Наводим порядок в кадровой документации (Т.В. Шадрина, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г.)

Наводим порядок в кадровой документации

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г., с. 55-64.

Кадровая работа ведется каждый день: проводятся собеседования, оформляются прием на работу, увольнения, отпуска и пр. Иногда, отложив на потом оформление какого-либо факта, мы забываем о нем и вспоминаем лишь тогда, когда на это указывают контролирующие органы. Сегодня напомним основные моменты, которые необходимо проверить кадровику и которые должны быть завершены к окончанию года.

Довольно часто компании (особенно крупные) проводят ежегодный кадровый аудит. Оно и понятно, ведь данная процедура позволяет проверить, оценить, выявить нарушения в ведении кадровой документации и своевременно их исправить. Мы не будем рассказывать, как его провести, акцентируем внимание лишь на основных моментах, которые помогут кадровикам начать 2016 год без авралов и суматохи.

Проверка основных документов

Штатное расписание. Просмотрите этот документ, и если окажется, что он устарел, не соответствует действительности (или вовсе отсутствует), то необходимо рассмотреть вопрос о разработке нового штатного расписания. Напомним, что его нужно согласовать и утвердить. При этом не допускаются ошибки в наименованиях должностей, включаемых в штатное расписание, и количестве необходимых сотрудников, ведь именно от этого документа зависит прием лиц на работу.

Локальные нормативные акты. Это достаточно большая область контроля, ведь именно ими регламентируются трудовые отношения у конкретного работодателя.

К сведению. В силу ст. 8 ТК РФ все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Основным документом компании являются правила внутреннего трудового распорядка. Именно они регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, принимаемые в отношении работников меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).

Следующий немаловажный локальный акт - положение об оплате труда. Оно необходимо в силу ст. 135 ТК РФ и определяет размеры тарифных ставок, окладов, доплат, надбавок и прочих выплат работникам, а также систему оплаты труда в компании.

Конечно, в силу специфики деятельности организации могут приниматься различные локальные акты, например положения о командировках, коммерческой тайне, проведении аттестации, прохождении испытания при приеме на работу, инструкция по делопроизводству и пр.

Вне зависимости от того, какую сферу затрагивает локальный нормативный акт, он:

- должен быть утвержден и введен в действие надлежащим образом. Например, в некоторых случаях необходим учет мнения представительного органа работников, соответственно, нужно проверить, получено ли оно;

- не должен содержать условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Примечание. Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов определен ст. 372 ТК РФ.

Если локальный акт принят с нарушением порядка, предусмотренного ст. 372 ТК РФ, или его нормы ухудшают положение работников, такой акт не подлежит применению. В этих случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Обратите внимание! Обязательно проверьте, ознакомлены ли сотрудники с необходимыми локальными актами. При этом, если в документ вносились изменения или он принимался в новой редакции, сотрудника нужно вновь ознакомить под подпись с таким документом. Делается это либо в листе ознакомления, подшиваемом к локальному нормативному акту, либо в специальном журнале. Дополнительно отметим, что помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под подпись в тех или иных случаях: это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), документы по кадровому учету, акты, фиксирующие действия в отношении конкретного работника, и др.

График отпусков. Нужно проконтролировать, чтобы данный документ был утвержден в установленные Трудовым кодексом сроки. Напомним, что график отпусков на 2016 год должен быть утвержден до 17.12.2015.

Номенклатура дел. Согласно ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" все организации, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

К сведению. Сроки хранения документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182. Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать. Для этого и предназначена номенклатура дел, которой считается систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013*(1)).

Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. Соответственно, нужно проверить, все ли отделы сдали проекты номенклатуры дел, скомпоновать полученные данные, согласовать и утвердить номенклатуру. Выписки необходимо направить в отделы для работы.

Документы по приему на работу

Данную область необходимо проверить особенно тщательно, так как с 2015 года за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора введена административная ответственность, впрочем, как и за фактический допуск к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем (в случае, если работодатель отказывается признать отношения, возникшие между ним и лицом, фактически допущенным к работе, трудовыми).

Трудовые договоры. Они должны быть заключены со всеми работниками. Условия трудовых договоров не должны противоречить трудовому законодательству и должны соответствовать реальности, то есть отражать фактический режим труда, заработную плату и иные условия труда конкретного работника.

К сведению. Данные, подлежащие включению в трудовой договор, названы в ст. 57 ТК РФ.

Если есть сотрудники, с которыми трудовые договоры не заключены, надо срочно это сделать. При этом в качестве даты заключения договора можно поставить фактическую дату, а вот в качестве даты начала работы нужно указать ту, с которой сотрудник приступил к выполнению работы.

Кроме того, следует проверить наличие подписи работника на экземпляре договора, хранящемся у работодателя, подтверждающей получение работником второго экземпляра договора на руки. Если в отношении конкретного работника в организации хранится два экземпляра договора, нужно вручить ему под подпись второй экземпляр.

Здесь же можно проверить наличие приказов о приеме на работу. Важно, чтобы они отражали условия трудоустройства (вид работы, установление испытания, размер оклада и пр.), определенные трудовым договором, и были подписаны как руководителем организации, так и работником.

Личные карточки и трудовые книжки. В обязательном порядке в трудовые книжки сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней, вносится запись о приеме на работу. Кроме того, надо проверить:

- от всех ли сотрудников, заключивших трудовые договоры, получены трудовые книжки;

- заведены ли трудовые книжки лицам, принятым на работу впервые;

- заполнены ли соответствующие графы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Наконец, нужно просмотреть личные карточки: все необходимые графы и строки должны быть заполнены, а на второй странице и в разд. III должна стоять подпись сотрудника о том, что он ознакомлен с произведенными записями.

Кадровые документы

Конечно же, придется проверить документы не только по трудоустройству, но и по иным кадровым процедурам - переводу, отпуску, командировке, увольнению и пр. Например, довольно часто работодатели допускают ошибки в оформлении дополнительной работы - совмещения. Во-первых, его зачастую не оформляют вообще (а это чревато судебными разбирательствами). Во-вторых, совмещение иногда признается обязанностью работника, то есть не спрашивается его согласие на выполнение дополнительной работы. В-третьих, совмещение часто путают с совместительством, соответственно, неправильно оформляют. Поэтому проверке подлежит любое действие в отношении работника. Например, если сотрудник был переведен, должны быть:

- согласие на перевод или заявление работника;

- дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий трудового договора;

- приказ о переводе;

- соответствующие записи в личной карточке и трудовой книжке.

В любом случае практически к любому действию в отношении работника должны быть его заявление, дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ (за исключением некоторых ситуаций, например, при временном переводе при чрезвычайных обстоятельствах: там будет необходим только приказ, ни заявления работника, ни соглашения о временном переводе не нужно). Соответственно, надо проверить наличие документов - оснований для издания того или иного кадрового приказа. Если нет какого-либо из них, он должен быть восстановлен.

Документы воинского учета

Отдельно скажем про документы воинского учета, ведь такой учет должен вестись в каждой организации. Важно помнить, что в отношениях с контролирующими органами у организации есть обязательства по ежегодному представлению документов в военные комиссариаты и центры занятости.

Так, согласно пп. "г" п. 27 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, ответственное за ведение воинского учета лицо обязано информировать военные комиссариаты об отсутствии отметок в паспортах граждан РФ об их отношении к воинской обязанности, отсутствии в документах воинского учета отметок о постановке на воинский учет и пр. Кроме того, данным нормативным актом предусмотрено представление нескольких отчетов, последний из которых сдается до 1 ноября.

Примечание. Проверьте, не сменилось ли ответственное за ведение воинского учета должностное лицо, составлен ли план работы на год, согласованы ли проверки.

Поскольку мы заговорили об отчетах, напомним, что Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" также налагает на работодателя обязанность по представлению определенного рода сведений в органы службы занятости. Так, согласно ст. 25 данного закона работодатели должны ежемесячно представлять в органы службы занятости:

- сведения о применении процедур о несостоятельности (банкротстве), а также информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов;

- информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих мест для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Конечно, это далеко не все органы, в которые нужно представлять отчеты, поэтому рекомендуем вам проверить данный участок и направить все отчеты в соответствующие инстанции, чтобы в новогодние каникулы отдыхать и не думать о работе.

Документы по учету рабочего времени

Для проверки этого участка потребуется собрать все локальные акты, устанавливающие и регламентирующие рабочее время работников: правила внутреннего трудового распорядка, графики сменности, графики работы и пр.

Нужно проверить, не противоречат ли эти документы друг другу (например, в одних документах для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, в других документах для той же группы работников - другой).

Также следует обратить внимание на табель учета рабочего времени, ведь согласно ст. 91 ТК РФ работодатель должен вести точный учет времени, фактически отработанного каждым работником: нужно сверить сроки сдачи табеля, наличие корректирующих табелей (при необходимости) и пр. Кроме того, проверяется соответствие отметок в табеле документам, подтверждающим их. Например, если в табеле стоит отметка о том, что сотрудник работал сверхурочно, должен быть приказ о привлечении этого сотрудника к работе сверх установленной для него продолжительности рабочего времени.

Иные документы

Конечно, в процессе работы у кадровиков создается достаточно большое количество документов и все их нужно разобрать и упорядочить. Например, приказы по основной деятельности необходимо отделить от приказов по личному составу, сложить в хронологическом порядке и подшить в папку. Аналогичным образом следует поступить с перепиской - различного рода запросами, ответами на них, представлениями и пр.

Заострим ваше внимание на доверенностях: нужно проверить срок их действия и, если необходимо, издать новые. Напомним, что доверенность может быть выдана на любой срок, а если срок не указан, то она действует один год (это правило применимо к доверенностям, выданным после 01.09.2013). Если временное делегирование полномочий оформлялось не только доверенностью, но и внутренними документами до конца года, стоит провести ревизию и в случае необходимости продлить эти полномочия.

Здесь же скажем о журналах регистрации приказов, трудовых договоров и иных книг учета, которые ведутся в кадровом подразделении. Несмотря на отсутствие законодательного требования о ежегодном обновлении журналов учета какого-либо документопотока, многие организации предпочитают в целях исключения путаницы вести эти журналы по годам. Соответственно, нужно завершить данные журналы и подготовить новые на следующий год.

Возможно, в конце года придется подготовить и сдать отчеты по различной тематике. Следовательно, нужно издать приказ об установлении сроков сдачи годовой отчетности по отделам, ознакомить с ним ответственных лиц. Скорее всего, список таких отчетов существует (ведь в конце года руководство проводит анализ сделанной работы и решает судьбу премиального фонда). В средних и крупных организациях необходимость представления определенной отчетности предусмотрена регламентами, должностными инструкциями. Если в них это не закреплено, лучше издать приказ, чем устно информировать ответственных лиц по поручению руководителя.

К сведению. Журнал учета проверок, который должен вестись каждой организацией и каждым индивидуальным предпринимателем, должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при наличии печати), ежегодно завершать не нужно.

Поскольку в новогодние каникулы большинство компаний продолжают работу, необходимо заранее позаботиться о получении согласия работников на работу в выходные и праздничные дни, оформлении привлечения работников к работе, в том числе согласовать с охраной допуск этих лиц на рабочее место, например, оформив заявку в службу охраны офисного центра.

Наконец, в последние пару недель перед началом нового года нужно провести поздравительную кампанию. Как показывает практика, именно кадровую службу назначают ответственной, хотя возможно и возложение обязанностей по поздравлению на профильные службы (например, бухгалтерия поздравляет бухгалтерии контрагентов и т.д.). Самой ответственной задачей в такой кампании являются организация и проведение корпоратива (к нему, конечно, лучше начинать готовиться заблаговременно).

Охрана труда в компании

Достаточно часто кадровый работник занимается и охраной труда. По завершении года в данной сфере трудовых отношений также не мешало бы навести порядок. Для этого нужно проверить:

1) наличие инструкций по охране труда на имеющиеся в организации виды работ и должности. Если чего-то нет или заканчивается срок их действия, нужно разработать или актуализировать ту или иную инструкцию. Напомним, что в организации должны быть утверждены перечень инструкций по охране труда (с определением сроков их пересмотра), а также журнал учета выдачи данных инструкций;

2) проведение инструктажей и обучения по охране труда. Для этого необходимо проверить, все ли работники прошли инструктаж и расписались об этом в журнале. Это важно, так как при несчастном случае из-за нарушения правил охраны труда ответственность будет лежать на работодателе, не ознакомившем работника с требованиями охраны труда и правилами безопасности. Отметим, что с 2015 года допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается штрафом в размере до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ);

3) сроки проведения специальной оценки условий труда. Если в организации никогда не проводилась аттестация рабочих мест по условиям труда или с момента последней аттестации прошло более пяти лет, нужно донести до руководства информацию о необходимости проведения специальной оценки условий труда. Отметим, что с 2015 года за непроведение спецоценки введены штрафы, составляющие до 80 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ);

К сведению. Результаты спецоценки позволят выяснить, нужно ли выдавать работникам компании средства индивидуальной защиты, проводить медосмотр, предоставлять какие-либо гарантии и компенсации. А если таковые были, то, возможно, от некоторых из них можно будет отказаться.

4) проведение медосмотров и наличие средств индивидуальной защиты. Если в организации полагаются проведение предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, а также применение работниками средств индивидуальной защиты, необходимо сверить, все ли запланированные на 2015 год работники прошли медицинский осмотр, все ли средства индивидуальной защиты имеются, не пора ли какие-либо из них заменить и пр.

В случае непроведения обязательных медицинских осмотров работодателю может грозить штраф в размере от 15 000 до 130 000 руб., а при необеспечении работников средствами индивидуальной защиты - от 20 000 до 150 000 руб. (ч. 3, 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

В заключение

Конечно, в конце года кадровику придется проверить и сделать не только перечисленное в статье: какая-то работа может быть исключена (например, при наличии юридического отдела) или, наоборот, добавлена (например, если кадровик совмещает работу еще по какой-то должности). Между тем основные дела, которые нужно проверить и привести в порядок, чтобы первое время после новогодних каникул не впасть в панику, мы назвали. И начать их делать можно уже сегодня.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.