Рассчитываем выплаты работникам на основании табеля (М.Н. Волкова, журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г.)

Рассчитываем выплаты работникам на основании табеля

М.Н. Волкова,

эксперт журнала "Оплата труда в государственном

(муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г., с. 43-51.

Начисление заработной платы, отпускных, командировочных выплат, пособий и других сумм производится на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного сотрудником времени. В настоящее время таким документом является табель учета использования рабочего времени. В статье расскажем, как правильно заполнить табель, как рассчитать выплаты, положенные работнику, на его основании, на что необходимо обратить внимание при расчетах.

Вначале напомним, что 19.06.2015 вступил в силу Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Методические указания). Этим приказом утверждена форма табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421).

На основании ч. 4 ст. 91 ТК РФ на работодателя возложена обязанность учета времени, отработанного каждым сотрудником. Рассматриваемый табель согласно Методическим указаниям применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонения от нормального использования рабочего времени.

К сведению. Выбор способа заполнения табеля определяется актом учреждения в рамках формирования его учетной политики.

Кто должен заполнять табель учета использования рабочего времени? Данный табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и других структурных подразделений) обособленных подразделений (филиалов).

Как правильно заполнить табель? Как уже было сказано, табель учета использования рабочего времени можно заполнять двумя способами:

- регистрировать случаи отклонения от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка;

- учитывать фактические затраты рабочего времени.

Обращаем ваше внимание, что в форме табеля для каждого работника строка разделена на две части:

- в верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений;

- в нижней половине строки приводятся условные обозначения отклонений. Кроме того, в этой части строки необходимо записывать часы работы в ночное время.

В строке "Вид табеля" нужно указать значение "первичный". Если же представляется табель с внесенными в него изменениями, отражается значение "корректирующий". При этом при заполнении показателя "Номер корректировки" проставляются:

- цифра "0" - в случае представления лицом, ответственным за составление табеля, первичного табеля;

- цифры начиная с "1" - согласно порядковому номеру корректирующего табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период.

Такие разъяснения даны в Методических указаниях.

Как заполнить табель, если у сотрудника в один день было несколько отклонений от нормального использования рабочего времени? Если один работник учреждения в один день имеет два отклонения от нормального использования рабочего времени, они должны быть зарегистрированы следующим образом: нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонения, а знаменатель - часы работы, при наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

В какие сроки необходимо открывать и сдавать табель? В Методических указаниях сказано, что табель нужно открывать ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании соответствующего табеля за прошлый месяц.

Что касается периодов заполнения и сроков представления в бухгалтерию табеля, они определяются актом учреждения в рамках формирования его учетной политики в части графика документооборота. Итак, в сроки, установленные порядком документооборота учреждения, работник, ответственный за ведение табеля, отражает количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и др.) с записью их в соответствующие графы. Далее заполненный табель подписывается лицом, на которое возложена обязанность его ведения.

Заполненный табель учета использования рабочего времени и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Данный табель применяется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (расчетной ведомости (ф. 0504402)).

Примечание. Табель нужно открывать ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании соответствующего табеля за прошлый месяц.

Можно ли вносить какие-либо изменения в табель? В сам табель изменения не вносятся. Если лицо, ответственное за составление и представление табеля, обнаружило факт неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска и других документов, в том числе в связи с поздней подачей этих документов), лицо, ответственное за составление табеля, обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий табель, составленный с учетом поправок в порядке и сроки, которые предусмотрены документооборотом учреждения.

Обратите внимание! Данные корректирующего табеля служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие месяцу начисления заработной платы. Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.

Какие обозначения необходимо использовать при заполнении табеля? В Методических указаниях отмечено, что при заполнении табеля применяются следующие условные обозначения:

- "В" - выходные и нерабочие праздничные дни;

- "Н" - работа в ночное время;

- "Г" - выполнение государственных обязанностей;

- "О" - очередные и дополнительные отпуска;

- "Б" - временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам;

- "ОР" - отпуск по уходу за ребенком;

- "С" - сверхурочные часы;

- "П" - прогулы;

- "НН" - неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств);

- "А" - неявки с разрешения администрации;

- "ВУ" - выходные по учебе;

- "ОУ" - учебный дополнительный отпуск;

- "ЗН" - замещение в 1-3-м классах;

- "ЗП" - замещение в группах продленного дня;

- "ЗС" - замещение в 4-11-м классах;

- "РП" - работа в выходные и нерабочие праздничные дни;

- "Ф" - фактически отработанные часы;

- "К" - служебные командировки.

Обратите внимание! Учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Приведем пример расчета заработной платы работника за ноябрь 2015 года на основе табеля учета использования рабочего времени.

Пример

Сотруднику учреждения установлена 40-часовая рабочая неделя с двумя выходными днями (субботой и воскресеньем). Его оклад - 20 000 руб. В бухгалтерию представлен табель учета использования рабочего времени в отношении этого сотрудника. Приведем фрагмент данного табеля на стр. 47.

Необходимо рассчитать заработную плату данного сотрудника на основании представленного фрагмента табеля.

Фрагмент табеля учета использования рабочего времени

Фамилия, имя, отчество	Учетный номер	Должность (профессия)	Числа месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1 по 15
			16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок) за месяц
1	2	3
Сидоров Александр Николаевич	156	Бухгалтер	В	Ф	Ф	В	0	0	В	В	К	К	К	К	К	В	В	7 дней
				8	8													16 часов
			Б	Б	Б	Ф	Ф	РП	В	А	Ф/С	Ф	Ф	Ф/С	В	В	ф	15 дней
						8	8	6			8/4	8	8	8/2			8	84 часа

Прежде чем рассчитать заработную плату сотрудника, рассмотрим, какие коды отражены в табеле:

- "Ф" - фактически отработанное время - по 8 часов в день;

- "О" - отпуск - 2 календарных дня;

- "К" - командировка - 5 календарных дней;

- "Б" - пособие по временной нетрудоспособности - 3 календарных дня;

- "РП" - работа в выходной день;

- "А" - отпуск без сохранения заработной платы с разрешения работодателя;

- "В" - выходные дни;

- "С" - сверхурочные часы.

В данном примере не нужно оплачивать дни, по которым в табеле стоят коды "А" и "В", все остальные дни подлежат оплате. Рассчитаем выплаты по каждому коду.

По коду "Ф" сотруднику надо начислить заработную плату за отработанное им время в пределах нормы рабочего времени (7 рабочих дней). За эти дни его заработная плата составит 7000 руб. (20 000 руб. / 20 раб. дн. х 7 раб. дн.), где 20 раб. дн. - это количество рабочих дней в ноябре 2015 года согласно производственному календарю.

По коду "О" сотруднику необходимо начислить отпускные за 2 календарных дня. Напомним, что согласно п. 10 Положения N 922*(1) средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и среднемесячное число календарных дней (29,3). К условиям примера добавим, что за расчетный период с 01.11.2014 по 31.10.2015 заработная плата сотрудника составила 336 000 руб., количество отработанных им рабочих дней - 216, а количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, - 286. Средний дневной заработок будет равен 1174,83 руб. (336 000 руб. / 286 кал. дн.). Сумма отпускных за период с 05.11.2015 по 06.11.2015 составит 2349,66 руб. (1174,83 руб. х 2 кал. дн.).

По коду "К" сотруднику следует выплатить средний заработок за время командировки и суточные за период с 09.11.2015 по 13.11.2015 (5 рабочих дней). Согласно п. 9 Положения N 922 средний дневной заработок, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, на количество фактически отработанных в этом периоде дней. Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Средний дневной заработок будет равен 1555,56 руб. (336 000 руб. / 216 раб. дн.). Сумма составит 7777,80 руб. (1555,56 руб. х 5 дн.).

По коду "Б" сотруднику необходимо выплатить пособие по временной нетрудоспособности. Скажем несколько слов о расчете такого пособия. Итак, в силу ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ*(2) оно исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). В средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие по временной нетрудоспособности, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС в соответствии с Законом N 212-ФЗ*(3) (ч. 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). При этом средний дневной заработок для исчисления пособия по временной нетрудоспособности определяется путем деления суммы начисленного заработка за период, указанный в ч. 1 настоящей статьи, на 730 (ч. 3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). К условиям примера добавим, что сумма выплат для расчета пособия за 2013 год равна 372 000 руб., за 2014 год - 420 000 руб. Страховой стаж сотрудника составляет 8 лет и 2 месяца. Следовательно, застрахованному лицу, имеющему страховой стаж 8 и более лет, пособие по временной нетрудоспособности назначается и выплачивается в размере 100% среднего заработка (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона N 255-ФЗ). Средний дневной заработок будет равен 1084,93 руб. ((372 000 руб. + 420 000 руб.) / 730). Пособие по временной нетрудоспособности за период с 16.11.2015 по 18.11.2015 включительно составит 3254,79 руб. (1084,93 руб. х 3 кал. дн.).

По коду "РП" сотруднику необходимо оплатить работу в выходной день. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

- сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

- работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день проводилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа выполнялась сверх месячной нормы рабочего времени.

При этом конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

Кроме того, по желанию сотрудника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В данном примере сотруднику установлен оклад, он выполнял работу в этот день сверх месячной нормы рабочего времени, следовательно, ему необходимо оплатить этот день в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада). Часовая ставка за ноябрь 2015 года будет равна 125,79 руб. (20 000 руб. / 159 ч), где 159 ч - количество рабочих часов в ноябре 2015 года при 40-часовой рабочей неделе в соответствии с производственным календарем. Таким образом, плата сотруднику за этот день составит 1509,48 руб. (125,79 руб. х 6 ч х 2), где 6 ч - количество отработанных часов в этот день.

По коду "С" сотруднику надо оплатить сверхурочные часы. Статьей 152 ТК РФ установлено, что сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере. При этом конкретные размеры оплаты сверхурочной работы могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Также по желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением ему дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. Как уже было рассчитано, часовая ставка за ноябрь составила 125,79 руб., значит, сотруднику за сверхурочную работу необходимо выплатить 1383,69 руб. ((125,79 руб. х 2 ч х 1,5) + (125,79 руб. х 4 ч х 2)), так как он отработал 6 часов сверхурочно.

Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику за ноябрь, составит 23 275,42 руб. (7000 + 2349,66 + 7777,80 + 3254,79 + 1509,48 + 1383,69). Эта сумма будет указана в расчетно-платежной ведомости за ноябрь 2015 года, которая составляется на основе данных табеля учета использования рабочего времени.

Обозначим нюансы, которые встречаются при заполнении табеля учета использования рабочего времени:

1) в табеле не отражаются периоды работы лиц по договорам гражданско-правового характера. Это связано с тем, что лицо, работающее по такому договору, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка заказчика, оно само определяет режим работы. Кроме того, заказчик не доплачивает исполнителю за сверхурочную работу и работу в ночное время, а также в выходные и праздничные дни. В противном случае такой договор можно переквалифицировать в трудовой договор;

2) сотрудник учреждения может работать в нем еще и по совместительству, то есть по двум должностям. В этом случае, если сотрудник занят в двух подразделениях, его работу необходимо отражать в табеле каждого подразделения. Если он работает по совместительству в том же подразделении, такая работа фиксируется в одном табеле, но двумя строками. При этом во второй строке необходимо опять отразить фамилию, имя, отчество работника, его профессию и табельный номер, который должен соответствовать данным второго договора, заключенного на условиях внутреннего совместительства;

3) в табеле в один день может быть проставлено сразу несколько кодов. Это случается, когда сотрудник в течение одной смены работал как в пределах нормы рабочего времени, так и за ее пределами (например сверхурочно);

4) если отпуск сотрудника попадает на праздничный день, такой день необходимо обозначить в табеле буквенным кодом "В" (как нерабочий праздничный день). Такое обозначение следует из ст. 120 ТК РФ, в которой сказано, что продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются;

5) если сотрудник заболел во время нахождения в командировке, в табеле нужно проставить код "Б" (временная нетрудоспособность), а не код "К" (служебная командировка), так как согласно п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки*(4) за период болезни сотрудника в командировке ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

* * *

В заключение еще раз напомним, что каждое учреждение обязано вести табель учета использования рабочего времени в отношении своих сотрудников. В настоящее время форма такого табеля утверждена Приказом Минфина РФ N 52н. Учреждение в свой учетной политике должно определить способ заполнения табеля и установить сроки его представления в бухгалтерскую службу. Если после его заполнения были выявлены ошибки и неточности, сотрудник, отвечающий за ведение табеля, должен составить корректирующий табель. Обратите внимание, что табель учета использования рабочего времени является документом - основанием для расчета и начисления заработной платы.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

*(2) Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

*(3) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

*(4) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.