Что важно сделать бухгалтеру на УСН в конце года (Л.А. Масленникова, журнал "Упрощенка", N 12, декабрь 2015 г.)

Что важно сделать бухгалтеру на УСН в конце года

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Упрощенка",

кандидат экономических наук

Журнал "Упрощенка", N 12, декабрь 2015 г., с. 32-41.

Если вы - предприниматель. В конце года рассчитывается налог по УСН. Если же у вас есть работники, для вас также важны обязанности, связанные с уплатой НДФЛ и кадровым учетом. Поэтому не пропустите материал!

Именно в декабре у бухгалтера появляется много дополнительных забот. Нужно составить график отпусков на следующий год, окончательно рассчитать НДФЛ с доходов работников, начислить годовой "упрощенный" или минимальный налог, а также подвести итоги в бухгалтерском учете. И это еще не весь перечень важных дел. Чтобы вы ничего не забыли и были спокойны по поводу того, что все сделали правильно, мы подготовили эту публикацию.

Дело N 1. Составьте график отпусков

К какому участку работы относится: к кадровому учету.

Для кого обязательно: для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих работников.

Не позднее 17 декабря нужно подготовить и подписать у руководителя (индивидуального предпринимателя) график отпусков работников на следующий год (абз. 1 ст. 123 ТК РФ). Так что уже сейчас передайте сотрудникам бланк, в котором они запишут свои пожелания по поводу будущих отпусков. Укажите в нем, что свой отдых они вправе разбивать как угодно. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Ориентируясь на пожелания сотрудников, составьте график отпусков и утвердите его у руководителя либо индивидуального предпринимателя. Используйте форму N Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или бланк, который вы разработали и утвердили самостоятельно. С утвержденным графиком ознакомьте сотрудников. Попросите их расписаться в самом документе или в специальном листе для ознакомления.

Важно: в график отпусков включайте всех сотрудников, которые трудятся в настоящее время. Если потом придут новые работники, их отпуска в график включать необязательно. Когда они соберутся отдыхать, напишут заявление на отпуск. А руководитель издаст соответствующий приказ. Но если вам нужна наглядная информация по всем сотрудникам, то вы можете оформить приложение к графику и указать в нем запланированные отпуска новичков.

Читайте также. Если работник не использует запланированный отпуск, а переносит его на другое время, это нужно отразить в графике. Что именно указать, мы подробно рассказали в журнале "Упрощенка", 2014, N 12, с. 62.

Дело N 2. Проверьте налоговый статус работников по НДФЛ

К какому участку работы относится: к начислению заработной платы и НДФЛ.

Для кого обязательно: для организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых трудятся иностранцы или сотрудники, часто выезжающие за границу.

Если у вас работают иностранцы или граждане России, которые часто ездят за рубеж, перед начислением декабрьской зарплаты подсчитайте для каждого количество дней нахождения в РФ в текущем году. То есть определите их налоговый статус для начисления НДФЛ. Для этого попросите работников принести копии загранпаспортов с отметками о въезде (выезде). Поясним, зачем это нужно.

Как налоговый агент вы должны удерживать НДФЛ с доходов физических лиц. По ставке 13%, если работник является налоговым резидентом, или 30% - если не является (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ). А налоговыми резидентами считаются лица, которые находились в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). И если к концу декабря статус сотрудника поменялся, пересчитайте НДФЛ с его доходов, выплаченных с начала года.

Если сотрудник провел в России за год менее 183 дней и стал нерезидентом, начислите со всех его доходов текущего года НДФЛ по ставке 30% (письмо Минфина России от 05.04.2012 N 03-04-05/6-444). И не забудьте, что по доходам, облагаемым по ставке 30%, стандартные и иные вычеты не полагаются (п. 3 ст. 210 НК РФ). Как нужно пересчитать НДФЛ, покажем на примере.

Пример 1. Пересчет НДФЛ, если работник к концу года стал нерезидентом

Бухгалтер ООО "Салют", начисляя заработную плату за декабрь, выяснил, что А.В. Комаров провел в 2015 году в России только 180 дней, то есть потерял статус налогового резидента по НДФЛ. Общая сумма доходов за год - 600 000 руб. В том числе начислено за декабрь 50 000 руб. Удержано НДФЛ за январь-ноябрь в общей сумме 71 500 руб. Посмотрим, сколько нужно удержать НДФЛ из декабрьской заработной платы.

Так как А.В. Комаров в конце года стал нерезидентом, НДФЛ нужно начислить со всех его доходов за год по ставке 30%. Сумма налога - 180 000 руб. (600 000 руб. х 30%). То есть удержать из декабрьской зарплаты нужно 108 500 руб. (180 000 руб. - 71 500 руб.). Но это больше начисленной суммы, а удерживать можно не более 50% (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому бухгалтер удержит из зарплаты за декабрь только 25 000 руб. (50 000 руб. х 50%). А сумму неудержанного НДФЛ - 83 500 руб. (108 500 руб. - 25 000 руб.) укажет в справке 2-НДФЛ с признаком 2, которую подаст в налоговую инспекцию не позднее 1 марта 2016 года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Затем проинформирует А.В. Комарова о том, что ему нужно будет подать декларацию 3-НДФЛ за 2015 год и доплатить налог самостоятельно. Бухгалтерские проводки по начислению зарплаты такие:

Дебет 20 Кредит 70

- 50 000 руб. - начислена заработная плата А.В. Комарову;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 25 000 руб. - удержан НДФЛ.

А неудержанный НДФЛ в бухучете отражен не будет, так как А.В. Комаров уплатит его самостоятельно.

Если же сотрудник находится в России за год как минимум 183 дня и получил статус налогового резидента, пересчитайте налог со всех его доходов с начала года по ставке 13% (письмо Минфина России от 03.10.2013 N 03-04-05/41061). Вполне возможно, что в таком случае с декабрьской зарплаты работника вы не будете удерживать НДФЛ. А если и после этого останется переплата, ее возвращать работнику не нужно. Вы укажете сумму излишне удержанного налога в строке 5.6 справки 2-НДФЛ с признаком 1. Эту справку нужно будет подать в общем порядке не позднее 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Кроме того, сообщите работнику, что ему нужно подать в налоговую инспекцию декларацию 3-НДФЛ, чтобы получить излишне удержанный налог из бюджета (п. 1.1 ст. 231 НК РФ и письмо Минфина России от 16.01.2013 N 03-04-06/4-11).

Отметим, что в бухучете корректировать налог, начисленный за прошлые месяцы, вам не нужно. Ведь переплату работник будет получать из бюджета самостоятельно. И в вашем бухучете она не отражается.

Если же налоговый статус сотрудника не менялся, то начисляйте и удерживайте НДФЛ с его декабрьской зарплаты по той же ставке, которая применялась в ноябре.

Важно: вам не потребуется определять налоговый статус иностранцев, которые работают у вас на основании патента либо являются гражданами Армении, Белоруссии, Казахстана, Киргизии. А также беженцами (получившими временное убежище) или высококвалифицированными специалистами. Так как НДФЛ с доходов всех этих работников независимо от количества дней нахождения в России рассчитывается по ставке 13% (абз. 3, 4 и 7 п. 3 ст. 224 НК РФ и Договор о ЕАЭС от 29.05.2014).

И еще важный момент: если вы выплачивали в 2015 году дивиденды физлицам - участникам или акционерам, их налоговый статус на всякий случай проверьте. Напомним, что с дивидендов, полученных налоговым резидентом, удерживается НДФЛ по ставке 13%, а нерезидентом - 15% (п. 1 и абз. 2 п. 3 ст. 224 НК РФ).

Дело N 3. Проведите инвентаризацию и отразите ее результаты

К какому участку работы относится: к бухгалтерскому и налоговому учету.

Для кого обязательно: для всех организаций.

Обязательная инвентаризация имущества перед составлением годового баланса предусмотрена нормами бухучета (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). Но никаких санкций для тех, кто проигнорировал эту обязанность, нет. Поэтому если у вас на балансе, например, один компьютер и принтер, инвентаризировать их, составляя для этого множество документов, понятно, не нужно.

Если же у вас есть товары, материалы или готовая продукция на складе, провести инвентаризацию имущества будет в ваших интересах. Ведь после того, как вы отразите в учете результаты ревизии, ваши учетные данные будут соответствовать фактическим. А значит, составленная годовая бухгалтерская отчетность окажется более достоверной.

Читайте также. О том, какие документы составлять на каждом этапе инвентаризации, подробно рассказано в журнале "Упрощенка", 2014, N 12, с. 68.

Если инвентаризацию вы проводите, то предпримите следующие действия:

1. Составьте приказ о создании инвентаризационной комиссии и проведении инвентаризации имущества вашей фирмы.

2. После того как комиссия проведет ревизию и заполнит инвентаризационные описи, внимательно изучите их. Сравните фактическое имущество с тем, что отражено в учете.

3. Если обнаружите расхождения, составьте сличительные ведомости. Укажите в них возникшие излишки и недостачи.

4. Отразите излишки и недостачи в бухгалтерском и налоговом учете.

Важно: не забудьте, что излишки имущества, обнаруженного при инвентаризации, вы должны отразить в налоговых доходах при УСН по рыночным ценам (п. 1 ст. 346.15 и п. 20 ст. 250 НК РФ). А недостачу можно списать в материальные расходы только в пределах утвержденных норм естественной убыли (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). При условии, что для ваших товаров законодательно установлены эти нормы.

Дело N 4. Проведите реформацию баланса

К какому участку работы относится: к бухгалтерскому учету.

Для кого обязательно: для всех организаций.

По состоянию на 31 декабря нужно сделать проводки по реформации баланса, то есть закрыть год в бухгалтерском учете. Для этого вам потребуется обнулить все субсчета на счетах 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" и 99 "Прибыли и убытки". И перенести итоговый результат на счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". Бухгалтерские проводки для этого показаны в табл. 1.

Таблица 1

Бухгалтерские проводки по закрытию счетов 90, 91 и 99

Бухгалтерский счет	Ежемесячные бухгалтерские проводки*	Бухгалтерские проводки по реформации баланса
90 "Продажи"	Дебет 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" Кредит 99 - отражена прибыль от обычных видов деятельности за месяц или Дебет 99 Кредит 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" - отражен убыток от обычных видов деятельности за месяц	Дебет 90 субсчет "Выручка" Кредит 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" - списана выручка за год; Дебет 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" Кредит 90 субсчет "Себестоимость продаж" - списана себестоимость продаж за год
91 "Прочие доходы и расходы"	Дебет 91 субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов" Кредит 99 - отражена прибыль по прочим операциям за месяц или Дебет 99 Кредит 91 субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов" - отражен убыток по прочим операциям за месяц	Дебет 91 субсчет "Прочие доходы" Кредит 91 субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов" - списаны прочие доходы; Дебет 91 субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов" Кредит 91 субсчет "Прочие расходы" - списаны прочие расходы
99 "Прибыли и убытки"	-	Дебет 99 Кредит 84 - списана прибыль, полученная по итогам работы за год или Дебет 84 Кредит 99 - списан убыток, полученный по итогам работы за год
* Бухгалтерские проводки по отражению прибыли или убытка за декабрь вам нужно сделать перед реформацией баланса.

Важно: перед реформацией вы должны учесть все операции за текущий год, в частности отразить результаты инвентаризации и начислить налоги и взносы за IV квартал, в том числе и налог при УСН. Причем, даже если вы рассчитаете налог уже в следующем году, сделайте проводку 31 декабря текущего года.

Дело N 5. Пересчитайте нормируемые расходы

К какому участку работы относится: к налоговому учету.

Для кого обязательно: для "упрощенцев" с объектом доходы минус расходы.

Некоторые виды расходов вы можете учитывать в налоговой базе не полностью, а в пределах норм. Подробную информацию о таких расходах и нормах мы привели в табл. 2. Так вот, если вы в течение года отражали какие-то нормируемые расходы, но списали их в налоговом учете не полностью, сейчас проверьте, можно ли доучесть оставшуюся часть. Пересчитайте предельную сумму нормируемых расходов на основании выручки от реализации или расходов на оплату труда за весь год. Затем сравните предельную сумму расходов с фактической их величиной. Если предельная сумма оказалась больше, запишите 31 декабря в расходах ранее недоучтенные затраты. Как это сделать, покажем на примере.

Таблица 2

Расходы, которые при УСН нужно нормировать

Вид расходов	Чему равна предельная сумма расходов
Нормируемые расходы на рекламу*, в том числе стоимость призов, которые розданы победителям во время рекламных кампаний	1% от суммы выручки от реализации (подп. 20 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 4 ст. 264 НК РФ)
Расходы по договорам долгосрочного страхования жизни, негосударственного пенсионного обеспечения и добровольного пенсионного страхования работников	12% от величины прочих расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 16 ст. 255 НК РФ)
Взносы по договорам добровольного медицинского страхования и расходы на оплату медицинских услуг в пользу работников	6% от величины прочих расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 16 ст. 255 НК РФ)
Взносы по договорам добровольного личного страхования на случай смерти и причинения вреда здоровью работников	15 000 руб. в год на каждого застрахованного (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 16 ст. 255 НК РФ)
Компенсации работникам в сумме процентов, уплаченных по кредитам и займам на покупку и строительство жилья	3% от величины прочих расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и п. 24.1 ст. 255 НК РФ)
* Ненормируемыми рекламными расходами являются затраты на рекламу в СМИ, информационно-телекоммуникационных сетях, при кино- и видеообслуживании, на световую и иную наружную рекламу, на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на изготовление рекламных брошюр и каталогов, уценку товаров, потерявших свои качества при экспонировании (подп. 20 п. 1 ст. 346.16 и п. 4 ст. 264 НК РФ). Все остальные расходы на рекламу нормируются.

Пример 2. Учет нормируемых расходов на рекламу в конце года

ООО "Сапфир" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. 20 июня 2015 года при рекламной кампании раздали призы стоимостью 183 000 руб. Прочих нормируемых расходов в 2015 году не было. Выручка от реализации за полугодие составила 15 000 000 руб., поэтому в июне организация учла в расходах на рекламу стоимость призов, равную 150 000 руб. (15 000 000 руб. х 1%). Доходы от реализации за весь 2015 год - 38 500 000 руб. Бухгалтер организации пересчитал предельную сумму нормируемых расходов на рекламу за 2015 год. Она равна 385 000 руб. (38 500 000 руб. х 1%). Это больше стоимости призов. Значит, 31 декабря 2015 года можно доучесть оставшиеся затраты на призы - 33 000 руб. (183 000 руб. - 150 000 руб.).

Важно: перенести остаток неучтенных расходов на следующий год вы не вправе. Если вы не смогли списать их в налоговом учете в декабре, эти суммы пропадут для налогообложения.

Дело N 6. Решите, будете ли вы уменьшать налоговую базу на убытки и разницу между минимальным и единым налогами

К какому участку работы относится: к налоговому учету.

Для кого обязательно: для "упрощенцев" с объектом налогообложения доходы минус расходы.

Важное обстоятельство. При УСН с объектом доходы минус расходы вы можете уменьшить налоговую базу за год на прошлые убытки и разницу между минимальным и "упрощенным" налогами (п. 6 и 7 ст. 346.18 НК РФ). Но это ваше право, а не обязанность.

Если ваш объект налогообложения - доходы минус расходы, вы можете уменьшить базу по УСН за год на следующие величины:

- на сумму накопленных убытков, полученных при УСН с объектом доходы минус расходы за последние 10 лет и не использованных ранее (п. 7 ст. 346.18 НК РФ);

- разницу между минимальным налогом и исчисленным "упрощенным" налогом по обычной ставке (15% или пониженной) за прошлый год или предыдущие периоды, если на нее еще не уменьшали налоговую базу (п. 6 ст. 346.18 НК РФ). При условии, что вам пришлось заплатить в предыдущие годы минимальный налог.

Подчеркнем, что уменьшать налоговую базу - это ваше право, а не обязанность. Неиспользованные убытки и разницу разрешается переносить на следующий год. И если у вас такие перенесенные суммы есть, сейчас важно решить, нужно ли вашей фирме снижать налоговую базу за текущий год на эти величины. Это может быть как выгодно (расходы увеличатся), так и невыгодно (если увеличение расходов приведет опять к необходимости уплаты минимального налога).

Пример 3. Уменьшение базы по УСН на прошлую разницу между минимальным налогом и налогом по обычной ставке

ООО "Алмаз" применяет УСН с объектом доходы минус расходы. Ставка налога - 7%. Доходы за 2015 год составили 48 500 000 руб., расходы - 41 400 000 руб. По итогам 2014 года ООО "Алмаз" уплачивало минимальный налог. Разница за 2014 год между минимальным и обычным налогами составила 480 000 руб. Нужно ли уменьшать налоговую базу на эту разницу, если ООО "Алмаз" не хочет снова платить минимальный налог?

Налог при УСН по ставке 7% с доходов и расходов равен 497 000 руб. [(48 500 000 руб. - 41 400 000 руб.) х 7%]. А минимальный налог - 485 000 руб. (48 500 000 руб. х 1%). Так что если налоговую базу ООО "Алмаз" не уменьшит, к уплате будет обычный налог. Если же снизить налоговую базу, налог по ставке 7% составит 463 400 руб. [(48 500 000 руб. - 41 400 000 руб. - 480 000 руб.) х 7%] и окажется меньше минимального (485 000 руб.). Так что, чтобы не платить минимальный налог, налоговую базу лучше не уменьшать.

Важно: если вы покажете в декларации по УСН убытки, при камеральной проверке у вас могут попросить пояснения (п. 3 ст. 88 НК РФ). Вы должны будете обосновать сумму убытков, рассказать, почему они появились. И если вы уменьшите налоговую базу до отрицательного значения, будьте готовы к общению с налоговиками.

Нюансы, требующие особого внимания

Если у вас трудятся иностранцы или работники, которые часто бывают за границей, в конце года определите их налоговый статус. Вычислите, сколько дней они провели в России в этом году. И если статус поменялся, пересчитайте НДФЛ с начала года.

Перед реформацией баланса проведите инвентаризацию имущества и отразите ее результаты, а также начислите все налоги и взносы за год.

Если уменьшать налоговую базу на прошлые убытки или разницу между минимальным и единым налогами вам невыгодно, вы можете этого не делать. Отложите и убытки, и разницу на следующий год.