Электронная подпись: каждому документу - свой вид ЭП
Т. Лесина,
эксперт "ПБ", доцент кафедры
"Экономическая безопасность" РАНХиГС
Журнал "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2015 г., с. 51-53.
Компании, которая собирается перейти на электронный документооборот, нужно определиться, какие электронные подписи ей необходимы и в каких случаях она будет их применять. Определяться придется, учитывая, в первую очередь, требования законодательства. Ведь если, к примеру, подписать счет-фактуру простой ЭП, она не сможет служить документом, подтверждающим вычеты по НДС.
Существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Различаются они степенью надежности и сложностью получения (см. таблицу на стр. 52).
Характеристика электронных подписей
Вид подписи
| Характерные признаки подписи
| Степень защиты
|
Усиленная неквалифицированная подпись
| 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4) создается с использованием средств электронной подписи.
| Средняя степень защиты
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись
| Соответствует всем признакам квалифицированной с дополнительными признаками:
1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом
| Наиболее универсальная и стандартизованная подпись с высокой степенью защиты
|
Простая электронная подпись
| посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом
| Низкая степень защиты. Она позволяет лишь определить автора документа
|
Наиболее универсальной и надежной считается усиленная квалифицированная подпись. Документ, визированный такой подписью, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью. Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
Если под документом стоит квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил. А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.
Простая ЭП не защищает документ от подделки. Поэтому компании рискованно использовать для защиты своих интересов документ, подписанный простой ЭП и представлять его в суд, налоговые и правоохранительные органы. Есть вероятность, что автор подписи откажется признавать, что это он подписал документ. Тем более, обычно доступ к простой ЭП есть не только у ее автора, но и у других сотрудников компании (например, у системного администратора).
Важно. В учетной политике на 2016 год нужно закрепить порядок использования различных видов ЭП (в т.ч. неквалифицированной ЭП) для подписания документов бухгалтерского учета и установить локальным актом порядок использования ЭП.
Какую электронную подпись использовать... для отчетности
Для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, такой порядок установлен для:
- годовой бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат (п. 6 приказа Росстата от 31.03.2014 N 220);
- формы РСВ-1 ПФР (постановление ПФР России от 16.01.2014 N 2);
- отчетности в налоговую инспекцию - декларации (п. 1 ст. 80 НК РФ, п. 2 Правил определения вида электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 N 634).
...для первичных документов
Что касается первичных документов, то Минфин России в настоящее время придерживается позиции, что виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поэтому до принятия соответствующих стандартов при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом N 63-ФЗ (письма Минфина России от 02.06.2015 N 03-01-13/01/31906, от 05.05.2015 N 07-01-06/25701).
Отметим, раньше финансисты утверждали, что подтверждать соответствующие расходы первичные учетные документы в электронном виде могут, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (письмо Минфин России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43920). При условии, что нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе, уточняют чиновники в другом разъяснении (письмо Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18206).
...для счета-фактуры
Электронный счет-фактуру следует подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).
...для заявлений в ИФНС
Заявление о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе заверяется только усиленной квалифицированной подписью (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).
Заявления о возврате или зачете суммы налога также принимаются только в случае, если они визированы усиленной квалифицированной ЭП (п. 4 ст. 78, п. 6 ст. 176 НК РФ).
...для внутренних документов
Отвечая на вопросы, касающиеся электронной подписи на внутренних документах, Минфин и ФНС России указывают, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, в случаях, если федеральными законами или
