Вопрос: Вправе ли работодатель удержать неиспользованную сумму аванса из заработной платы работника, если он не внес указанные средства добровольно? Как отразятся эти операции в бухгалтерском учете бюджетного учреждения? (журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 6, ноябрь-декабрь 2015 г.)

Вправе ли работодатель удержать неиспользованную сумму аванса из заработной платы работника, если он не внес указанные средства добровольно? Как отразятся эти операции в бухгалтерском учете бюджетного учреждения?

С.С. Бычков,

государственный советник РФ 3-го класса

Журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 6, ноябрь-декабрь 2015 г., с. 11-13.

Денежные средства, выданные под отчет, должны использоваться только на цели, на которые они были выданы.

Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания денежных средств из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. Исходя из положений данной статьи удержания из заработной платы работника могут производиться в том числе для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

Работодатель вправе принять решение об удержании денежных средств из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В статье 136 ТК РФ содержится требование об обязательной письменной форме извещения работника о размерах и основаниях произведенных удержаний при выплате заработной платы. Поэтому свое решение работодатель принимает и оформляет в форме приказа или распоряжения.

Примечание. При удержании подотчетной суммы из заработной платы нужно учитывать все требования и ограничения, предусмотренные ТК РФ (ст. 138, 241, 243, 245, 247, 248, 392), в том числе получение от работника письменного согласия.

Пример

Работник своевременно не вернул в кассу учреждения остаток суммы, выданной ему под отчет на расчеты за ремонт оргтехники в размере 2 000 руб., учитываемый на счете 2 208 25 000. Работодателем получено его письменное согласие на удержание денежных средств из заработной платы, начисляемой за счет средств от приносящей доход деятельности учреждения.

В случае согласия подотчетного лица в бухгалтерском учете бюджетного учреждения удержание средств из заработной платы отразится следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ-основание
Отражен остаток подотчетной суммы, подлежащий удержанию из заработной платы	2 304 03 830	2 208 25 660	2 000	Бухгалтерская справка (ф. 0504833)
Удержан из заработной платы работника остаток подотчетной суммы	2 302 11 830	2 304 03 730	2 000	Заявление, приказ, расчетно-платежная ведомость

В ситуации, когда суммы задолженности подотчетных лиц своевременно не возвращены (или не удержаны из заработной платы), в том числе в случае оспаривания удержаний, для учета расчетов используется счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" (п. 220 Инструкции N 157н).

Если работник не согласен возместить остаток подотчетной суммы, указанные средства отражаются как ущерб по компенсации произведенных ранее расходов учреждения:

Дебет счета 0 209 30 560 "Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений"

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами"

Примечание. При отсутствии согласия работника работодатель может возместить свои расходы в судебном порядке.

Пример

Воспользуемся условиями предыдущего примера, но с той лишь разницей, что работник возмещает указанные средства по решению суда перечислением на лицевой счет учреждения.

Если работник добровольно не возмещает остаток подотчетной суммы или оспаривает ее размер, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по ее учету отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Документ-основание
Начислен ущерб, причиненный работнику в сумме невозвращенного остатка подотчетной суммы	2 209 30 560	2 208 25 660	2 000	Бухгалтерская справка (ф. 0504833)
Погашен ущерб, причиненный учреждению по решению суда	2201 11 610 18 (статья 225 КОСГУ)	2 209 30 660	2 000	Выписка из лицевого счета

1 ноября 2015 г.