по расследованию причин утраты

Составляем акт по результатам работы комиссии

Назначаем ответственное лицо для восстановления документов

Работа по восстановлению документов

/-----------------\     /-------------------\    /-----------------------\

|  Пишем письма   |     |  Делаем запрос в  |    | Делаем запрос в ИФНС  |

|  контрагентам.  |     |  территориальные  |    | по месту учета. Нужны |

|  Делаем сверки  |     |органы внебюджетных|    | копии бухгалтерской и |

| расчетов и   за-|     |фондов. Потребуются|    | налоговой отчетности  |

|прашиваем копии  |     |копии форм расчетов|    |                       |

|   документов:   |     |по уплате страховых|    |                       |

| счетов-фактур,  |     |      взносов      |    |                       |

|накладных, актов |     |                   |    |                       |

| приема-передачи |     |                   |    |                       |

\-----------------/     \-------------------/    \-----------------------/

         \---------------------------------------------------/

/-------------------------------\/---------------------------------------\

|  Все документы восстановлены  ||     Восстановлены не все документы    |

\-------------------------------/\---------------------------------------/

/-------------------------------\/---------------------------------------\

|  Формируем заново регистры    || Составляем акт, в котором указывается,|

|   бухгалтерского учета        ||    какие документы не восстановлены   |

|       и отчетности            ||               и почему                |

\-------------------------------/\---------------------------------------/

/-------------------------------\/---------------------------------------\

|     Сверяем с данными ИФНС    || Пересчитываем налоговые обязательства |

|                               ||    и подаем уточненные декларации     |

\-------------------------------/\---------------------------------------/