Электронная подпись: каждому документу - свой вид ЭП (Т. Лесина, журнал "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2015 г.)

Электронная подпись: каждому документу - свой вид ЭП

Т. Лесина,

эксперт "ПБ", доцент кафедры

"Экономическая безопасность" РАНХиГС

Журнал "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2015 г., с. 51-53.

Компании, которая собирается перейти на электронный документооборот, нужно определиться, какие электронные подписи ей необходимы и в каких случаях она будет их применять. Определяться придется, учитывая, в первую очередь, требования законодательства. Ведь если, к примеру, подписать счет-фактуру простой ЭП, она не сможет служить документом, подтверждающим вычеты по НДС.

Существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Различаются они степенью надежности и сложностью получения (см. таблицу на стр. 52).

Характеристика электронных подписей

Вид подписи	Характерные признаки подписи	Степень защиты
Усиленная неквалифицированная подпись	1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи.	Средняя степень защиты
Усиленная квалифицированная электронная подпись	Соответствует всем признакам квалифицированной с дополнительными признаками: 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом	Наиболее универсальная и стандартизованная подпись с высокой степенью защиты
Простая электронная подпись	посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом	Низкая степень защиты. Она позволяет лишь определить автора документа

Наиболее универсальной и надежной считается усиленная квалифицированная подпись. Документ, визированный такой подписью, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью. Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Если под документом стоит квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил. А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.

Простая ЭП не защищает документ от подделки. Поэтому компании рискованно использовать для защиты своих интересов документ, подписанный простой ЭП и представлять его в суд, налоговые и правоохранительные органы. Есть вероятность, что автор подписи откажется признавать, что это он подписал документ. Тем более, обычно доступ к простой ЭП есть не только у ее автора, но и у других сотрудников компании (например, у системного администратора).

Важно. В учетной политике на 2016 год нужно закрепить порядок использования различных видов ЭП (в т.ч. неквалифицированной ЭП) для подписания документов бухгалтерского учета и установить локальным актом порядок использования ЭП. 

Какую электронную подпись использовать... для отчетности

Для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, такой порядок установлен для:

- годовой бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат (п. 6 приказа Росстата от 31.03.2014 N 220);

- формы РСВ-1 ПФР (постановление ПФР России от 16.01.2014 N 2);

- отчетности в налоговую инспекцию - декларации (п. 1 ст. 80 НК РФ, п. 2 Правил определения вида электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 N 634).

...для первичных документов

Что касается первичных документов, то Минфин России в настоящее время придерживается позиции, что виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поэтому до принятия соответствующих стандартов при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом N 63-ФЗ (письма Минфина России от 02.06.2015 N 03-01-13/01/31906, от 05.05.2015 N 07-01-06/25701).

Отметим, раньше финансисты утверждали, что подтверждать соответствующие расходы первичные учетные документы в электронном виде могут, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (письмо Минфин России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43920). При условии, что нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе, уточняют чиновники в другом разъяснении (письмо Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18206).

...для счета-фактуры

Электронный счет-фактуру следует подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).

...для заявлений в ИФНС

Заявление о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе заверяется только усиленной квалифицированной подписью (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).

Заявления о возврате или зачете суммы налога также принимаются только в случае, если они визированы усиленной квалифицированной ЭП (п. 4 ст. 78, п. 6 ст. 176 НК РФ).

...для внутренних документов

Отвечая на вопросы, касающиеся электронной подписи на внутренних документах, Минфин и ФНС России указывают, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. При этом чиновники напоминают, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (например, кассовые документы). Отметим, что такой ответ контролирующие органы дают независимо от того, о каких именно внутренних документах шла речь в вопросе:

- о табеле учета рабочего времени, нарядах на работу, приходных ордерах, требованиях-накладных (письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1)

- об авансовых отчетах по итогам командировок (письмо Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250) и т.д.

Защитите подпись от мошенников

Необходимо обеспечить должную степень защиты своего компьютера и флэш-накопителя, где имеются соответствующие реквизиты, от возможности доступа к ним третьих лиц. Иначе может возникнуть ситуация, аналогичная рассмотренной Высшим арбитражным судом РФ в Определении от 23.01.2012 N ВАС-17495/11 по делу N А46-1625/2011.

Компания осуществляла расчеты при помощи системы "iВапк2", которая предполагает обмен электронными документами, заверенными ЭП. С расчетного счета компании были перечислены деньги на счет физического лица. В назначении платежа указано: "командировочные".

Руководство компании предъявило иск банку, заявив, что таких платежей на самом деле не производилось. Банк установил, что при поступлении платежных поручений все предусмотренные процедуры идентификации клиента путем сверки пароля и ключей были соблюдены. Суд сделал вывод, что:

- при наличии обязанности неразглашения сведений о своем пароле и секретном ключе, являющимися частью ЭП, сотрудник организации не обеспечил должной степени защиты своего компьютера и флэш-накопителя, где были сохранены соответствующие реквизиты, от возможности доступа к ним третьих лиц, которые могли быть заинтересованы в причинении истцу имущественного ущерба;

- основания для привлечения банка к ответственности в виде возмещения ущерба отсутствуют, поскольку у банка не было причин для отказа в исполнении надлежаще оформленных поручений, ЭП истца на которых прошли проверку с положительным результатом и признаны корректными.